Voy a contarle una historia (una más) de Juan, el emprendedor: Un día, después del cierre del negocio, fue a su almacén y vio que había algunos anaqueles desordenados, con piezas que no correspondían al lugar en que debería estar puestas algunas piezas. Tomó las que estaban fuera de lugar, y las puso en su sitio, pero se dio cuenta que sólo había ocho piezas, y pensó:
- ¿Qué no habíamos comprado más de estas?
Revisó en su sistema, y en teoría debería haber 19, es decir, había 11 menos. Buscó por todo el almacén, y no encontró las faltantes, y en su registro de ventas tampoco las encontró.
Al día siguiente, muy temprano, apenas saliendo el sol, Juan se fue a correr a un parque cercano a su domicilio y vio de lejos a Emilio, un compañero de la carrera, que tenía experiencia en almacenes comerciales. Lo alcanzó y después de un rato de plática informal, le comentó muy serio:
- Emilio, a ver, tu qué te sabes todo de los almacenes. Fíjate que me parece que tengo un faltante en el almacén, no encuentro algunas piezas de poco valor, pero pues así se empieza, y no quiero pensar en que hay por ahí un ratoncito. ¿Qué me recomiendas para tener una primera perspectiva rápida?
Y Emilio, que efectivamente era bueno en el control de inventarios, le sugirió:
- ¿Por qué no haces un inventario aleatorio diario? Elige 20 o 30 números de parte (SKU, en la jerga de los almacenes, que significa stock key unit, es decir, un identificador único de almacén), cuenta los que estén físicamente en los anaqueles y compara contra los que te dice el sistema. Así poco a poco vas a ir viendo donde hay huecos y como es aleatorio, nadie sabrá de qué anaquel estás contando. Las primeras veces haz el inventario tu, luego como que le pides a alguien que cuente las que hay para cubrir un pedido. Con esto puedes empezar.
Juan le agradeció enormemente el consejo y llegó ese mismo día a ponerlo en acción, con lo que pudo tener mayor control en sus inventarios, pues efectivamente estaba empezando a sufrir de robo hormiga.
(Esta práctica la hemos implementado en prácticamente todos los almacenes donde hemos colaborado, con buenos resultados económicos y de control).
Aquí está el fundamento de esta buena práctica:
8.14 DIFERENCIAS EN CONTEOS CÍCLICOS ALEATORIOS
Fórmula: Piezas reales contabilizadas / Piezas teóricas a contabilizar
Explicación: Este es un indicador muy importante en toda empresa, pues realizar inventarios generales es, por lo general, caro y tardado, por lo que se recurre a inventarios de una muestra de ítems o las diferencias serán un indicador de qué tanto encontrarán en el resto del inventario.
