Los KPI de la capacitación 📝

Cuando usted contrata un curso, no sólo espera que sea un tiempo bien invertido en el presente, sino que lo sea en el futuro, es decir, que haya cambios que le permitan estar a la par de la competencia, o mejor aún, superarla en algún aspecto. Para ello, es importante que tenga en consideración cuando menos estos cuatro elementos:

1) Satisfacción de los asistentes con el contenido y con el ambiente: Qué tan bien les pareció el contenido, el instructor, el lugar. Este es el primer indicador, aunque es el más básico, ya que pudo gustarles mucho, pero si no aprendieron, para la empresa contratante fue un fracaso.

2) Aprendizaje retenido: Cuánto del contenido fue retenido por los asistentes, y es fundamental en un curso técnico, donde se requiere el manejo de ciertos conceptos. Por ejemplo, en áreas contables, financieras, aduanales.

3) Satisfacción del contratante con los cambios en conducta: Este es el punto clave para las empresas que contratan cursos con los cuales mejorar o cambiar las conductas de su personal, ya sea en temas técnicos, de organización, de administración; estos cambios en el actuar permitirán estar a la par o más allá de la competencia. Por ejemplo: cómo mejorar las ventas, cómo manejar ciertos equipos, cómo dar el mejor uso a un software nuevo

4) Ajuste al presupuesto: No es menor el tema, pues puede que tenga un genuino interés en rebasar a la competencia en ciertos aspectos administrativos, logísticos y técnicos, pero si su presupuesto no lo permite, sólo llegará hasta donde ese recurso le limite. Por lo tanto, debe buscar el curso que más satisfaga a los usuarios, que mayor carga didáctica tenga y que les cambie su actuar dentro de los límites de su cartera. No son pocos los casos que encuentra lo que busca, pero no le alcanza el recurso, y piense sólo cumplir el primero o el segundo de los KPI con el presupuesto que tiene, pero ¿eso le ayuda a alcanzar a la competencia? Si no es así, pues el gasto no tiene valor.

Si logra cumplir con estos cuatro KPI, puede decir que tuvo el mejor curso del año, ya que le permitirá ejercer un presupuesto de capacitación de forma efectiva y eficaz.

Estas ideas están muy en línea con los niveles de Kirkpatrick, un artículo publicado hace algunos meses, y con lo que mencionamos en la obra "300 indicadores clave de desempeño" cuya referencia está más abajo.

De menor importancia se tiene la puntualidad en el inicio y el término (a mí no me gusta que se corte el tema porque ya es la hora, cinco minutos pueden hacer la diferencia).

¿Usted qué opina, cón qué elementos evaluaría la capacitación que imparte?

Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

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 Actualización: 03 de diciembre de 2024 

📒 Metodología ILU: Crecer en capacidades

El tema de la capacitación para el trabajo es inagotable; ya sea que los entendidos le llamen capacidades, aprendizajes, experiencias, competencias, habilidades, u otro nuevo término, lo cierto es que esperamos que la gente pueda hacer su trabajo, bien desde la primera vez, idealmente con la menor cantidad de recursos. Pero la pregunta es, ¿cómo logramos ese cometido? En esas reflexiones estábamos hace algunos años, cuando nuestros colegas de Japón, nos indicaron un sistema muy simple pero efectivo para ver cómo la gente avanzaba en su entrenamiento. Esta es, pues, la metodología que aprendí cuando trabajaba para una empresa automotriz japonesa:

• Nivel I: Una persona realiza una tarea bajo la supervisión de un experto, es decir, se trata de un aprendiz.
• Nivel L: Una persona que ya puede realizar la tarea sin supervisión, ha pasado un tiempo con el experto y ha dominado la parte básica, ya no necesita que el experto esté permanentemente con ella/él, y el especialista sólo acudirá cuando haya preguntas o vea algún riesgo.
• Nivel U: Una persona que es tan hábil, que puede hacer de supervisor para otro aprendiz. Ya domina la tarea, es capaz de ver situaciones de riesgo y resolver problemas por sí misma, de tal suerte que ya puede actuar de tutor con un nuevo aprendiz.

Esto significa que debe darse un plazo para que las personas puedan aprender ciertas habilidades, y llevarlos de la mano bajo un plan, creciendo la complejidad de las tareas que se les encomiendan. El ejemplo típico es aprender a nadar, cuando las personas no pueden quedarse solas por el riesgo a que sufran un accidente; una vez que pueden nadar, el entrenador les indica lo que deben hacer y no necesita estar permanentemente con el ojo en los aprendices. Finalmente, y después de un proceso de aprendizaje, las personas podrían orientar a otros aprendices para que inicien sus actividades de nado. Lo mismo puede ser al conducir un auto, manejar alguna herramienta, aprender un deporte y convertirse en entrenador, etc.

El problema es que muchas veces en las empresas no tenemos la paciencia para que una persona adquiera destreza, sino que le enseñamos una sola vez y lo lanzamos al ruedo, con todos los riesgos de que algo salga mal, que los recursos se desperdicien, que los procesos no se completen, que los clientes se vayan por la falta de respuestas

Esta es, sin duda, una de las razones por las cuales muchos empleados se desmotivan, pues se les piden resultados sin darles los pormenores de las actividades. 

Le recomiendo leer el artículo "Evaluación de capacitación: Modelo de Kirkpatrick", también publicado en este blog.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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🔧 Evaluación de capacitación: Modelo de Kirkpatrick

Este tema yo lo aprendí hace mucho tiempo, y lo he aplicado en los cursos y diplomados que imparto, para beneficio de los clientes; se trata de un modelo desarrollado por Donald L. Kirkpatrick en la década de los 60, que buscaba una manera de evaluar la formación universitaria y laboral; para ello creó una serie de 4 etapas, cada una con mayores requerimientos que la anterior. Le presento el detalle:

En el primer nivel, tenemos el gusto o aprobación de los asistentes. Típicamente, se responde a una pregunta parecida a esta “qué le pareció el curso”, para obtener una opinión, una medida cualitativa; sin embargo, aunque el evento le haya gustado mucho a los asistentes, o se hayan divertido, en realidad no se tiene la imagen de si aprendieron algo.

En el segundo nivel, además de haberles gustado a los asistentes, ya se involucra el aprendizaje. Normalmente, se revisa si se cumplió este nivel, mediante una evaluación de los conceptos o habilidades adquiridas. Si se cumplen ambos niveles, mucho mejor, pues además de disfrutar del evento, se llevan conocimiento.

En el tercer nivel, desde el punto de vista de la empresa, ya empezamos a ver más claro, pues aquí se mide si la capacitación modificó el comportamiento de las personas; evidentemente, el conocimiento ya se asimiló, y en el ideal, se espera la modificación de hábitos relacionados con el puesto o la actividad.

En el cuarto y último nivel, se mide si la capacitación influyó en los resultados del negocio. No basta con que haya sido un bonito curso, con haber aprendido algo, y que se haya generado un cambio en el comportamiento, sino que todo eso debe impactar en los resultados del negocio. Por ejemplo, un vendedor que va a un curso donde le enseñan técnicas de venta, modifica sus conductas, su modo de tratar al cliente, las maneras de realizar el cierre, y eso genera un 10% más de ventas, comparado con el mismo periodo del año anterior. Esto también podría aplicarse a cursos de seguridad, atención al cliente, información técnica, etc.

En el párrafo anterior mencioné que el cuarto era el último nivel de Kirkpatrick, y así es en la publicación original, sin embargo, se desarrolló un modelo basado en éste, para medir el retorno de la inversión sobre la capacitación (modelo de Phillips); cuánto se gastó en el entrenamiento, y cuánto se tuvo de retorno. Y es que justamente este punto es el que les complica a muchas empresas: mandan a su personal a capacitar, contratan cursos y luego no ven ningún retorno. Me parece que desde el principio, se debe dejar muy claro qué y cuánto se espera de las personas que atienden a la capacitación, ya sea en proyectos, en ahorros por determinadas conductas, en incremento en ventas, es decir, algún valor cuantificable dada la inversión realizada. 

Como anécdota, conocí un caso en una empresa de Ecuador, donde le hacían firmar a las personas que, de asistir a un determinado curso, no podrían renunciar en un plazo de al menos 12 meses, mientras se obtenía el retorno por la inversión realizada.

Obviamente, esto tiene una gran utilidad en las empresas, para saber de qué manera los recursos asignados, van a tener un impacto positivo en la organización. Pero también a nivel personal: Si usted se inscribe en un curso, diplomado, maestría, o lo que sea, debería tener en mente qué espera modificar en su conducta o desempeño profesional y cuánto esperaría obtener como retorno. Si gasta mil pesos en un curso de alguna materia, al menos esperaría un proyecto que le reditúe varias veces ese monto, ¿no?  Suena reduccionista, muy materialista, pero si no obtenemos un beneficio tangible (en lo económico, en posicionamiento profesional, en nuestras relaciones con clientes y otras personas) por el tiempo y dinero invertido, ¿cuál sería el sentido de esa actividad?

Cuando se trate de capacitación, entonces, ya lo sabe: elija un curso que le permita aprender, modificar conductas y generar beneficio para la empresa o usted, dependiendo quien lo contrate, y en todo caso, busque la multiplicación de su inversión. Y recuerde: la capacitación debe estar en todo tablero gerencial de control.

Espero que esta información le sea de utilidad; le invito a compartir este artículo y leer otras entrada de mi blog (como los temas de capacitación para 2022), y quedo atento a sus comentarios.

 

Artículo recomendado: Billetes con temas de educación.

Referencia:

Herrero, P. P. (2000). Evaluación del impacto de la formación de las organizaciones. Educar, 119-133.

 

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