Dr. Alain Salomón Sánchez Téllez, Consultor KPI

Este es el término con el que se describen las desviaciones en tiempo, en presupuesto, en el resultado o una combinación de esos factores, cuando se enfrenta la idoneidad y la realidad. En general, somos demasiado optimistas al planificar algo, y este fenómeno se introdujo desde 1979 por Daniel Kahneman y Amos Tversky (en 2002, junto con  Vernon Smith, recibió el Premio del Banco de Suecia en Ciencias Económicas en memoria de Alfred Nobel, conocido comúnmente como Premio Nobel de Economía ). Muchas veces, quienes administramos proyectos, nos enfrentamos a situaciones que alargan la duración de una o varias tareas de un proyecto, y eso nos llena de frustración porque vemos como el plazo se acaba sin llegar al resultado parcial o final. A veces vemos que las personas no saben lo que deberían (y por tanto, hay que capacitarlos), se enferman o renuncian; los equipos o maquinaria se descomponen o no tienen la capacidad estimada; los materiales no son como lo imaginábamos.  En cuestión de ga

Prácticamente no hay ningún administrador de proyectos que no haya utilizado esta herramienta, pues permite visualizar la duración de las tareas y clasificarlas utilizando colores, revisar la relación y precedencia entre ellas, y es particularmente útil para crear la narrativa de un proyecto. Sin embargo, el origen del diagrama de Gantt no es exactamente con Henry Gantt, sino con alguien alejado en el tiempo y la geografía. Veamos. El antecedente de esta herramienta fue desarrollado por el economista polaco Karol Adamiecki en la denominada carta de Adamiecki en 1896 como una solución a ciertos problemas de producción; sin embargo, no se publicó en inglés sino en ruso y polaco; esta herramienta causó sensación en los círculos técnicos rusos, pero pasó desapercibida en la mayor parte del mundo occidental. Por su parte, el ingeniero estadounidense Henry Laurence Gantt desarrolló un método similar para visualizar la duración de ciertas actividades, que publicó en artículos entre 1910 y 19

En la administración de proyectos, es fundamental determinar qué actividades, con qué secuencia (sincronía o asincronía) y la duración para alcanzar el resultado. Muchas veces, por inexperiencia, no vemos todas las actividades involucradas, hacemos algunas cosas innecesarias antes de lo óptimo, y por supuesto, calculamos de manera deficiente la duración de muchas actividades, suponiendo que serán muy rápidas (cuando no lo son) o dejando en otras un gran colchón "por si acaso". ¿A quién no le ha pasado? Pero con la práctica, ya hemos previsto mejor las tareas, cómo organizarlas de mejor manera para que el proyecto marche sobre ruedas, y podemos calcular mejor las horas o días que durará una tarea determinada. ¿Cómo hemos logrado esto último? En la metodología PERT ( Program Evaluation and Review Technique ) se define una ecuación sencilla para calcular los costos o tiempos, la cual es: el escenario optimista + 4 veces el escenario realista + escenario pesimista, y todo esto di

Para la mayoría de las personas, el tiempo con que cuentan para hacer sus actividades, no les alcanza; ya sea que tengan muchas actividades, muchas metas, muchas distracciones o alguna combinación de los anteriores, generalmente las personas andan corriendo, apuradas, tratando de alcanzar el falso santo grial de la productividad: multitasking . Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para hacer varias cosas al mismo tiempo, se necesita tiempo de cambio (conmutación) y eso baja la productividad. Pero hay otra solución a la efectividad: pocas tareas (lo importante) y mucha concentración. Así, avanzamos en lo realmente trascendente, sin saltar de un lado a otro, y al final del día estar cansados pero con la sensación de no haber avanzado. Y justamente, este pequeño ensayo habla de algunas técnicas del manejo del tiempo de acuerdo con las tareas que tengamos como prioridad: 1) Técnica Pomodoro : Está técnica, cuenta la leyenda, que debe su nombre debido a que para medir los minutos

Una de las preocupaciones mas grandes de todas las personas, en el tema laboral, es quedarse no sólo sin trabajo, sino sin oportunidades laborales, debido a que sus prácticas se han quedado absolutamente rezagadas, se han estancado en el tiempo. El síndrome de Cronos se refiere a que las personas temen ser desplazadas de su puesto, por lo que se aferran al mismo y generalmente lo hacen de una manera incorrecta, manipulando actividades y tiempos; cuántas veces no hemos visto a un jefe que dice "que siempre se ha hecho así" y se opone a nuevas ideas, nuevas tecnologías. En la mitología griega, Cronos era el dios del tiempo, ese continuo que no regresa, no se almacena, no se recupera. Por tanto, las personas con ese síndrome buscan aferrarse a un tiempo que les fue cómodo , conocido, y se oponen con todas sus fuerzas a lo nuevo, a lo desconocido por temor a ser desechados. Es por ello que vemos personas con apego casi enfermizo a ciertas prácticas, procesos, y niegan, obstaculiz

Formulada en 1957 por el británico Cyril Northcote Parkinson, esta 'ley' establece que realizar una tarea nos llevará todo el tiempo asignado,  independientemente que ésta tarea se pueda realizar en un menor tiempo. ¿Qué significa? Que muchas tareas son demoradas hasta prácticamente la fecha y hora límite, lo que puede mostrar varias cosas: hay demasiadas tareas que cumplir, que está mal calculado el tiempo en que se debe trabajar, que a las personas les gusta trabajar bajo presión, que el producto no será de la mayor calidad al trabajarlo a última hora. La ley de Parkinson, en un principio fue una especie de burla, pero se ha convertido en un dolor de cabeza para supervisores, profesores, y en general para todo aquel que quiera mejorar la administración de su tiempo, cuando las tareas dependen de otros. Por ejemplo, si una tarea es asignada para el viernes, antes de la hora de salida, ¿cuándo cree que se recibirá el mayor volumen de entregas? Justo antes de la hora límite, y s

Todas las personas quieren tener más dinero, y manejarlo de mejor manera, para que les alcance y puedan satisfacer sus necesidades básicas y sus gustos, y hacerlo durante un periodo largo, tan largo que puede incluso rebasar su expectativa de vida, es decir, dejar una cuantiosa  herencia . Sin embargo, como casi todo en esta vida, para llegar a ese nivel, se requiere preparación, práctica y guía, ajustes en el camino que le permitan dominar alguna disciplina. Ya en un artículo pasado y en el libro de finanzas, puse una tabla comparativa de los libros de finanzas más recomendados ( ver el artículo ). Pero aparte de esa formación teórica, digamos, ¿qué tiempo le dedica usted, digamos a la semana o al mes, a revisar el horizonte, plantear sus estrategias financieras y ver si están rindiendo los frutos, para alcanzar la meta luminosa del primer párrafo? La gran mayoría de las personas, y no es exageración, dirán que menos de una hora al mes . Los autores Thomas Stanley y William Danko, que

Continuo con algunos consejos para mejorar la gestión del tiempo, tras el artículo I de esta serie del 14 de abril . Y u na herramienta clave para este propósito no tiene que ver con el reloj, sino con el espacio en q ue nos movemos, llámese casa, coche, trabajo, gimnasio, etc. Si, mucho de nuestro buen manejo del tiempo depende del buen manejo del espacio, de los objetos con que interactuamos cotidiana o frecuentemente. Está comprobado que mucho del tiempo de vigilia lo perdemos en actividades de búsqueda: Tenemos guardadas, de manera separada, prendas de vestir que se usan en conjunto, y vamos de un lado para otro en la mañana. No encontramos las llaves del coche porque no acostumbramos a dejarlas en el llavero, no dejamos listas las cosas que utilizaremos por la mañana, tardamos en localizar un archivo en la computadora, o un voucher de consumo. Y entonces llega la típica llamada "se me olvidó tal cosa, ¿me ayudas a traerlo por favor?", o "no encuentro X archivo, ¿me

Una buena agenda puede ayudarle en la buena suerte. Poca gente lo piensa de esa manera, pero mi línea de razonamiento, y mi convencimiento personal son los siguientes: Normalmente, la buena suerte la asociamos con preparación y oportunidad. Una buena agenda, bien balanceada, debe contener tiempo para su preparación. Quizás no todos los días, pero sí debe superarse en habilidades y experiencia, debe mantenerse en forma física e intelectualmente, y eso se hace mediante la lectura, la escucha de audiolibros o podcasts que contengan material educativo o formativo, o ver videos que le ayuden en su preparación personal y/o laboral. Si no considera eso en su agenda, como "ir a la escuela", no lo va a hacer. No existe tal cosa como 'aprender por ósmosis'. Por otro lado, una buena agenda, bien balanceada, debe contener tiempo para que persiga las oportunidades, pues las oportunidades rara vez persiguen a las personas. Si no se da tiempo para revisar vacantes, para buscar convo

Si usted debiera escoger entre cuidar su tiempo y su dinero, ¿qué elegiría? Muchas personas se aferran a lo material y dicen que prefieren poner su atención en su dinero, que les ha costado tanto trabajo ganar, pues piensan que tendrán mucho tiempo para disfrutarlo, o que tener dinero les puede comprar la felicidad o aceitar el camino a ella. Sin embargo, particularmente adultos mayores y algunas personas en etapas terminales, dicen que el dinero no es tan importante como el dinero, y lo que quisieran es más tiempo de vida. Cada quien tiene una perspectiva distinta según su situación de vida y sus metas, pero lo común es que no se tenga un plan claro de qué hacer con el tiempo, y muchas personas no se detienen a pensar que cada día que pasa, es menos tiempo de vida para completar metas que les permitan trascender.  Lo que es un hecho, es que necesita tiempo para generar dinero: el trabajo manual e intelectual, las inversiones, el crecimiento de seres vivos que luego comercializará, y o

Hace algunas décadas, las empresas en Japón decidieron romper la hegemonía de los Estados Unidos en la fabricación de autos, y desarrollaron técnicas para cambiar que cambiaron el balance en el terreno de la manufactura, de entre las cuales destaca la que se ha llamado SMED, Single Minute Exchange of Die , el Cambio en un Minuto de las prensas para la fabricación de piezas de los automóviles. Este es uno de los ejemplos clásicos cuando se explica la filosofía Toyota. Sin embargo, es un concepto que no sólo se aplica a la manufactura en gran escala, sino que puede darse en prácticamente todos los negocios. La técnica SMED tiene 3 etapas, la primera de los cuales nos habla de que debemos revisar cuales son los pasos de un cambio en los que se requiere que la máquina se detenga, lo que llamaremos ‘etapa interna’. Muchas veces detenemos la máquina para hacer algún cambio, pero el error es que detenemos la máquina sin haber preparado los utensilios o materiales para realizar el cambio. Aq

Al terminar un año, es tradición que las personas hagan sus doce propósitos de mejora. Sin embargo, reflexionando en ello, ese número no es más que una creencia sin bases, una costumbre, y pueden ser más o menor propósitos; en el tema de planeación estratégica, abrir doce frentes de batalla son muchos, lo ideal sería un número más manejable. Por ello, me permito recomendarle que sólo sean 3 los temas en los que debemos poner atención para que este 2022 sea un buen año, pero antes de pasar a los recursos, lo primero es pensar despacio, tomarse el tiempo de generar una visión de dónde y cómo queremos estar el 31 de diciembre de 2022; esta parte es fundamental, pues si no hacemos nada por idear ese futuro, lo más probable es que en esa fecha estemos en la misma silla, en el mismo puesto y haciendo aproximadamente lo mismo que hoy. Si eso está bien para usted, adelante, no haga nada, déjese empujar por las olas, así de muertito. Pero si usted quiere salir de sus deudas, cambiar de trabaj