La falacia de la planeación o el optimismo desmedido

La falacia de la planeación es el término con el que se describen las desviaciones en tiempo, en presupuesto, en el resultado o una combinación de esos factores, cuando se enfrenta la idoneidad y la realidad. En general, somos demasiado optimistas al planificar algo, y este fenómeno se introdujo desde 1979 por Daniel Kahneman y Amos Tversky (en 2002, junto con Vernon Smith, recibió el Premio del Banco de Suecia en Ciencias Económicas en memoria de Alfred Nobel, conocido comúnmente como Premio Nobel de Economía).

Muchas veces, quienes administramos proyectos, nos enfrentamos a situaciones que alargan la duración de una o varias tareas de un proyecto, y eso nos llena de frustración porque vemos como el plazo se acaba sin llegar al resultado parcial o final. A veces vemos que las personas no saben lo que deberían (y por tanto, hay que capacitarlos), se enferman o renuncian (y hay que contratar con urgencia); los equipos o maquinaria se descomponen o no tienen la capacidad estimada; los materiales no son como lo imaginábamos, los plazos se alargan por tareas que no estaban previstas, por detalles que no se consideraron en un inicio y que fastidian el calendario ideal.

En cuestión de gastos, de repente hay costos no previstos: preparación de un recurso, impuestos que no se conocían, reparaciones no proyectadas, costos de reemplazo de materiales, rendimientos inferiores a lo esperado, elevados costos de especialistas por tareas que aparentaban ser ordinarias, accidentes, temas ambientales, multas no consideradas, dádivas extralegales (mordidas), etc.

Y esto lo vemos en la construcción, el lanzamiento de un producto o servicio, la ampliación de una tienda, el ingreso a un mercado, hasta la presentación de un libro, incluso cosas tan "simples" como la organización de una fiesta familiar, unas vacaciones, etc.

Muchas veces pensamos que el mejor administrador es el que, a pesar de la adversidad, saca el proyecto adelante. Sin embargo, desde el punto de vista de la evaluación del plan, entre más obstáculos no previstos haya, peor calificado será el líder del proyecto pues no anticipó situaciones que debería haber pronosticado, y si bien su capacidad de solución se puso a prueba, los recursos y el stress del equipo pueden ser salir muy altos. En palabras de una persona con la que trabajé hace años en Pepsico, es un "solver, not a planner". E insisto: se califica la planeación, no la ejecución.

La solución a este dilema está en apoyarse con expertos en los temas (SME, subject matter expert) para enlistar todos y cada uno de los detalles del proyecto, y hacer una revisión de tiempos y costos de proyectos similares del pasado, que se vean todas las complicaciones, con lo que se tiene uno o varios puntos de vista externos. Aquí es muy importante dedicarle suficiente tiempo a la investigación previa al establecimiento de un calendario definitivo, para ver dónde podría fallarse de hacer un estimado optimista. Recuerdo que una persona me comentó que hizo su plan de negocios antes de solicitar un préstamo, pero por alguna inspiración divina justo antes de la reunión, multiplicó todo por 3, y fue un acierto, ya que con el presupuesto y calendario inicial, jamás habría salido. De ese tamaño a veces se falla en la planeación, y entre más grande, más difícil es considerar todos los elementos. De ahí que haya equipos completos dedicados a planificar y seguir proyectos complejos, como la construcción de un edificio, una carretera, la implementación de un sistema en diferentes territorios, y los ciclos de control deben ser muy robustos.

Artículos relacionados:

• La ecuación para calcular costos o tiempos.
• Ley de Parkinson

Vea también:

• Herramientas de administración del tiempo.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

📝 Blog de numismática: https://alainsanchez-coleccionistabilletes.blogspot.com/

 Actualización: 8 de marzo de 2026 

HERRAMIENTAS: El venerable diagrama de Gantt

Prácticamente no hay ningún administrador de proyectos que no haya utilizado esta herramienta, pues permite visualizar la duración de las tareas y clasificarlas utilizando colores, revisar la relación y precedencia entre ellas, y es particularmente útil para crear la narrativa de un proyecto. Sin embargo, el origen del diagrama de Gantt no es exactamente con Henry Gantt, sino con alguien alejado en el tiempo y la geografía. Veamos.

El antecedente de esta herramienta fue desarrollado por el economista polaco Karol Adamiecki en la denominada carta de Adamiecki en 1896 como una solución a ciertos problemas de producción; sin embargo, no se publicó en inglés sino en ruso y polaco; esta herramienta causó sensación en los círculos técnicos rusos, pero pasó desapercibida en la mayor parte del mundo occidental. Por su parte, el ingeniero estadounidense Henry Laurence Gantt desarrolló un método similar para visualizar la duración de ciertas actividades, que publicó en artículos entre 1910 y 1915, y por supuesto el idioma de esas publicaciones fue en inglés, razón por la cual fue más conocida y se le bautizó con su apellido. Sin embargo, con justicia, debería llamarse diagrama de Adamiecki.

En el diagrama de Gantt, las actividades son representadas como barras horizontales mostrando la duración y el orden en que se deben ejecutar. Como regla, más de 25 actividades pueden generar confusión por lo que excediendo ese número, se prefieren otras herramientas de visualización de la duración, secuencia y dependencia de las actividades.

El objetivo de este diagrama es darle una organización visual al tiempo, para encadenar eventos y que un proyecto que tiene actividades secuenciales y/o paralelas pueda ser controlado fácilmente. Así, una actividad puede estar vinculada a una o varias anteriores, una o varias posteriores, o puede haber asuntos coincidente en el tiempo, que si no estuvieran ordenados en una forma sencilla podrían pasar desapercibidos y estropearnos un proyecto completo. Para construir una gráfica de Gantt, lo primero que se tiene que hacer es listar todas las actividades, hacer un estimado de su duración, determinar si son secuenciales (ligadas con otras) o paralelas (no ligadas al inicio o término de otra actividad), y finalmente graficarlas.

En el ejemplo no se listaron los recursos necesarios para cada actividad (en atención al espacio), pero se pueden agregar a la derecha de cada barrita, lo que haría mucho más fácil visualizar no sólo los tiempos límites, sino los recursos que cada actividad demandará, lo que puede ayudarnos también a determinar los costos del proyecto.

 Ahora bien, un diagrama de Gantt no es un proyecto finalizado, sino simplemente una representación gráfica de actividades y sus tiempos; no se enlistan recursos, costos, responsables, etc. Estos son otros elementos de los que hablaremos en un próximo artículo.

Usted ¿lo ha utilizado, en la escuela, el trabajo o la casa, con qué frecuencia, qué resultado el ha dado, ha usado la versión tradicional o alguna app? 

Referencias:

https://archive.org/details/sim_academy-of-management-journal_1975-06_18_2/page/358/mode/2up

Otros artículos que pueden ser de su interés:

• Herramientas de administración del tiempo I: https://alainssanchezt.blogspot.com/2022/04/herramientas-de-administracion-del.html
• Herramientas de administración del tiempo II:  https://alainssanchezt.blogspot.com/2022/05/herramientas-de-administracion-del.html

¿Sabía que el Día internacional de la gestión o administración de proyectos es el 1er jueves de noviembre?

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024: https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

 Actualización: 09 de septiembre de 2024 

HERRAMIENTAS: La ecuación para estimar tiempos ⏱ o costos 💰 en proyectos

En la administración de proyectos, es fundamental determinar qué actividades, con qué secuencia (sincronía o asincronía) y la duración para alcanzar el resultado. Muchas veces, por inexperiencia, no vemos todas las actividades involucradas, hacemos algunas cosas innecesarias antes de lo óptimo, y por supuesto, calculamos de manera deficiente la duración de muchas actividades, suponiendo que serán muy rápidas (cuando no lo son) o dejando en otras un gran colchón "por si acaso". ¿A quién no le ha pasado?

Pero con la práctica, ya hemos previsto mejor las tareas, cómo organizarlas de mejor manera para que el proyecto marche sobre ruedas, y podemos calcular mejor las horas o días que durará una tarea determinada. ¿Cómo hemos logrado esto último?

En la metodología PERT (Program Evaluation and Review Technique) se define una ecuación sencilla para calcular los costos o tiempos, la cual es: el escenario optimista + 4 veces el escenario realista + escenario pesimista, y todo esto dividido entre 6. De esta manera, se elimina el colchón y se atenúa el efecto de un resultado extraordinariamente corto.

Una variación a esta metodología de estimación es usar (optimista + realista + pesimista) / 3, sin embargo, la experiencia indica que el primer enfoque (que los entendidos le llaman distribución beta) es mucho más certero al reducir los valores extremos al considerar 4 veces el valor más realista.

Permítame ponerle un ejemplo muy simple: Calcule el tiempo que tarda en llegar al trabajo. Apunte el tiempos de distintas ocasiones, alguna en que el tráfico haya sido benévolo, otra en que hubo mayor afectación vial que lo ordinario, y 4 tiempos estándar. Digamos que en condiciones óptimas, usted hizo 15 minutos al trabajo, con mucho tráfico hizo 50 minutos, pero normalmente hace 30. El resultado de esta operación sería (20+(30*4)+50) / 6 = 31.6 minutos.

Para tener una mayor certeza de su resultado, puede calcular la desviación estándar, cuya fórmula es (pesimista-optimista)/6, que en nuestro ejemplo es (50-20) / 6 = 5. Entonces, la duración aproximada de su tarea estará entre 26.6 y 36.6 minutos, con un promedio de 31.6 (promedio +/- desviación estándar). 

Este es un ejemplo simple, pero podría empezar a practicar con tareas sencillas como el tiempo de traslado a su trabajo, el tiempo que tarda en bañarse, el tiempo de tránsito de alguna mercancía, etc. Y haga la prueba con algún costo: tome el precio más bajo, el más alto, y el 'ordinario', para que pueda tener una referencia para sus proyectos.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

Técnicas de manejo de tiempo para mejorar la productividad personal

Para la mayoría de las personas, el tiempo con que cuentan para hacer sus actividades, no les alcanza; ya sea que tengan muchas actividades, muchas metas, muchas distracciones o alguna combinación de los anteriores, generalmente las personas andan corriendo, apuradas, tratando de alcanzar el falso santo grial de la productividad: multitasking. Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para hacer varias cosas al mismo tiempo, se necesita tiempo de cambio (conmutación) y eso baja la productividad.

Pero hay otra solución a la efectividad: pocas tareas (lo importante) y mucha concentración. Así, avanzamos en lo realmente trascendente, sin saltar de un lado a otro, y al final del día estar cansados pero con la sensación de no haber avanzado. Y justamente, este pequeño ensayo habla de algunas técnicas del manejo del tiempo de acuerdo con las tareas que tengamos como prioridad:

1) Técnica Pomodoro: Está técnica, cuenta la leyenda, que debe su nombre debido a que para medir los minutos de trabajo, se utilizó un reloj de cocina, con la forma de un tomate rojo. 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso; repetir hasta en 3 ocasiones y luego tomar un receso más largo, de hasta 15 minutos.

2) Intervalos 52 - 17: Esta técnica se utiliza mucho en ciertas escuelas, pues se ha encontrado que 52 minutos es el intervalo que funciona mejor para tareas que requieren periodos más largos que los sugeridos por la técnica Pomodoro, pero no tan largos que cansen a las personas. Una vez terminado el plazo de trabajo, se otorgan 17 minutos parea que la gente se despeje, que pueda respirar, mover las piernas (recuerde que sentado, el metabolismo se ralentiza, entonces es menester que las personas caminen para reactivar la circulación, la respiración, la carga enzimática que beneficia al organismo y la concentración).

3) Trabajo de 90 minutos y receso de 30 minutos. Esto es recomendable para personas que necesitan periodos amplios de concentración plena (por ejemplo, escritores, creativos) y  se puede hacer al inicio del día, sin acceso a correos electrónicos, llamadas, y después al inicio de la tarde. También es útil para conferencias que no sea posible partir en pedazos más pequeños.

Ahora bien, estas son meras sugerencias, y depende de su capacidad de concentrarse por periodos cortos o más largos durante un día de trabajo, la naturaleza de la tarea, las capacidades de su equipo; para que esto funcione, se tienen varios requisitos:

a) Elimine distractores, particularmente teléfonos, tabletas, correos electrónicos. La raíz del mal de este tiempo son justamente los distractores.

b) Tenga a la mano todo lo que vaya a utilizar (ver el artículo Primero lo Primero). Si no prepara con antelación sus herramientas, lo más probable es que en el camino entren las distracciones en su mente o en la sala de juntas.

c) Clarifique su propósito y no lo deje hasta haberlo finalizado o hasta haber completado la etapa asignada. Si no tiene el propósito claro, o la etapa que va a concluir en esa sesión, es probable que la deje para después, y ese después nunca llegue. Es más, si no tiene su propósito claro, no debería meterse en una sesión de trabajo concentrado.

Otros artículos recomendados de este blog:

• Ley de Parkinson: Las tareas abarcan todo el tiempo
• Herramientas de administración del tiempo

 

Referencias

https://hbr.org/2013/09/make-time-for-the-work-that-matters

https://www.themuse.com/advice/take-it-from-someone-who-hates-productivity-hacksthe-pomodoro-technique-actually-works

https://www.themuse.com/advice/the-rule-of-52-and-17-its-random-but-it-ups-your-productivity

https://productivesuperdad.com/the-pomodoro-technique/

Una recomendación a un resumen de un libro que habla sobre la concentración en el trabajo: https://youtu.be/2T0xafuP-JM

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024: https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube con videos de finanzas, productividad, KPI: https://www.youtube.com/channel/

Síndrome de Cronos: Miedo a ser desplazado ➾

Una de las preocupaciones mas grandes de todas las personas, en el tema laboral, es quedarse no sólo sin trabajo, sino sin oportunidades laborales, debido a que sus prácticas se han quedado absolutamente rezagadas, se han estancado en el tiempo.

El síndrome de Cronos se refiere a que las personas temen ser desplazadas de su puesto, por lo que se aferran al mismo y generalmente lo hacen de una manera incorrecta, manipulando actividades y tiempos; cuántas veces no hemos visto a un jefe que dice "que siempre se ha hecho así" y se opone a nuevas ideas, nuevas tecnologías.

En la mitología griega, Cronos era el dios del tiempo, ese continuo que no regresa, no se almacena, no se recupera. Por tanto, las personas con ese síndrome buscan aferrarse a un tiempo que les fue cómodo, conocido, y se oponen con todas sus fuerzas a lo nuevo, a lo desconocido por temor a ser desechados. Es por ello que vemos personas con apego casi enfermizo a ciertas prácticas, procesos, y niegan, obstaculizan y hasta sabotean las iniciativas. Hace años, cuando llegaron las primeras computadoras de escritorio para el procesamiento de textos, quienes habían crecido con su máquina de escribir, saboteaban los teclados, atascaban las impresoras, dañaban los diskettes, etc. Hoy en día es posible ver personas de edad que se niegan a utilizar un teléfono celular y siguen marcando exclusivamente desde y hacia teléfonos residenciales.

El síndrome de Cronos es considerado un mecanismo de defensa ante las situaciones nuevas que amenazan la estabilidad laboral, y todos, eventualmente, tendremos un episodio de este tipo, pues el avance tecnológico pronto amenazará prácticamente todos los puestos laborales; la automatización, la incesante ola tecnológica que llevará sin remedio a la inteligencia artificial, tocará todos los puestos laborales y traerá malestar a los trabajadores que se sentirán desplazados, y vendrán las justificaciones, racionalizaciones, etc. Ya es posible ver protestas de personas trabajadoras de call-centers, que fueron desplazados por un conmutador digital; también hay profesores que se niegan a dejar sus pizarrones verdes y los gises, para dar paso a las herramientas digitales. Le recomiendo el libro "Sálvese quien pueda" de Andres Oppenheimer".

El remedio para esto es tratar de ir con el ritmo de la tecnología, no apegarse de forma obsesiva a una única manera de hacer las cosas sino buscar las ventajas que los cambios traen; entender los nuevos procesos y vivir con ellos, preparándose para un futuro cada vez más disruptivo. Me parece que el dicho "camarón que se duerme, se lo lleva la corriente" aplica muy bien a esta situación.

Le recomiendo otros artículos que hablan de diversos síndromes empresariales, también publicados en este blog:

• Haroshi (trabajar hasta morir), 
• Hybris (enfermedad del CEO), 
• Anat (apropiarse del trabajo ajeno), 
• Boreout (aburrido hasta el cansancio) y
• Ganímedes (eres bueno sólo para una cosa).

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024: https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

📝 Blog de numismática: https://alainsanchez-coleccionistabilletes.blogspot.com/

⏰ Ley de Parkinson: Las tareas abarcan todo el tiempo 🕒

Formulada en 1957 por el británico Cyril Northcote Parkinson, esta 'ley' establece que realizar una tarea nos llevará todo el tiempo asignado,  independientemente que ésta tarea se pueda realizar en un menor tiempo. ¿Qué significa? Que muchas tareas son demoradas hasta prácticamente la fecha y hora límite, lo que puede mostrar varias cosas: hay demasiadas tareas que cumplir, que está mal calculado el tiempo en que se debe trabajar, que a las personas les gusta trabajar bajo presión, que el producto no será de la mayor calidad al trabajarlo a última hora.

La ley de Parkinson, en un principio fue una especie de burla, pero se ha convertido en un dolor de cabeza para supervisores, profesores, y en general para todo aquel que quiera mejorar la administración de su tiempo, cuando las tareas dependen de otros. Por ejemplo, si una tarea es asignada para el viernes, antes de la hora de salida, ¿cuándo cree que se recibirá el mayor volumen de entregas? Justo antes de la hora límite, y sólo un 10% (cuando mucho) será enviado con antelación. Esto implica que la persona que deba calificar esas entregas tendrá un importante volumen de trabajo justo a la hora límite, lo que le pone un importante límite a su productividad en las horas previas.

La receta, de acuerdo con algunos entendidos en la gestión del tiempo, es la proactividad, es decir, organizar las tareas de acuerdo a su importancia y no necesariamente a la fecha de entrega, ya que de esa manera puede dedicar más tiempo y entregar oportunamente las tareas relevantes, en lugar de dictarse sólo por la urgencia.

La Ley de Parkinson tiene gran relación con el principio de Peter, pues cuando usted busca un ascenso dentro de su empresa, o una mejor oportunidad laboral externa, debe mejorar la gestión de su tiempo para revisar las tareas asignadas a sus reportes, y tener en cuenta que las tareas que asigne, serán entregadas cerca de la hora y fecha límite, y si le preocupa la calidad de lo que le entreguen, tendrá que contemplar una o varias revisiones. En otras palabras, si usted no gestiona apropiadamente su tiempo, es posible que no pueda avanzar en su ruta laboral, convirtiéndose en su talón de Aquiles o su punto de incompetencia.

¿Qué opinión le merece estos conceptos, usted mismo se ha visto presa de la ley de Parkinson, por demorar lo que podría hacer en menos tiempo, o porque lo que pide siempre lo recibe sobre la hora límite? Y por otro lado, ¿cree que podría mejorar su gestión de tiempo si organiza las tareas por su importancia, y no necesariamente por la fecha de entrega?

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024: https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

⏱ ¿Cuánto tiempo dedica a su planeación financiera? 💰

Todas las personas quieren tener más dinero, y manejarlo de mejor manera, para que les alcance y puedan satisfacer sus necesidades básicas y sus gustos, y hacerlo durante un periodo largo, tan largo que puede incluso rebasar su expectativa de vida, es decir, dejar una cuantiosa herencia.

Sin embargo, como casi todo en esta vida, para llegar a ese nivel, se requiere preparación, práctica y guía, ajustes en el camino que le permitan dominar alguna disciplina. Ya en un artículo pasado y en el libro de finanzas, puse una tabla comparativa de los libros de finanzas más recomendados (ver el artículo). Pero aparte de esa formación teórica, digamos, ¿qué tiempo le dedica usted, digamos a la semana o al mes, a revisar el horizonte, plantear sus estrategias financieras y ver si están rindiendo los frutos, para alcanzar la meta luminosa del primer párrafo? La gran mayoría de las personas, y no es exageración, dirán que menos de una hora al mes.

Los autores Thomas Stanley y William Danko, que escribieron la obra "El millonario de al lado" mencionan que la gente que tiene éxito en sus finanzas, dedica semanalmente tres veces más tiempo que lo que hacen ejercicio (ver el artículo). Por tanto, si usted practica 30 minutos diarios de ejercicio, tendría que estar dedicando 90 minutos diarios a revisar sus temas financieros. ¿Le parece mucho? Dejémoslo en el mismo tiempo: 30 minutos al día. ¿Lo hace? 

Ahora, cabe la pregunta, ¿qué temas debería estar revisando? Yo creo que los esenciales serían: Su presupuesto de casa; detectar aquellos vampiros energéticos y suscripciones innecesarias que simplemente se llevan parte de su dinero; el rendimiento de su afore; las tasas de interés que dan los bancos y las inversiones, y mover su dinero para tratar de que la inflación no le devore el poder adquisitivo; si tiene una cantidad disponible de dinero, ver en qué lo puede usar para protegerlo de la erosión inflacionaria (una casa, un departamento, o terreno con vistas al uso comercial); si tiene propiedades en renta, debería ver cómo se comporta el mercado, y si sus propiedades no están rentadas debería dedicarles más tiempo a hacer que se activen. Por supuesto, hay otras posibilidades de inversión, pero son temas más avanzados.

La educación que muchos recibimos fue para estudiar una carrera, tener un trabajo, comprar una casa (o con mucha suerte, dos), y ahorrar para el futuro. Sin embargo, todo eso ha cambiado, y hoy tenemos que entender que los ahorros se hacen pequeños y que no deben permanecer en el mismo sitio por largos periodos, que la gente vive más (lo que significa tener más gastos), que el dinero que pone en bienes raíces debe trabajar para usted y no sólo comprar un terrenito para "después". Y aunque todo esto parece de sentido común, lo común es que el ciudadano común no ocupe un tiempo suficiente de sus horas de vigilia para planear sus finanzas.

⚙️​ Herramientas de administración del tiempo II ⏰

Continuo con algunos consejos para mejorar la gestión del tiempo, tras el artículo I de esta serie del 14 de abril. Y una herramienta clave para este propósito no tiene que ver con el reloj, sino con el espacio en que nos movemos, llámese casa, coche, trabajo, gimnasio, etc. Si, mucho de nuestro buen manejo del tiempo depende del buen manejo del espacio, de los objetos con que interactuamos cotidiana o frecuentemente.

Está comprobado que mucho del tiempo de vigilia lo perdemos en actividades de búsqueda: Tenemos guardadas, de manera separada, prendas de vestir que se usan en conjunto, y vamos de un lado para otro en la mañana. No encontramos las llaves del coche porque no acostumbramos a dejarlas en el llavero, no dejamos listas las cosas que utilizaremos por la mañana, tardamos en localizar un archivo en la computadora, o un voucher de consumo. Y entonces llega la típica llamada "se me olvidó tal cosa, ¿me ayudas a traerlo por favor?", o "no encuentro X archivo, ¿me lo puedes reenviar?". La primera pregunta implica disponer del tiempo del alguien más para solventar el olvido, la segunda implica que ya ha perdido tiempo buscándolo y prefiere duplicar o triplicar la información en un sistema, que organizarla de manera eficiente. Como atinadamente menciona José María Vicedo (2010), "Cree el hábito de volver a dejar las cosas en su sitio cuando las haya terminado de utilizar. Al final del día ordene su lugar de trabajo y devuelva cada documento a su lugar". De esta manera, al día siguiente, ya no perderá tiempo buscando lo que está en su lugar. 

Entonces, una gran herramienta para la mejor administración de nuestro tiempo es el orden y la limpieza de nuestro entorno, el pilar de las 5S. Ubicar las cosas de acuerdo con su uso conjunto y su frecuencia, catalogar adecuadamente la documentación física y electrónica, guardar los artículos en conjunto, incluso etiquetar los espacios y los contenedores de objetos y documentos en la casa y la oficina. Como dice David Allen (2006): "Gran parte de lo que hay que aprender para realizar una gestión de alto nivel del flujo de trabajo se basa en organizar la parte material y practicar los movimientos para que los pensamientos puedan tener lugar de forma más automática".

Por lo tanto, le recomiendo que la siguiente semana, destine unas horas a organizar su espacio de trabajo, a generar rutinas de limpieza para que pueda ser más productivo al contar con su tiempo para generar valor, en lugar de dedicar una rebanada de su horario a buscar cosas.

Más adelante hablaremos de la organización de la agenda.

Referencias:

• Allen, D. (2006). Organízate con eficacia.
• Vicedo, J. (2010). 75 claves para administrar mejor tu tiempo. Consultado en www.clubsuperacion.com

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

💡 Cómo una buena agenda puede ayudarle en su buena suerte 🍀

Una buena agenda puede ayudarle en la buena suerte. Poca gente lo piensa de esa manera, pero mi línea de razonamiento, y mi convencimiento personal son los siguientes: Normalmente, la buena suerte la asociamos con preparación y oportunidad. Una buena agenda, bien balanceada, debe contener tiempo para su preparación. Quizás no todos los días, pero sí debe superarse en habilidades y experiencia, debe mantenerse en forma física e intelectualmente, y eso se hace mediante la lectura, la escucha de audiolibros o podcasts que contengan material educativo o formativo, o ver videos que le ayuden en su preparación personal y/o laboral. Si no considera eso en su agenda, como "ir a la escuela", no lo va a hacer. No existe tal cosa como 'aprender por ósmosis'.

Por otro lado, una buena agenda, bien balanceada, debe contener tiempo para que persiga las oportunidades, pues las oportunidades rara vez persiguen a las personas. Si no se da tiempo para revisar vacantes, para buscar convocatorias a becas, para escribir cartas que le permitan presentarse con socios u otros empleadores, para asistir a ferias, ¿cómo va a enterarse de promociones, plazas, vacantes, de verdad cree que ellos lo van a buscar?

Permita que le ponga un ejemplo, no lejano de la realidad laboral: Imagine que usted recientemente completó su MBA, ha estado deseando cambiar de posición laboral (horizontal o competir por algo superior) y en su empresa, un día, requieren una persona con un perfil como el suyo, pero usted no se entera de esa vacante porque nunca apartó tiempo en su agenda para revisar las vacantes internas o para actualizar su perfil. RH no lo ve, usted no se entera, y aunque tiene la preparación, ha perdido la oportunidad. Corolario: Dese tiempo para buscar la oportunidad.

Ahora, cambiemos la situación: en su empresa buscan una persona con un perfil como el suyo, sólo que le falta el grado de MBA. Lo que ocurrió hace algunos años, es que prefirió invertir cien mil pesos para renovar su coche (y así, competir en status con su vecino o su cuñado), o decidió que no iba a romper la sacrosanta tradición familiar de salir a la playa 3 veces por año, y prefirió dedicar el tiempo y el dinero a la vacación en lugar de prepararse. Conozco a varias personas que dicen "ya el año que viene, si inicio mi maestría". Hoy que se publica la vacante, piensa en que usted ha visto la oportunidad pero no agendó el tiempo para su continuar su preparación y eso le ha limitado la posibilidad. Aprendizaje: Aparte tiempo en su calendario para continuar con su preparación y que no se le escapen las oportunidades.

Por ello, me parece que una buena agenda debería ayudarlo a tener buena suerte, ya que considere en ella un espacio para mantener su preparación y también los tiempos necesarios para perseguir las oportunidades. Una agenda así no debe ser diaria, quizás sea semanal o hasta mensual. No le digo que va a ser mañana, ni pasado, pero eventualmente la buena suerte (cuando su preparación y la oportunidad que usted estuvo persiguiendo) le llegará. 

Le invito a leer mis artículos Matriz Eisenhower y Su logística semanal, que son relacionados con la idea aquí expuesta.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

HERRAMIENTAS 🔧 GANTT: Técnica de administración del tiempo I ⏰

Si usted debiera escoger entre cuidar su tiempo y su dinero, ¿qué elegiría? Muchas personas se aferran a lo material y dicen que prefieren poner su atención en su dinero, que les ha costado tanto trabajo ganar, pues piensan que tendrán mucho tiempo para disfrutarlo, o que tener dinero les puede comprar la felicidad o aceitar el camino a ella. Sin embargo, particularmente adultos mayores y algunas personas en etapas terminales, dicen que el dinero no es tan importante como el tiempo, y lo que quisieran es más tiempo de vida. Cada quien tiene una perspectiva distinta según su situación de vida y sus metas, pero lo común es que no se tenga un plan claro de qué hacer con el tiempo, y muchas personas no se detienen a pensar que cada día que pasa, es menos tiempo de vida para completar metas que les permitan trascender. 

Lo que es un hecho, es que necesita tiempo para generar dinero: el trabajo manual e intelectual, las inversiones, el crecimiento de seres vivos que luego comercializará, y otros ejemplos. También es un hecho, que muchas veces el dinero le ayuda a extender su tiempo disponible (comprando sistemas de automatización, contratando gente para delegar algunas tareas, como ejemplos). Sin embargo, si pierde dinero eventualmente puede recuperar todo o parte, pero si pierde tiempo, ya no podrá recuperarlo. Entonces, ante esta perspectiva, es más importante es gestionar de manera adecuada el tiempo. No se trata de trabajar por trabajar, por aparentar estar muy activo, o estar muy activo sin un fin específico. Seguro le ha ocurrido que hay días que transcurren sin que usted avance en alguna de sus metas, y así con la semana, el mes o el año, y eso le genera pesar y ansiedad.

La gestión del tiempo debe darse en función de una o varias metas específicas: "Este día quiero lograr A, B y C", y debe destinar tiempo suficiente para cada meta. Ahora, el orden en que cada meta (por pequeña que sea) deba conseguirse, puede impactar favorable o negativamente a las otras, ya que hay actividades que se contraponen. También debe identificar los factores que pueden interferir para conseguir esas metas: llamadas, participación de otras personas, traslados, horarios de atención. Por lo tanto, una buena idea es generar un plan visual de sus actividades, comúnmente conocido con Diagrama de Gantt (debido a que a inicios del siglo XX, Henry L. Gantt publicó un gráfico de barras horizontales como representación del tiempo laboral en una fábrica), y le dejo un ejemplo sencillo:

Poco tiempo después de su publicación, el ahora conocido diagrama de Gantt fue adoptado como uno de los formatos esenciales de la administración de proyectos, con distintas adaptaciones como la del diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technique), del que hablaremos más adelante.

La gráfica expuesta es el ejemplo más simple, debido a que son pocas actividades, todas están en secuencia, todas dependen de una sola persona, y la medición se da en base a un avance en que cada tarea aproximadamente dura lo mismo. Sin embargo, y a pesar de su sencillez, pocas personas hacen uso continuo de esta herramienta, pues generalmente los imprevistos (esa llamada inesperada, esa tarea que lo obliga a dejar todo lo demás para después, ese trámite no previsto, la falta de algún recurso) van quitando las ganas de continuar con una planeación pulcra, y muchos esperan simplemente las cosas "como vayan saliendo", pero al final del día, de la semana o del mes, nos quedamos con la sensación de no haber avanzado, a pesar de que siempre estuvimos ocupados. ¿Verdad que sí? Y es que generalmente no gestionamos nuestro tiempo en función de nuestras metas de vida (trabajar 8 horas diarias no es una meta de vida), sino lo ponemos a disposición de las de alguien más. No me malinterprete: No está mal trabajar 8 o 9 horas al día, lo malo es que sea lo único que espera hacer en esta vida. Como dice Brian Tracy (2016): "Para rendir al máximo debes tener una fuerte sensación de control sobre las áreas importantes de tu vida profesional y personal". Y la eficaz administración del tiempo nos puede dar esa sensación de control y avance en las distintas áreas de nuestra vida.

Seguiremos conversando sobre este tema. Mientras tanto, le invito a leer otros artículos de mi blog:

• Los tres elementos que debe administrar para un mejor 2022
• Su logística semanal

Referencias:

Tracy, B. (2016). Administración del tiempo. Nashville: Grupo Nelson.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg