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08 abril 2025

El efecto Zeigárnik - Tus pendientes te quitan el sueño

¿Ha estado inquieto por tareas que no ha completado, y hasta le quitan el sueño? ¿Se ha despertado en la madrugada pensando que le faltó hacer una llamada, completar una presentación, que no completó tal proyecto, que hay facturas que aún no descarga, que no devolvió una llamada o un mensaje? Esto, que en teoría les pasa a las personas ocupadas, es un fenómeno muy antiguo, descubierto y descrito por la sicóloga soviética Bliuma Zeigárnik, en 1927 (hace casi un siglo) que se dio cuenta que muchas personas recuerdan más sus tareas inconclusas que sus tareas resueltas, como si se quedaran en la mente ocupando un espacio y recordándonos "aquí sigo". Y por alguna extraña razón, deciden manifestarse en mitad de la noche, cuando todo está más tranquilo, cuando además usted no puede hacer prácticamente nada sin despertar a la familia completa.

Yo creo que en algún momento a todos nos ha ocurrido. Incluso, he visto en algunos hoteles, que le dejan un pequeño bloc de notas y una pluma, como para que apunte esos incómodos pendientes y se vuelva a dormir. Al principio me pareció una buena idea, pero ya veo que es un defecto del sueño que muchos acarreamos.

Debido a que fue esta investigadora quien primero describió este fenómeno, se le dio su nombre y desde hace casi un siglo se conoce como Efecto Zeigárnik. En años posteriores a su descripción y publicación, se ha descubierto que la mente no diferencia entre lo laboral y lo personal, de manera que este efecto puede verse en relación con el trabajo, con las relaciones sentimentales, con las personas que han pasado por la vida como amigos o meros compañeros, etc.

Esto puede utilizarse para bien, en la productividad personal, al organizar su día para quitarle esos pendientes que no le dejan concentrarse completamente; pero también puede utilizarse en beneficio de un tercero, al informarle que tiene tareas pendientes (por ejemplo, correos electrónicos recurrentes diciéndoles que falta un pago o un registro), y en lugar de avanzar en sus tareas importantes, se dedica a reducir el ruido que generan los urgentes no resueltos (vea la matriz Eisenhower, que contiene estos términos). Dependerá de la persona si permite que estas tareas le asalten de manera recurrente en mitad de la noche, o que pueda utilizarlos para repartir el trabajo y avanzar hacia sus objetivos.

En relación a cómo lidiar con la pérdida del sueño, me permito recomendarle el siguiente video: Resumen del libro "Por qué dormimos".

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  Última actualización: 11 de diciembre de 2025  

04 julio 2024

HERRAMIENTAS: Lista de pendientes o To-do list

Esta es una de las herramientas básicas para el trabajo, pues nos permite liberar nuestra limitada memoria anotando las actividades que tenemos por realizar; idealmente, se deben anotar los pendientes en el orden en que van fluyendo de la mente, para luego categorizarlos en urgente y/o importantes. Muchas personas van anotando en el día los pendientes de la siguiente jornada, o los hacen una noche antes para no tener ese ruido en la cabeza (cuántas veces nos hemos despertado en la noche, pensando en que algo se nos quedó sin terminar o definitivamente sin hacer).



Para realizar las anotaciones, no se necesita más que pluma y papel; para los más tecnificados, hay blocs de notas digitales e incluso aplicaciones para el teléfono móvil, para teclear o escribir a mano; en estos últimos dispositivos además de que se pueden apuntar las tareas, se puede empezar a agregar los recursos requeridos (personas, salas de juntas, presupuesto, información o archivos relacionados, imágenes, sonidos, alarmas, fecha de término, etc.) 

Una vez que haya agotado las anotaciones, es importante agrupar y priorizar, pues de lo contrario la desorganización le impedirá avanzar. Para ello, puede establecer números para el orden en que las tareas deben ser realizadas, o colores para marcar las que sean críticas, importantes o francamente aplazables. Una técnica que puede resultar valiosa es la que mencionan  Gary W. Keller y Jay Papasan en su libro "The One Thing": pregúntese ¿qué es lo único sin lo cual el día no puede terminar? Eso le permitirá enfocar sus energías en la tarea más relevante, de la cual quizás dependan algunas otras.


Un consejo: Una tarea nunca es una sola tarea. Generalmente una tarea se ramifica en otras tres o cuatro, por lo que muchas veces apuntar más de diez tareas consume prácticamente todo el día. Por ejemplo, si tiene como tarea pendiente "hablar al cliente X", seguramente esa tarea le requerirá preparar información actualizada para ese cliente, y de esa conversación posiblemente salga otra tarea relacionada con el mismo cliente, o se acordará que también debe buscar al cliente Y. Mi experiencia personal es que una tarea siempre,
siempre, trae atada cuando menos otra tarea. Nada está aislado en el espacio. 

Algunas de las aplicaciones que se utilizan para tomar notas:

  • Evernote
  • Microsoft To-Do
  • Apple Notes

Esta técnica tan simple no está exenta de detractores, quienes mencionan que un listado de tareas no ayuda a la planeación estratégica, sino que muchas veces la mente se centra en lo inmediato, en aquello que tenemos presente, pero puede esconder aquellas tareas que requieren más esfuerzo, más tiempo, más recursos. Por tanto, dicen, la lista de tareas no puede salir de lo que tenemos en la mente, sino que se deriva de un plan maestro para alcanzar un objetivo.


Artículos relacionados:


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 Actualización: 3 de julio de 2024 

03 julio 2024

Las 50 herramientas para el administrador

¡Hola hola! 

Estoy en el esfuerzo de hacer un listado con las 50 herramientas indispensables para los administradores, con vínculos a sus respectivos artículos. Evidentemente, faltan por lo que mucho agradeceré su aporte, pues es un trabajo colaborativo:

  1. Establecimiento y difusión de misión y visión (artículo)
  2. Lista de pendientes (to-do list): (artículo)
  3. Plan de acción (artículo)
  4. Matriz Eisenhower (artículo) (video)
  5. Matriz de priorización de la acción (artículo)
  6. Matriz de decisión (artículo)
  7. Metodología SMART (artículo)
  8. Diagrama de Gantt (artículo)
  9. Diagrama PERT (program evaluation and review technique):
  10. Matriz FODA o SWOT (artículo)
  11. Matriz PEST (artículo)
  12. Cuadro KPI (artículo)
  13. OKR (objectives and key results)
  14. Lista de verificación o checklist (video) (artículo)
  15. Ranking (artículo)
  16. Método de la ruta crítica o CPM
  17. Ecuación para cálculo de tareas (artículo)
  18. Matriz de responsabilidades o RASIC (artículo)
  19. Diagrama de flechas
  20. Project network diagrams
  21. Tableros Kanban
  22. Matriz de evaluación de riesgos o risk matrix (artículo)
  23. Estudio de factibilidad
  24. Análisis costo-beneficio
  25. Ciclo PHVA o PDCA
  26. Ley de Pareto o 80-20 (artículo)
  27. Ley de Parkinson (artículo) y la falacia de la planeación (artículo)
  28. Matriz de competencias del personal
  29. Matriz de interesados o stakeholders
  30. Seguimiento de incidencias o issue tracking
  31. Project status template
  32. Matriz de consecuencias
  33. Diagrama de flujo
  34. Mapa de procesos
  35. Cadena de valor o value stream mapping
  36. 5 fuerzas competitivas de Porter (artículo)
  37. Métodos de pronóstico (forecast): 
  38. Costeo basado en la actividad o ABC
  39. Razones financieras
  40. Manejo de escenarios
  41. Plan de contingencias 
  42. Semáforos andon: 
  43. Punto de equilibrio o break even (video)
  44. Elasticidad precio-demanda (video)
  45. Comparación competitiva o Benchmarking (artículo) (video)
  46. Diagrama de causa efecto o Ishikawa (artículo)
  47. Gráficos de control de proceso (artículo)
  48. Matriz BCG
  49. Matriz Ansoff
  50. Matriz de Kepner-Tregoe



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 Actualización: 12 de septiembre de 2024 

23 febrero 2023

Técnicas de manejo de tiempo para mejorar la productividad personal

Para la mayoría de las personas, el tiempo con que cuentan para hacer sus actividades, no les alcanza; ya sea que tengan muchas actividades, muchas metas, muchas distracciones o alguna combinación de los anteriores, generalmente las personas andan corriendo, apuradas, tratando de alcanzar el falso santo grial de la productividad: multitasking. Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para hacer varias cosas al mismo tiempo, se necesita tiempo de cambio (conmutación) y eso baja la productividad.



Pero hay otra solución a la efectividad: pocas tareas (lo importante) y mucha concentración. Así, avanzamos en lo realmente trascendente, sin saltar de un lado a otro, y al final del día estar cansados pero con la sensación de no haber avanzado. Y justamente, este pequeño ensayo habla de algunas técnicas del manejo del tiempo de acuerdo con las tareas que tengamos como prioridad:

1) Técnica Pomodoro: Está técnica, cuenta la leyenda, que debe su nombre debido a que para medir los minutos de trabajo, se utilizó un reloj de cocina, con la forma de un tomate rojo. 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso; repetir hasta en 3 ocasiones y luego tomar un receso más largo, de hasta 15 minutos.

2) Intervalos 52 - 17: Esta técnica se utiliza mucho en ciertas escuelas, pues se ha encontrado que 52 minutos es el intervalo que funciona mejor para tareas que requieren periodos más largos que los sugeridos por la técnica Pomodoro, pero no tan largos que cansen a las personas. Una vez terminado el plazo de trabajo, se otorgan 17 minutos parea que la gente se despeje, que pueda respirar, mover las piernas (recuerde que sentado, el metabolismo se ralentiza, entonces es menester que las personas caminen para reactivar la circulación, la respiración, la carga enzimática que beneficia al organismo y la concentración).

3) Trabajo de 90 minutos y receso de 30 minutos. Esto es recomendable para personas que necesitan periodos amplios de concentración plena (por ejemplo, escritores, creativos) y  se puede hacer al inicio del día, sin acceso a correos electrónicos, llamadas, y después al inicio de la tarde. También es útil para conferencias que no sea posible partir en pedazos más pequeños.

Ahora bien, estas son meras sugerencias, y depende de su capacidad de concentrarse por periodos cortos o más largos durante un día de trabajo, la naturaleza de la tarea, las capacidades de su equipo; para que esto funcione, se tienen varios requisitos:

a) Elimine distractores, particularmente teléfonos, tabletas, correos electrónicos. La raíz del mal de este tiempo son justamente los distractores.

b) Tenga a la mano todo lo que vaya a utilizar (ver el artículo Primero lo Primero). Si no prepara con antelación sus herramientas, lo más probable es que en el camino entren las distracciones en su mente o en la sala de juntas.

c) Clarifique su propósito y no lo deje hasta haberlo finalizado o hasta haber completado la etapa asignada. Si no tiene el propósito claro, o la etapa que va a concluir en esa sesión, es probable que la deje para después, y ese después nunca llegue. Es más, si no tiene su propósito claro, no debería meterse en una sesión de trabajo concentrado.


Otros artículos recomendados de este blog:

 

Referencias

https://hbr.org/2013/09/make-time-for-the-work-that-matters

https://www.themuse.com/advice/take-it-from-someone-who-hates-productivity-hacksthe-pomodoro-technique-actually-works

https://www.themuse.com/advice/the-rule-of-52-and-17-its-random-but-it-ups-your-productivity

https://productivesuperdad.com/the-pomodoro-technique/

Una recomendación a un resumen de un libro que habla sobre la concentración en el trabajo: https://youtu.be/2T0xafuP-JM


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12 enero 2023

PRODUCTIVIDAD: Primero lo primero --> Orden y limpieza (metodología 5S)

Las 5S son una metodología de mejora, con base en el orden, la limpieza y la disciplina. Es complicado producir calidad en un sitio donde abunda el desorden y la suciedad, por lo que las 5S serán pre-condición para los esfuerzos más serios de mejora. Un ambiente ordenado y limpio permite detectar rápidamente las desviaciones, posibilita el trabajo estandarizado al no tener elementos innecesarios, hace eficientes los movimientos y la utilización de herramientas (al reducir el tiempo de búsqueda). Los resultados en todas las empresas deben ser superiores a 90%, y en algunas empresas nada por debajo del 99.8% es aceptable (empresas de alimentos y farmacia), durante un largo periodo.

Las 5S hacen referencia 5 palabras en japonés: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, y la adecuación al español, utilizando un recurso mnemotécnico es Selección, Organización, Limpieza, Estandarización y Seguimiento o Sostenimiento, por lo que se conoce por su acrónimo SOLES.

La evaluación se hace respondiendo a un cuestionario en el que se han marcado las condiciones ideales contra las cuales debe revisarse el área; se consideran los artículos de uso, la limpieza y la frecuencia, la organización en base a su uso, la rotulación de anaqueles y espacios de confinamiento, es decir, se responde a un checklist diseñado para un uso particular. En mi experiencia profesional, he visto más de una centena de checklists de 5S, todos son parecidos pero cada área tiene sus puntos específicos. Puede ver la metodología en la obra "Indicadores clave de desempeño en empresas - Edición 2024: Indicadores de desempeño para empresas y segmentos comerciales específicos"

Como consejo, la revisión de 5S en áreas operativas y de atención a clientes debe hacerse de manera cotidiana, y si no es posible, semanalmente. Si las revisiones no se hacen así de frecuentes, pueden darse condiciones de desorden, falta de limpieza y peligro de accidentes como las que se muestran:



Esta técnica de orden y limpieza guarda una profunda relación con la preparación de cualquier lugar de trabajo, particularmente donde se requiera controlar las operaciones por su delicadeza (ya sea por tener piezas pequeñas, porque involucran muchas operaciones, porque hay riesgos cercanos -como fuego, instrumentos cortantes- o porque hay riesgos de salud -por ejemplo, en consultorios de dentistas, y ni qué decir de los quirófanos). Al respecto, le dejo un par de breves artículos que aportan al tema: https://www.hqnotes.com/the-five-ps-proper-preparation-prevents-poor-performance/ y https://helpmates.com/career-resources/why-preparation-is-80-percent-of-career-success/

Finalmente, le invito a ver el siguiente video: Cómo aplicar la técnica de 5S a las finanzas personales.


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  Actualización: 9 de enero de 2026  

25 octubre 2022

⏰ Ley de Parkinson: Las tareas abarcan todo el tiempo 🕒

Formulada en 1957 por el británico Cyril Northcote Parkinson, esta 'ley' establece que realizar una tarea nos llevará todo el tiempo asignado,  independientemente que ésta tarea se pueda realizar en un menor tiempo. ¿Qué significa? Que muchas tareas son demoradas hasta prácticamente la fecha y hora límite, lo que puede mostrar varias cosas: hay demasiadas tareas que cumplir, que está mal calculado el tiempo en que se debe trabajar, que a las personas les gusta trabajar bajo presión, que el producto no será de la mayor calidad al trabajarlo a última hora.

La ley de Parkinson, en un principio fue una especie de burla, pero se ha convertido en un dolor de cabeza para supervisores, profesores, y en general para todo aquel que quiera mejorar la administración de su tiempo, cuando las tareas dependen de otros. Por ejemplo, si una tarea es asignada para el viernes, antes de la hora de salida, ¿cuándo cree que se recibirá el mayor volumen de entregas? Justo antes de la hora límite, y sólo un 10% (cuando mucho) será enviado con antelación. Esto implica que la persona que deba calificar esas entregas tendrá un importante volumen de trabajo justo a la hora límite, lo que le pone un importante límite a su productividad en las horas previas.

La receta, de acuerdo con algunos entendidos en la gestión del tiempo, es la proactividad, es decir, organizar las tareas de acuerdo a su importancia y no necesariamente a la fecha de entrega, ya que de esa manera puede dedicar más tiempo y entregar oportunamente las tareas relevantes, en lugar de dictarse sólo por la urgencia.

La Ley de Parkinson tiene gran relación con el principio de Peter, pues cuando usted busca un ascenso dentro de su empresa, o una mejor oportunidad laboral externa, debe mejorar la gestión de su tiempo para revisar las tareas asignadas a sus reportes, y tener en cuenta que las tareas que asigne, serán entregadas cerca de la hora y fecha límite, y si le preocupa la calidad de lo que le entreguen, tendrá que contemplar una o varias revisiones. En otras palabras, si usted no gestiona apropiadamente su tiempo, es posible que no pueda avanzar en su ruta laboral, convirtiéndose en su talón de Aquiles o su punto de incompetencia.

¿Qué opinión le merece estos conceptos, usted mismo se ha visto presa de la ley de Parkinson, por demorar lo que podría hacer en menos tiempo, o porque lo que pide siempre lo recibe sobre la hora límite? Y por otro lado, ¿cree que podría mejorar su gestión de tiempo si organiza las tareas por su importancia, y no necesariamente por la fecha de entrega?



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18 mayo 2022

🔧 Mejorando las líneas de espera​ ⏳

Filas, líneas de espera, colas. Como quiera llamarlas, son omnipresentes, y muchas veces son insufribles. Saber que estará ahí por minutos u horas, sin poder hacer nada más, a veces en el sol o la incomodidad.

Una de las cosas que probablemente le haga perder más clientes, después de un mal servicio, sea que tenga problemas con la espera que hace pasar a sus clientes. Ejemplo: esta "sala de espera" para un trámite de gobierno: no era adecuada, no había orden ni turnos, reloj y ni quien informara.



En el artículo clásico "The psychology of waiting lines", de 1985, escrito por David H. Maister, ya se sientan las bases para lograr una mejoría operativa que lleve a incrementar la satisfacción del usuario. El autor explica, de manera muy clara, un puñado de conceptos que puede poner rápidamente en práctica, y son los siguientes:

  • Mantener ocupado al usuario, ya que las esperas le parecen más largas a quien está sin hacer nada. Puede ser con algún video interesante, una revista, facilitando el acceso a wi-fi, incluso puede llenar algún formulario de facturación, algo.
  • Hacer sentir al usuario que el proceso ha iniciado. Es por eso que algunas compañías le indican al cliente que le ayude a llenar algún formulario, o en los restaurantes le llevan alguna botana, con lo cual le dicen "ya te estamos atendiendo".
  • Reducir la ansiedad de los usuarios, pues los nervios hacen parecer las esperas mas largas. Puede utilizar música relajante, colores que bajen el stress, o eliminar sonidos que alteren los sentidos (por ejemplo, ruidos de máquinas, utensilios médicos).
  • Darle al usuario una expectativa realista de la duración de la espera, pues esperas indefinidas aparentan ser mas largas: Tenga un promedio de tiempo de atención, y dígale al cliente en qué lugar de la línea se espera, y qué tiempo podría esperar. 
  • Darle al usuario una explicación de la espera, pues las esperas inexplicadas parecen mas largas: Si el tiempo de espera es largo, infórmele al usuario la razón clara, comprensible.
  • Esperas justas parecen mas cortas que esperas injustificadas: Si tiene clientes especiales, hágalo saber al resto de la fila, pero con alguna razón clarísima: 
  • Entre mas valioso el servicio, mayor será el tiempo que el cliente esté dispuesto a esperar
  • Esperas en solitario parecen mas largas que esperas en compañía: Si puede, permita que alguna persona se acerque con los clientes, que les oriente, que platique con ellos, para que no sientan que están solos, que alguien está apoyándolos. Empatía.

Todo suena obvio, entonces ¿por qué tantas empresas violan algunas, e incluso todas, estas reglas? La respuesta es simple: nadie de ese negocio se ha puesto en los zapatos del cliente para ver el proceso desde atrás del espejo (lo que habla de desconocimiento), o les parece irrelevante lo que el usuario opine. Es fuerte, pero no hay mas explicación.



Si usted tiene un negocio donde los clientes deban esperar, y le parezca importante conservarlos, le sugiero pensar en cómo mejorar los tiempos y la percepción de sus líneas de espera. Si no, haga lo que muchos: esperas largas, aburridas, salas silenciosas, demoras inesperadas e indefinidas, esperas injustas por clientes "VIP" o que no hacen ninguna fila. Por supuesto, hágalo bajo su riesgo.


Referencias:

The Psychology of Waiting Lines, by David Maister. 1985. Recuperado el 10 de mayo de 2022 de https://davidmaister.com/articles/the-psychology-of-waiting-lines/

Espero que estas sugerencias le sean de gran utilidad.


Este artículo es parte del apoyo online que tenemos para la obra 📘 Indicadores clave de desempeño en empresas. Edición 2024ue le invito a conocer pues hay más de trescientas mediciones de diferentes áreas de la empresa y de varios giros comerciales específicos; un libro es una obra menos dinámica que un blog, por eso tratamos de extender los temas y tenerlos actualizados.

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12 mayo 2022

PRODUCTIVIDAD:💡 4 principios de la economía del movimiento

Hace algunas semanas, comenté con usted las 3 M que reducen la productividad en las empresas: Muda, Mura y Muri, y en la entrega anterior hablé de un segundo principio en la administración del tiempo. Hoy abundaré un poco en este punto, para ayudarle a eficientar sus procesos: Los 4 principios de la economía del movimiento. Tiene mucho que ver con los 7 tipos de desperdicio que menciona Toyota en su metodología, y que tocaremos en un próximo artículo..

Los 4 principios de la economía del movimiento son pan de todos los días para los ingenieros industriales, toda vez que se trata de estudiar los tiempos y las actividades, con el fin de detectar puntos de mejora. La idea aquí es revisar cuando tiempo se tarda uno o varios individuos en moverse para preparar o realizar un trabajo productivo, considerando los movimientos que normalmente se hacen, y cuanto tiempo se harían al aplicar los principios que abajo describo; realmente es sorprendente la mejora.

1) Reducir el número de veces que se hacen los movimientos: Es importante detectar cuando se realizan actividades innecesariamente repetitivas, como estar dando vueltas en un lugar reponiendo los faltantes. Esto es muy visible en las organizaciones en que le piden al usuario que vaya de ventanilla a ventanilla recabando firmas o sellos; aquí se puede reducir el número de veces que el usuario se forma para eficientar los tiempos totales. Generalmente esta práctica pasa desapercibida, ya que nos acostumbramos a la rutina de movimientos y no consideramos que puedan cambiarse, por lo que hay que retar al proceso, quizás viéndolo a través de los ojos de alguien que no está acostumbrado a la rutina.

2) Hacer varios movimientos a la vez –simultáneos: Cuando se deben surtir listas en un almacén, lo recomendable es hacer un solo recorrido organizado (de forma ascendente o descendente) y poner en una cesta todo lo que se va a entregar, de tal suerte que se disminuya la cantidad total de movimientos. Muchas veces he visto que algunas personas, con tal de justificar su trabajo, parecen estar muy atareadas, cuando la verdad es que duplican los movimientos sin que ello repercuta en el valor que el cliente percibe. He visto que, cuando se inician los sistemas de calidad y los procedimientos, se describen los pasos separadamente, pero la evolución del mismo sistema hace que las personas busquen un camino más rápido, sin tanto ‘trámite’ por lo que pueden efectuar dos o tres movimientos simultáneos. Es una cuestión de mucha práctica y seguridad que todos deben aprender, la mejora en los movimientos no debe ser de unos cuantos sino de todos, buscando la homogeneidad en las prácticas.

3) Reducir la distancia de los movimientos: Cuando se hacen tareas repetitivas utilizando los mismos utensilios o repuestos, se pueden poner en un lugar mucho más cercano, y organizados de tal forma que la distancia total que se recorra sea varias veces menor que la original. Este es un problema repetitivo en lugares donde las personas acomodaron los muebles en base a una necesidad de hace tiempo, pero las cosas cambiaron y no se reacomodó el material a una ubicación óptima, por lo que siguen teniendo el teléfono en un lugar alejado, siguen teniendo las herramientas que se utilizan juntas en sitios dispersos, incluso la ropa que se ponen se guarda en clósets separados, y cuando hay alguna prisa, corren de un lugar a otro perdiendo tiempo.

4) Hacer los movimientos más sencillos: Muchas veces es importante revisar los movimientos que se hacen para cumplir un proceso, para que sean los menos, lo más cortos y seguros, de tal suerte que las personas realmente ocupen su tiempo en generar valor para el cliente y no se tarden acomodándose o deban contorsionarse para terminar. Este último paso no debe entrar en conflicto con los anteriores, pues no por poner las cosas más cercanas para hacer menos movimientos, resulten ahora tan complicados o inseguros, lo que resulta además en la consideración de la ergonomía.

Por supuesto, todas estas recomendaciones son para empresas de servicios y producción, no son exclusivos; hay agencias de vehículos, consultorios, escuelas, hoteles, empresas metalmecánicas, papelerías y papeleras, dependencias gubernamentales, servicios de reparación de computadoras, tintorerías, etc. Todos los negocios tienen procesos que pueden mejorar, y en la suma semanal a lo mejor encuentra que puede ahorrar tantos movimientos que impliquen un par de horas-hombre o más, para dedicarlos a actividades de análisis, de prospección, de control, etc.

Espero que estas sugerencias le sean de gran utilidad.


🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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09 mayo 2022

⚙️​ Herramientas de administración del tiempo II ⏰

Continuo con algunos consejos para mejorar la gestión del tiempo, tras el artículo I de esta serie del 14 de abril. Y una herramienta clave para este propósito no tiene que ver con el reloj, sino con el espacio en que nos movemos, llámese casa, coche, trabajo, gimnasio, etc. Si, mucho de nuestro buen manejo del tiempo depende del buen manejo del espacio, de los objetos con que interactuamos cotidiana o frecuentemente.

Está comprobado que mucho del tiempo de vigilia lo perdemos en actividades de búsqueda: Tenemos guardadas, de manera separada, prendas de vestir que se usan en conjunto, y vamos de un lado para otro en la mañana. No encontramos las llaves del coche porque no acostumbramos a dejarlas en el llavero, no dejamos listas las cosas que utilizaremos por la mañana, tardamos en localizar un archivo en la computadora, o un voucher de consumo. Y entonces llega la típica llamada "se me olvidó tal cosa, ¿me ayudas a traerlo por favor?", o "no encuentro X archivo, ¿me lo puedes reenviar?". La primera pregunta implica disponer del tiempo del alguien más para solventar el olvido, la segunda implica que ya ha perdido tiempo buscándolo y prefiere duplicar o triplicar la información en un sistema, que organizarla de manera eficiente. Como atinadamente menciona José María Vicedo (2010), "Cree el hábito de volver a dejar las cosas en su sitio cuando las haya terminado de utilizar. Al final del día ordene su lugar de trabajo y devuelva cada documento a su lugar". De esta manera, al día siguiente, ya no perderá tiempo buscando lo que está en su lugar. 

Entonces, una gran herramienta para la mejor administración de nuestro tiempo es el orden y la limpieza de nuestro entorno, el pilar de las 5S. Ubicar las cosas de acuerdo con su uso conjunto y su frecuencia, catalogar adecuadamente la documentación física y electrónica, guardar los artículos en conjunto, incluso etiquetar los espacios y los contenedores de objetos y documentos en la casa y la oficina. Como dice David Allen (2006): "Gran parte de lo que hay que aprender para realizar una gestión de alto nivel del flujo de trabajo se basa en organizar la parte material y practicar los movimientos para que los pensamientos puedan tener lugar de forma más automática".

Por lo tanto, le recomiendo que la siguiente semana, destine unas horas a organizar su espacio de trabajo, a generar rutinas de limpieza para que pueda ser más productivo al contar con su tiempo para generar valor, en lugar de dedicar una rebanada de su horario a buscar cosas.

Más adelante hablaremos de la organización de la agenda.

Referencias:
  • Allen, D. (2006). Organízate con eficacia.
  • Vicedo, J. (2010). 75 claves para administrar mejor tu tiempo. Consultado en www.clubsuperacion.com

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