Las 50 herramientas para el administrador

¡Hola hola! 

Estoy en el esfuerzo de hacer un listado con las 50 herramientas indispensables para los administradores, con vínculos a sus respectivos artículos. Evidentemente, faltan por lo que mucho agradeceré su aporte, pues es un trabajo colaborativo:

1. Establecimiento y difusión de misión y visión (artículo)
2. Lista de pendientes (to-do list): (artículo)
3. Plan de acción (artículo)
4. Matriz Eisenhower (artículo) (video)
5. Matriz de priorización de la acción (artículo)
6. Matriz de decisión (artículo)
7. Metodología SMART (artículo)
8. Diagrama de Gantt (artículo)
9. Diagrama PERT (program evaluation and review technique):
10. Matriz FODA o SWOT (artículo)
11. Matriz PEST (artículo)
12. Cuadro KPI (artículo)
13. OKR (objectives and key results)
14. Lista de verificación o checklist (video) (artículo)
15. Ranking (artículo)
16. Método de la ruta crítica o CPM
17. Ecuación para cálculo de tareas (artículo)
18. Matriz de responsabilidades o RASIC (artículo)
19. Diagrama de flechas
20. Project network diagrams
21. Tableros Kanban
22. Matriz de evaluación de riesgos o risk matrix (artículo)
23. Estudio de factibilidad
24. Análisis costo-beneficio
25. Ciclo PHVA o PDCA
26. Ley de Pareto o 80-20 (artículo)
27. Ley de Parkinson (artículo) y la falacia de la planeación (artículo)
28. Matriz de competencias del personal
29. Matriz de interesados o stakeholders: 
30. Seguimiento de incidencias o issue tracking: 
31. Project status template
32. Matriz de consecuencias
33. Diagrama de flujo
34. Mapa de procesos
35. Cadena de valor o value stream mapping: 
36. 5 fuerzas competitivas de Porter (artículo)
37. Métodos de pronóstico (forecast): 
38. Costeo basado en la actividad o ABC
39. Razones financieras
40. Manejo de escenarios
41. Plan de contingencias 
42. Semáforos andon: 
43. Punto de equilibrio o break even (video)
44. Elasticidad precio-demanda (video)
45. Comparación competitiva o Benchmarking (artículo) (video)
46. Diagrama de causa efecto o Ishikawa (artículo)
47. Gráficos de control de proceso (artículo)
48. Matriz BCG
49. Matriz Ansoff
50. Matriz de Kepner-Tregoe

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

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📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

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 Actualización: 12 de septiembre de 2024 

Miedo, vergüenza, enojo: Tres herramientas de los malos jefes

En una conferencia sobre motivación, escuché esto e inmediatamente y me hizo clic mental: 3 de las herramientas favoritas de los malos jefes son 1) el miedo, 2) la vergüenza, y 3) el enojo. Vinieron a mi cabeza imágenes del pasado lejano y cercano, y pensé en escribir este breve artículo como un pensamiento en voz alta. Aquí el detalle:

1) Miedo: Creo que todos, en algún momento, hemos escuchado a algún jefe lanzar una amenaza explícita o implícita, cuando alguna tarea se nos complica, y nos dice "¿no puedes?" aludiendo a que podemos perder el trabajo de no completar la actividad. O algún maestro que nos amenazó con una mala nota. Incluso, en los tiempos de la vieja guardia, había jefes que nos decían "si no trae el contrato, traiga su renuncia". Toda amenaza genera miedo, y el miedo paraliza a las personas, les hace perder creatividad, hace que las personas piensen más en huir que en colaborar.

2) Vergüenza: Muchas veces, para incentivar una competencia, algunos jefes hacen un ranking u ordenamiento en base a alguna categoría, y enfatizan a los que están más abajo, apelando a que la pena de 'salir en la foto' va a hacer que la gente trabaje más duro. Un equipo que trabaja de esta manera está plagado de depredadores, pues llega el momento que se hará lo necesario (ético o no) por no salir en la foto. La vergüenza así manejada es un mal consejero de los equipos, y el antídoto es el apoyo grupal para lograr un desempeño comunitario sostenido; si bien siempre va a haber alguien hasta abajo de la tabla, no se requiere sacar sangre anímicamente hablando.

3) Enojo: Compañero del miedo y la vergüenza es el enojo, una actitud de revancha o de buscar culpables, la ira ciega el raciocinio. También en algún momento, después de una posible pérdida del trabajo o la vergüenza de haber sido expuesto como incapaz ante el grupo, casi todos nos hemos enojado y tomado medidas drásticas, a veces regañando injustamente a personas inocentes, pidiendo resultados extremos para atenuar un mal número.

Estas son 3 herramientas de los malos jefes, los que atienden sólo al resultado de corto plazo, los que creen que es deseable tener un equipo "motivado" para no salir en los últimos lugares de la tabla o amenazado permanentemente. Aquí se ve la mano del verdadero líder, donde todos se ayudan y se enseñan, donde las buenas prácticas se comparten, donde se escuchan las razones por las que alguien puede pasar una mala racha, o simplemente se da una retroalimentación sin fastidiarle el ánimo a las personas.

Por supuesto, no son todas las herramientas con que cuentan los malos jefes, pero son de las más visibles. 

¿Qué opina, le han tocado situaciones similares?

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📚 3 libros para mejorar (desde muy temprano)

En esta ocasión, le voy a recomendar 3 obras que le darán consejos puntuales de mejora, desde la mañana (y para ser precisos, desde antes de que salga el sol). La mejora personal es una tarea sin fin (nunca podemos decir que somos perfectos) y hay muchas cosas que podemos implementar desde mañana mismo, y aunque implica esfuerzo y seguramente cambio de hábitos, lo único que puedo asegurarle es que vale la pena.

Mis recomendaciones, contrario a otras ocasiones, no sólo son a libros en papel, sino a resúmenes de estos textos, hechos por personas que se han dedicado por años a condensar lo más importante de estas obras, para generar interés y que, eventualmente, pueda conseguirlas y leerlas completas. Le dejo los títulos y las ligas a los audios:

1) El club de las 5 AM

·         Resumen de Libros para emprendedores: https://youtu.be/ELVC9OTflws

·         Resumen de Salvador Mingo: https://www.youtube.com/watch?v=DTVdBjU1hnk

 

2) La mañana milagrosa

·         Resumen de Libros para emprendedores: https://youtu.be/90aAp7ge3yA

·         Resumen de Salvador Mingo: https://www.youtube.com/watch?v=31GsnN7vjAA

 

3) Qué hace la gente exitosa antes del desayuno

·        Resumen de Salvador Mingo: https://youtu.be/UivooZfm2NM

·        Resumen de Libros para emprendedores: https://youtu.be/z9-FPiLDaaA

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🔧 Gap analysis

Primero, debemos definir adecuadamente los términos: en inglés, gap significa brecha, distancia. Sin embargo, prácticamente nadie en español dice “análisis de la brecha” o “análisis de la distancia”, o incluso “análisis de las deficiencias”, por lo que se ha conservado el término de Gap analysis como un término común en la jerga de los negocios.

El Gap analysis es una herramienta de la administración estratégica que nos permite ver nuestra posición actual y compararla con una situación ideal o deseada, y de las diferencias entre una y la otra, van a salir las estrategias y de ellas las tácticas. Es una herramienta muy útil, aunque metodológicamente poco utilizada, para determinar las diferencias entre un estado actual y un estado deseado o ideal, para lo cual también se puede recurrir a la herramienta Benchmarking (https://www.youtube.com/watch?v=aa2HR6oXtr0).

Un ejemplo muy sencillo es: Usted tiene deudas, y su situación ideal es salir de ellas en un plazo de dos años. Para alcanzar esa meta, un análisis profundo le indica que quienes se han liberado de las deudas, es porque han ajustado su estilo de vida para contar con un presupuesto ajustado, han cancelado sus membresías y compromisos sociales, han establecido un plan de pagos (con los métodos Avalancha o Bola de nieve que puede consultar en https://alainssanchezt.blogspot.com/2021/11/dos-metodos-para-pago-de-deudas.html), han implementado técnicas para saber cómo miden y registran sus gastos, realizan reuniones semanales o quincenales con un consejero financiero que les ayuda en el cumplimiento de sus presupuestos, a entender sus estados financieros, a revisar qué impacto tiene el pago en el capital y a vigilar los intereses, es decir, aquellos pasos que debería seguir hasta conseguir la meta.

Viendo todos los pasos anteriores, usted hace una comparación: lo que ha hecho contra lo que debería hacer, y aquello que le falte, pues evidentemente será resultado del Gap analysis. Y ya que tiene las acciones a tomar, ahora falta ponerlas en un plan de trabajo con fechas y responsables, para darle vida a su propósito original.

La complejidad de este análisis es que pueden salir tantas actividades, tantos requisitos, que mucha gente se desanima o abandona la herramienta y se va “por la libre”, es decir, trata de dibujar un plan en la mente y va tomando acciones sin un método y muchas veces sin el orden adecuado que le permita vislumbrar los resultados. Recuerde el axioma: Plan de trabajo no firmado, es fácilmente abandonado.

En las empresas, los Gap analysis más comunes son en torno a la calidad, al tiempo de ciclo, a los precios y costos, y los atributos de los productos.

Yo le recomiendo, si nunca ha hecho un Gap analysis, que se acerque con un profesional pues aunque parece sencillo, es muy fácil confundirse en la definición de objetivos (generalmente, las personas ven una meta intermedia con el fin del viaje) y establecer estrategias que no necesariamente serán duraderas.

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🔧 La matriz RASIC: Comunicación de responsables en proyectos

Hoy le presentaré una herramienta que le ayudará a organizar sus tareas y proyectos.

Para toda actividad, y más cuando una esté ligada a otra y se convierta en secuencia o proceso, hay varios factores que no pueden faltar: definición clara de la tarea y el fin de la misma, quién lo hará, y qué tiempo tiene para completarla. Sin duda, puede haber otros elementos pero estos son los indispensables.

Ahora, para que una persona o equipo concluya una actividad asignada, puede requerir el apoyo en forma de aprobación, proveerle de mayor información o elementos físicos, o simplemente avisar que se ha concluido. La herramienta con la cual se informa al equipo de cuál es el rol individual dentro de una actividad o proyecto, es la llamada matriz RASIC, que son las iniciales de Responsable, Aprobador, Soporte, Informe y Consulta (las siglas en inglés son Responsible, Approving, Support, Inform, Consulting).

El responsable, ni hablar, es el dueño de la actividad, a quien le pedirán cuentas. Toda tarea debe tener un responsable.

El aprobador es aquella persona de la cual pueden depender los recursos o permisos necesarios (por ejemplo, accesos en caso de sistemas de información)

Soporte: Aquellas personas que pueden requerirse en el curso de la actividad, sin que sean los dueños de la misma, sino apoyos eventuales.

Informe: Quien debe recibir el resultado de la actividad, a quien se le entrega. Idealmente, toda tarea terminada debe informarse para coordinar la secuencia.

Consulta: Quien puede proveer guía o conocimiento especializado para completar la tarea.

Como advertencia, no todas las actividades requieren todos los roles, es posible que no se requieran aprobaciones ni consultas con expertos, sino sólo quien hace la tarea y quien recibe la notificación de cumplimiento. No ponga mas de un responsable y aprobador por tarea, si se requiere, divida la tarea. La práctica me ha enseñado que no se puede ser aprobador y responsable al mismo tiempo (juez y parte), y tampoco se puede poner en la misma casilla que es responsable de la tarea y recibe informe (se platica a si mismo).

Idealmente, en el lanzamiento de todos los proyectos, se debe convocar a todo el equipo, especificar las tareas, asignar los roles y es en ese momento que se despliega la matriz RASIC. Sin embargo, en el 90% de los proyectos que he visto, carecen de esta matriz por lo que la comunicación no es muy fluida, hasta que se corrige este faltante.

En su trabajo, ¿cuántas veces falla esta comunicación en los proyectos, cuántas veces se sorprende porque no sabe a quién consultar, o que de improviso le preguntan, o que el aprobador de recursos no estaba enterado? La matriz RASIC es una herramienta de sentido común, pero que pocas veces se despliega en los proyectos. Úsela en su empresa, en su área, en sus proyectos personales y marque esa diferencia positiva.

 

Ver artículo sobre Plan de acción.

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🔧 HERRAMIENTAS: Matriz Eisenhower: Importante vs. Urgente

Todos tenemos tantas actividades y/o deseos, que las cosas por hacer se amontonan en el escritorio, en la agenda, y al final necesitaríamos días de 48 o 72 horas para completar la carga. A veces resulta imposible cumplir con todos los pendientes, aun trabajando toda la noche.

Por tanto, lo más probable es que deje para después muchas cosas, o que simplemente muchas de esas cosas pendientes no las pueda hacer nunca. Entonces, se vuelve imperativo saber qué dejará sin hacer, qué delegará, y enfocarse en lo que realmente es importante, lo que debe estar alineado con sus metas. Porque si trabaja incesantemente en algo que no está alineado con sus metas, al final simplemente estará cansado física, pero sobre todo, emocionalmente.

Para dividir las actividades y verlas en su justa medida de urgencia e importancia, se desarrolló la matriz Eisenhower, que viene de la época de la segunda guerra mundial. Es un cuadro muy sencillo, donde usted colocará los pendientes relacionando si son poco o muy importantes, y sin son poco o muy urgentes. De esta manera, se crean cuatro cuadrantes:

Importante y urgente: Esos pendientes deben ser los primeros en resolver, quizás con ellos inicie su día o su semana, de tal manera que pueda desactivar las bombas que, en breve, le pueden complicar el resto de su vida. Algunos lo llaman el cuadrante de la inmediatez.

Urgente pero no importante: Lo mejor es delegar esas tareas, tienen fecha próxima pero no son relevantes para sus metas más elevadas. Puede entretenerse mucho, dar la impresión de estar muy ocupado, pero no avanza en sus actividades trascendentes.

Importante pero no urgente: Este es el llamado cuadrante de la eficiencia, aquí es donde debe poner mucha atención pues son las actividades que van a definir su vida futura: capacitación, salud, relaciones con sus seres queridos, manejo financiero, sucesión empresarial, plan estratégico de vida.

Ni urgente ni importante: Elimine estos pendientes, no son relevantes ni prioritarios. Lo que no le deje algo para sus metas, definitivamente sáquelos de su agenda y de su mente. No hay consecuencias.

Ahora que ha limpiado el panorama, puede dedicarse a sus actividades relevantes, esas bombas inmediatas que hay que desactivar, y luego a las tareas del cuadrante de la eficiencia. Y claro, este destilado debe estar reflejado en su prelunes.

De verdad, deseo que esta información le sea de gran utilidad.

Le recomiendo este artículo con otras herramientas de priorización.

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PRODUCTIVIDAD:🔧 Planeación de la semana o Prelunes

Para que usted obtenga mejores resultados en sus actividades, le tengo una técnica mencionada por prácticamente todos los gurús de la productividad: Planee con anticipación su semana, particularmente el lunes. Este consejo lo menciona Brian Tracy en su libro “Administración del tiempo”. Pero no haga su planeación el mismo lunes por la mañana, ya es demasiado tarde. Lo importante es dedicar las últimas horas del viernes (al evaluar los resultados de la semana) o a más tardar el sábado, para que pueda organizar sus pendientes de acuerdo con la matriz Eisenhower (urgente-importante, urgente-no importante, no urgente-importante, y no urgente-no importante).

Hacer este ejercicio de revisión de resultados y planeación básica, le ayudará a poner en su agenda las cosas que realmente muevan la aguja para que, desde las primeras horas del lunes, enfoque su atención. Sabrá a quién llamar, con quién agendar una cita, cuántos recursos necesitará, qué quedó pendiente. Es de los primeros hábitos de la gente altamente efectiva que menciona Covey: “Empezar con un fin en la mente” y “Poner primero lo primero”.

Así que ya lo sabe: Dedique unos minutos del viernes o sábado a hacer su listado de tareas, priorice aquellas que lo pongan más cerca de sus metas o sean urgentes y puedan tener consecuencias más graves, desactive esas bombas para limpiar su panorama, empiece el lunes mucho más enfocado, y no simplemente actuando de manera reactiva a las tareas que se le vayan presentando cuando no tiene un plan claro.

Lo importante de esta práctica no es resolver todo, sino planificar pues la mente no necesita tener todas las respuestas, es suficiente con saber que se tiene un plan que le permita abarcar las tareas. Y ese plan no puede darse sin tener claras las actividades que son prioritarias antes de que llegue la emergencia, es decir, bomberazos de lunes. Le recomiendo un gran artículo de Cal Newport, un autor estadounidense muy reconocido en temas de productividad y organización: https://calnewport.com/drastically-reduce-stress-with-a-work-shutdown-ritual/

Referencias:

Covey, S. (1990). 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México: Paidós.

Tracy, B. (2016). Administración del tiempo. Nashville: Grupo Nelson.

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  Actualización: 09 de enero de 2026