Gestión enfocada en datos o Datafication

Juan Pérez es responsable de la operación de una franquicia. El corporativo le pide un porcentaje de atracción de clientes de un 70%, es decir, que a 7 de cada 10 clientes a los que les haya vendido alguna vez, les vuelva a contactar para una nueva venta. Sin embargo, a pesar de sus esfuerzos, Juan no pasa del 62%. El corporativo no entiende porqué, pues tiene los datos del 98% de los clientes, o al menos eso es lo que observan en su base de datos. 

- Es qué muchos son incontactables.

- ¿Cómo que incontactables?

- Es que los teléfonos no son correctos, o los correos electrónicos rebotan, no podemos contactarlos.

Típico caso de muchos datos, pero poca información. Dicen que la información es poder. Pero si se tiene la información, desorganizada, sin accesos simples, sin conclusiones sustanciales, ¿dónde queda el poder, cómo tomar las decisiones? 

De aquí nace la idea de la gestión enfocada en los datos, hacer que cada pieza de información cuente, que soporte alguna decisión empresarial, sea de contratación, diseño, mercado, finanzas, etc. 

Desde hace ya años, las compañías están generando multitud de datos debido a las ventas, los procesos productivos, las interacciones con los clientes y proveedores, las acciones de los empleados, la contabilidad, la logística, los inventarios, interacciones de mercados, investigación y desarrollo, entre otros. Sin embargo, muchos datos no son considerados en la toma de decisiones, debido a que están en sistemas anticuados, la recuperación es lenta, hay desorganización, o definitivamente no se tiene un estadístico que pueda interpretar o correlacionar la multitud de datos.

La gestión basada en datos, o datificación, fue un término acuñado en 2013, de acuerdo con Santos (2022), que busca no sólo sacar conclusiones a partir de los datos, sino nuevas soluciones de negocio identificando las tendencias, que antes no se podían obtener. Por ejemplo, las tendencias de algunas plataformas de comunicación permiten colocar los recursos mercadológicos con velocidad no vista antes. O los datos sugieren cambios en el diseño de algunos artículos, para adecuarlos a nuevos mercados o segmentos de reciente aparición, como las aplicaciones de IA.

Cabe aclarar que el acopio de datos por medios digitales no es similar a tener datos en medios tradicionales y simplemente digitalizarlos, pues se pierde la frescura; la datificación es el acopio en línea para el análisis inmediato. Si simplemente quiere digitalizar su archivo histórico, estará viendo una imagen en baja resolución, o definitivamente en blanco y negro.

Si usted tiene datos, y no los ocupa, o no los entiende, o no cambia sus procesos para la mejora, es como si no existieran. Contrate a un profesional de los datos, posiblemente un estadístico, un experto en marketing estratégico, o una compañía de cloud-computing que le permita el uso de herramientas mucho más sofisticadas que las que podría adquirir una empresa micro o pequeña (SaaS, software as a service, para empezar), para que le ayuden a organizar y proteger los resultantes de las interacciones, y disponga sus herramientas para el trabajo de rediseño a fin de entregar nuevas o renovadas experiencias. Si no lo hace usted, seguro alguien más ya lo estará pensando.

De hecho, y dado que mi área de concentración profesional es la administración por objetivos, los KPI pierden significado si los datos están incompletos, incorrectos, no son continuos (desactualizados), tienen distintas unidades (no son consistentes). Y eso sólo para ejemplificar los procesos que están en marcha, imagine cómo tomar decisiones para el futuro con datos "chuecos".

Referencias:

Santos, R. (September 15, 2022). What is datafication and why it is the future of business. Airswift. Recuperado de https://www.airswift.com/blog/datafication

Bersin, J. (2012). The datafication of HR. Deloitte. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/insights/us/articles/dr14-datafication-of-hr/DR14_The_Datafication_of_HR.pdf

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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🔧 OPM: Reporte pionero de la administración

Uno de los artículos que pueden considerarse semilla en el tema de los reportes ejecutivos, es el de Riaz Khadem titulado “One page management” o reporte de una hoja. En 1988, hace más de 30 años, cuando apenas estábamos en la primera ola de las computadoras personales, ya se hablaba de cómo dar visibilidad sobre el status de su departamento, para los gerentes de las distintas áreas, de una manera muy manejable, altamente ejecutiva y accionable, para saber qué va bien, qué no va bien, qué es una enfermedad crónica, y quién posiblemente tiene la solución a la situación observada.

Con tantas actividades, los gerentes y directores de las áreas (incluso, los dueños de una micro o pequeña empresa) deben estar informados de una manera ejecutiva de la situación del negocio: ventas diarias, utilidad, almacén, inventario, producción, recursos humanos, créditos otorgados, vencimientos, productividad, eficiencia, satisfacción del consumidor, mermas, etc. Lograr esto hoy no es complicado, pero en 1988, cuando ni siquiera había visto la luz Microsoft Excel para Windows, era toda una hazaña: Llevar los cálculos estadísticos y elaborar gráficas de manera cotidiana, no era una tarea sencilla. Sin embargo, había la necesidad de tomar decisiones por lo que se hizo indispensable desarrollar una metodología que permitiera entender la empresa como una serie de engranajes más o menos sincrónicos, cómo detectar las áreas de oportunidad dentro y entre esos engranes, visualizar tendencias para anticipar amenazas y generar líneas de acción que permitieran tomar la mejor decisión, con los recursos disponibles en el momento.

Hoy, gracias a la tecnología, podemos seleccionar qué áreas de la empresa queremos observar, en qué periodo, contra qué factor comparar, modificar las gráficas, definir líneas de tendencia, cambiar el escenario del reporte, consultar los históricos, definir accesos, distribuir información por diferentes medios. Sin embargo, lo que hoy consideramos como automático, hace años era simplemente un buen deseo de los abuelos o padres de los actuales administradores.

Referencia:

Para conocer más de este tema: Khadem, R. (1988/89, Winter) One Page Management. National Productivity Review. 8(1) o lo puede encontrar en https://doi.org/10.1002/npr.4040080107

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