Dr. Alain Salomón Sánchez Téllez, Consultor KPI

Esta es una de las herramientas básicas para el trabajo, pues nos permite liberar nuestra limitada memoria anotando las actividades que tenemos por realizar; idealmente, se deben anotar los pendientes en el orden en que van fluyendo de la mente, para luego categorizarlos en urgente y/o importantes. Muchas personas van anotando en el día los pendientes de la siguiente jornada, o los hacen una noche antes para no tener ese ruido en la cabeza (cuántas veces nos hemos despertado en la noche, pensando en que algo se nos quedó sin terminar o definitivamente sin hacer). Para realizar las anotaciones, no se necesita más que pluma y papel; para los más tecnificados, hay blocs de notas digitales e incluso aplicaciones para el teléfono móvil, para teclear o escribir a mano; en estos últimos dispositivos además de que se pueden apuntar las tareas, se puede empezar a agregar los recursos requeridos (personas, salas de juntas, presupuesto, información o archivos relacionados, imágenes, sonidos, alar

¡Hola hola!  Estoy en el esfuerzo de hacer un listado con las 50 herramientas indispensables para los administradores, con vínculos a sus respectivos artículos. Evidentemente, faltan por lo que mucho agradeceré su aporte, pues es un trabajo colaborativo: Establecimiento y difusión de misión y visión ( artículo ) Lista de pendientes ( to-do list ): ( artículo ) Plan de acción ( artículo ) Matriz Eisenhower ( artículo ) ( video ) Matriz de priorización de la acción ( artículo ) Matriz de decisión ( artículo ) Metodología SMART ( artículo ) Diagrama de Gantt ( artículo ) Diagrama PERT ( program evaluation and review technique ): Matriz FODA o SWOT ( artículo ) Matriz PEST ( artículo ) Cuadro KPI ( artículo ) OKR ( objectives and key results ) Lista de verificación o checklist ( video ) ( artículo ) Ranking ( artículo ) Método de la ruta crítica o CPM Ecuación para cálculo de tareas ( artículo ) Matriz de responsabilidades o RASIC ( artículo ) Diagrama de flechas Project network diagrams

Para la mayoría de las personas, el tiempo con que cuentan para hacer sus actividades, no les alcanza; ya sea que tengan muchas actividades, muchas metas, muchas distracciones o alguna combinación de los anteriores, generalmente las personas andan corriendo, apuradas, tratando de alcanzar el falso santo grial de la productividad: multitasking . Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para hacer varias cosas al mismo tiempo, se necesita tiempo de cambio (conmutación) y eso baja la productividad. Pero hay otra solución a la efectividad: pocas tareas (lo importante) y mucha concentración. Así, avanzamos en lo realmente trascendente, sin saltar de un lado a otro, y al final del día estar cansados pero con la sensación de no haber avanzado. Y justamente, este pequeño ensayo habla de algunas técnicas del manejo del tiempo de acuerdo con las tareas que tengamos como prioridad: 1) Técnica Pomodoro : Está técnica, cuenta la leyenda, que debe su nombre debido a que para medir los minutos

Las 5S son una metodología de mejora, con base en el orden, la limpieza y la disciplina. Es complicado producir calidad en un sitio donde abunda el desorden y la suciedad, por lo que las 5S serán pre-condición para los esfuerzos más serios de mejora. Un ambiente ordenado y limpio permite detectar rápidamente las desviaciones, posibilita el trabajo estandarizado al no tener elementos innecesarios, hace eficientes los movimientos y la utilización de herramientas (al reducir el tiempo de búsqueda). Los resultados en todas las empresas deben ser superiores a 90%, y en algunas empresas nada por debajo del 99.8% es aceptable (empresas de alimentos y farmacia), durante un largo periodo. Las 5S hacen referencia 5 palabras en japonés: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, y la adecuación al español, utilizando un recurso mnemotécnico es Selección, Organización, Limpieza, Estandarización y Seguimiento o Sostenimiento, por lo que se conoce como SOLES. La evaluación se hace respondiendo a u

Formulada en 1957 por el británico Cyril Northcote Parkinson, esta 'ley' establece que realizar una tarea nos llevará todo el tiempo asignado,  independientemente que ésta tarea se pueda realizar en un menor tiempo. ¿Qué significa? Que muchas tareas son demoradas hasta prácticamente la fecha y hora límite, lo que puede mostrar varias cosas: hay demasiadas tareas que cumplir, que está mal calculado el tiempo en que se debe trabajar, que a las personas les gusta trabajar bajo presión, que el producto no será de la mayor calidad al trabajarlo a última hora. La ley de Parkinson, en un principio fue una especie de burla, pero se ha convertido en un dolor de cabeza para supervisores, profesores, y en general para todo aquel que quiera mejorar la administración de su tiempo, cuando las tareas dependen de otros. Por ejemplo, si una tarea es asignada para el viernes, antes de la hora de salida, ¿cuándo cree que se recibirá el mayor volumen de entregas? Justo antes de la hora límite, y s

Una de las cosas que probablemente le haga perder más clientes, después de un mal servicio, sea que tenga problemas con la espera que hace pasar a sus clientes. Ejemplo: esta "sala de espera" para un trámite de gobierno: no era adecuada, no había orden ni turnos, reloj y ni quien informara. En el artículo clásico "The psychology of waiting lines", de 1985, escrito por David H. Maister, ya se sientan las bases para lograr una mejoría operativa que lleve a incrementar la satisfacción del usuario. El autor explica, de manera muy clara, un puñado de conceptos que puede poner rápidamente en práctica, y son los siguientes: Mantener ocupado al usuario, ya que las esperas le parecen más largas a quien está sin hacer nada. Puede ser con algún video interesante, una revista, facilitando el acceso a wi-fi, incluso puede llenar algún formulario de facturación, algo. Hacer sentir al usuario que el proceso ha iniciado. Es por eso que algunas compañías le indican al cliente que le

Hace algunas semanas, comenté con usted l as 3 M que reducen la productividad en las empresas: Muda, Mura y Muri , y en la entrega anterior hablé de un segundo principio en la administración del tiempo . Hoy abundaré un poco en este punto, para ayudarle a eficientar sus procesos: Los 4 principios de la economía del movimiento. Tiene mucho que ver con los 7 tipos de desperdicio que menciona Toyota en su metodología, y que tocaremos en un próximo artículo.. Los 4 principios de la economía del movimiento son pan de todos los días para los ingenieros industriales, toda vez que se trata de estudiar los tiempos y las actividades, con el fin de detectar puntos de mejora. La idea aquí es revisar cuando tiempo se tarda uno o varios individuos en moverse para preparar o realizar un trabajo productivo, considerando los movimientos que normalmente se hacen, y cuanto tiempo se harían al aplicar los principios que abajo describo; realmente es sorprendente la mejora. 1) Reducir el número de veces que

Continuo con algunos consejos para mejorar la gestión del tiempo, tras el artículo I de esta serie del 14 de abril . Y u na herramienta clave para este propósito no tiene que ver con el reloj, sino con el espacio en q ue nos movemos, llámese casa, coche, trabajo, gimnasio, etc. Si, mucho de nuestro buen manejo del tiempo depende del buen manejo del espacio, de los objetos con que interactuamos cotidiana o frecuentemente. Está comprobado que mucho del tiempo de vigilia lo perdemos en actividades de búsqueda: Tenemos guardadas, de manera separada, prendas de vestir que se usan en conjunto, y vamos de un lado para otro en la mañana. No encontramos las llaves del coche porque no acostumbramos a dejarlas en el llavero, no dejamos listas las cosas que utilizaremos por la mañana, tardamos en localizar un archivo en la computadora, o un voucher de consumo. Y entonces llega la típica llamada "se me olvidó tal cosa, ¿me ayudas a traerlo por favor?", o "no encuentro X archivo, ¿me

Dinero y tiempo. Estas dos palabras por separado tienen un gran sentido en el ámbito empresarial, y son relacionadas mediante una expresión simple pero poderosa: El tiempo significa dinero. Baste pensar que un doctor nos dedica su tiempo para diagnosticar, y debemos pagarle. Un arquitecto dedica su tiempo para trazar una casa, una oficina, y nos cobra por ello. Un maestro de obras nos cobra por semana laborada. Una enfermera tasa sus servicios por día de atención. Un consultor se cotiza por día o hasta por hora. Nuestros empleados son remunerados por semana, quincena o mes de trabajo. Entonces, existe una poderosa relación entre el tiempo de una actividad y el pago que debemos hacer, por lo que es indispensable minimizar o eliminar todo aquello que reduzca el tiempo dedicado al trabajo productivo. En la concepción japonesa del trabajo productivo, se han detectado cuando menos 3 condiciones que impactan negativamente en la productividad laboral, y las han definido como las 3 M’s: Muda

Todos tenemos tantas actividades y/o deseos, que las cosas por hacer se amontonan en el escritorio, en la agenda, y al final necesitaríamos días de 48 o 72 horas para completar la carga. A veces resulta imposible cumplir con todos los pendientes, aun trabajando toda la noche. Por tanto, lo más probable es que deje para después muchas cosas, o que simplemente muchas de esas cosas pendientes no las pueda hacer nunca. Entonces, se vuelve imperativo saber qué dejará sin hacer, qué delegará, y enfocarse en lo que realmente es importante, lo que debe estar alineado con sus metas. Porque si trabaja incesantemente en algo que no está alineado con sus metas, al final simplemente estará cansado física, pero sobre todo, emocionalmente. Para dividir las actividades y verlas en su justa medida de urgencia e importancia, se desarrolló la matriz Eisenhower, que viene de la época de la segunda guerra mundial. Es un cuadro muy sencillo, donde usted colocará los pendientes relacionando si son poco o

Cuando vamos a realizar un viaje, digamos que estamos planeando unas vacaciones, por lo general estudiamos la ruta (carretera, kilometraje al destino, puntos intermedios), vemos el lugar en que nos hospedaremos y la forma de arribar, los lugares de interés que planeamos visitar cada día, los restaurantes, clima en el sitio, y en base a ello acomodamos nuestro equipaje y presupuesto. Ahora imagine que usted hará un viaje en el tiempo, de lunes a viernes. Usted espera llegar al viernes y estar en un lugar diferente del que inició la semana; para estar en ese lugar distinto, debería conseguir algunas "metas", alcanzar ciertas marcas en su camino, es decir, arribar al puerto. Pero si no planea el viaje, si simplemente espera que llegue un día tras otro, o lo disfraza ocupándose en resolver los muchos pendientes que surgen día a día y nada más , cuando llegue el viernes usted estará, por decirlo de alguna manera, en el mismo lugar en que empezó la semana, porque no hizo ningún pro