HERRAMIENTAS: Plan de acción 📝

Esta es una de esas herramientas sine qua non de la administración, para llevar el seguimiento de proyectos y pendientes, ya sea para mejora, ampliación, corrección, reducción, introducción o cierre de actividades; si bien no tiene un formato 'oficial', si tiene varios elementos a los que hay que atender puntualmente.

Un plan de acción debe tener 1) un objetivo claro (un entregable), 2) una fecha de término (con fechas intermedias para las actividades), 3) acciones específicas interrelacionadas o interdependientes, 4) responsable (s), y 5) formas de medir el avance o el retraso. Puede haber otros elementos, pero los básicos son los ya mencionados.

Un plan de acción puede relacionarse con un diagrama de Gantt, ya que permite organizar las acciones, ver el orden y la relación. La mayor diferencia está en la visualización: Gantt es visual, el progreso se ve en barras y mediante flechas, y el plan de acción es más textual, menos colorido.

También se relaciona con la Matriz RASIC, para saber cuáles serán los papeles que jugarán las personas involucradas en el plan.

Una de las prácticas que he observado en las empresas en que he laborado, es que se solicitan demasiados planes, se abusa en el uso de la herramienta. Y de repente, una persona puede tener participación en una veintena de planes, con la consecuente confusión de tareas, plazos, roles. No he encontrado una referencia confiable acerca del número de planes de acción que pueda manejar una persona, pero yo creo que más allá de una decena (dependiendo del nivel jerárquico y de la complejidad de los planes) pueden traer complicaciones para el seguimiento. Si hay demasiados planes, quizás sea importante priorizar, para lo cual le recomiendo la Matriz Eisenhower.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

📝 Blog de numismática: https://alainsanchez-coleccionistabilletes.blogspot.com/

 Actualización: 5 de julio de 2024 

PRODUCTIVIDAD:💡 Su logística semanal

Cuando vamos a realizar un viaje, digamos que estamos planeando unas vacaciones, por lo general estudiamos la ruta (carretera, kilometraje al destino, puntos intermedios), vemos el lugar en que nos hospedaremos y la forma de arribar, los lugares de interés que planeamos visitar cada día, los restaurantes, clima en el sitio, y en base a ello acomodamos nuestro equipaje y presupuesto.

Ahora imagine que usted hará un viaje en el tiempo, de lunes a viernes. Usted espera llegar al viernes y estar en un lugar diferente del que inició la semana; para estar en ese lugar distinto, debería conseguir algunas "metas", alcanzar ciertas marcas en su camino, es decir, arribar al puerto.

Pero si no planea el viaje, si simplemente espera que llegue un día tras otro, o lo disfraza ocupándose en resolver los muchos pendientes que surgen día a día y nada más, cuando llegue el viernes usted estará, por decirlo de alguna manera, en el mismo lugar en que empezó la semana, porque no hizo ningún progreso real, salvo resolver los pendientes cotidianos, esos que nunca se acabarán.

Por lo tanto, es imperativo que tenga una logística semanal, que haga una ruta para avanzar en sus metas mensuales y, mejor aún, anuales. Por ejemplo, si usted espera hacer un avance en su tesis (en caso que le falte), quizás deba invertir 20 horas en el mes, una hora diaria, o planear las cosas para que la mañana del sábado se pase trabajando en ello, pero tendría que hacer un espacio en su agenda para que nada le quite la intención de dedicarle el día mencionado a esa tarea. Lo mismo podría decir de aprender un idioma, un oficio, hacer alguna actividad física, agendar alguna reparación doméstica, una o varias citas con prospectos de negocio (quizás empiece a trabajar una hora antes en su labor habitual, para salir a determinada hora y cumplir con esa meta). 

Para ello, le recomiendo que haga un calendario, o consiga una agenda y apunte (si, de su puño y letra) las actividades importantes; muchas personas confían en las agendas electrónicas, pero el hecho de apuntarlo con su letra tiene un efecto mnemotécnico más poderoso. Así estará creando su logística semanal, y puede apoyarse en la técnica del prelunes.

Y así como a veces, en un viaje, no logramos entrar a un espectáculo, o no conseguimos visitar un restaurante, también en ocasiones le pasará en su logística semanal, pero lo importante es que entre el 80 y 90% de las actividades agendadas, las cumpla. Eso sin duda le ayudará a avanzar en sus metas semanales, mensuales y anuales. Y recuerde que comerse un elefante no es tan complicado, sólo debe hacerlo bocado a bocado.

Si le ha gustado este artículo o conoce alguien a quien pueda serle útil, por favor, no dude en compartirlo.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ 

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S  

    

Mi canal de Youtube: 📹 https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg