HERRAMIENTAS: Matriz de evaluación de riesgos ⚡️🧨

Esta es una herramienta claramente de la alta administración, pues en función de los datos (probabilidad y riesgo), su conocimiento del medio y del equipo que le acompaña, puede decidir uno u otro curso de acción, para llevar a la compañía al mejor resultado considerando el menor riesgo.

Se identifica su origen como reciente (fines de la década de los 90), y fue desarrollada por la Fuerza Aérea de Estados Unidos, para evaluar algunos de los proyectos que entonces operaba. El artículo en que originalmente apareció es Garvey, P.R. and Lansdowne, Z.F. (1998) Risk Matrix: An Approach for Identifying, Assessing, and Ranking Program Risks. Air Force Journal of Logistics, 22, 18-21.

Esta matriz es construida en 2 ejes: En las X, la probabilidad de que ocurra un evento, y en la Y, el riesgo que constituye (para la seguridad de la empresa, para las finanzas, la estabilidad).

La escala de ambos ejes es arbitraria, puede en en aumento de 10, 20 o 25%, y por lo general la baja probabilidad y bajo riesgo se colorea de un color verde muy notorio; aquí son eventos que tienen menos del 5% de probabilidad y con bajo riesgo a la seguridad de empleados o clientes, o el patrimonio. Por el contrario, los eventos en el cuadrante superior derecho, es decir, los de alto riesgo y alta probabilidad, prácticamente son inminentes y afectarían gravemente la seguridad o el patrimonio; por ejemplo, en alguna ocasión en que laboraba en Pepsico (la planta de Atlacomulco, ubicada en el margen del río Lerma), se nos dijo que había un riesgo inminente de desbordamiento del río, por lo que era muy elevado el riesgo de perder materias, maquinaria.

Esta matriz no sólo debe hacerse en la empresa, sino que es muy aconsejable hacerlo en casa; empiece por identificar las consecuencias de la pérdida de algunos documentos o posesiones (escrituras de casa, documentos de identidad) y actúe en consecuencia: respaldos digitales, cajas de seguridad, duplicados en domicilios de familiares, etc. Aquellas situaciones que tengan baja probabilidad y bajo impacto (como en la matriz Eisenhower) puede omitirlas de su punto focal, y concentrar el esfuerzo donde confluyen las mayores probabilidades y consecuencias.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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 Actualización: 5 de agosto de 2024 

🔢 HERRAMIENTAS: Matriz de priorización y Matriz de decisión

Hace algunas semanas, publiqué un artículo en que describía una de las herramientas más utilizadas en la priorización de las tareas, la Matriz de Eisenhower, pero esta sólo relaciona dos variables: urgencia e importancia, sin embargo, en los proyectos, muchas veces se tienen que considerar más de dos variables, por lo que a continuación describiré un par de herramientas adicionales:

Matriz de priorización de la acción: Parecida a la Eisenhower, permite relacionar esfuerzo e impacto; debe enfocarse en las actividades de mas impacto, primero acometiendo las que requieran menos esfuerzo y luego aquellas que requieran mayor esfuerzo. Obviamente, aquellas tareas que requieran gran esfuerzo y no tengan impacto, elimínelas.

Matriz de decisión: Una de las formas más sencillas de matriz de análisis para decisiones con criterios múltiples.La idea es que genere una matriz colocando en las filas las alternativas (por ejemplo, proveedores) y en las columnas los atributos a evaluar (por ejemplo, costo, distancia, crédito, calidad, tiempo de entrega, etc.) y evalúe cada atributo con una escala predefinida (por ejemplo, de 1 a 5 o de 1 a 10, siendo el 1 lo más bajo y el 5 o 10 lo más alto). En cada atributo, calificará a los proveedores según su desempeño y al final tendrá una columna con el puntaje total, haciendo más sencilla la decisión.

Evidentemente, antes de priorizar las tareas se requiere tener el objetivo claro, para eliminar las que no se alineen con la meta y luego decidir entre las diferentes opciones.

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🔧 La matriz RASIC: Comunicación de responsables en proyectos

Hoy le presentaré una herramienta que le ayudará a organizar sus tareas y proyectos.

Para toda actividad, y más cuando una esté ligada a otra y se convierta en secuencia o proceso, hay varios factores que no pueden faltar: definición clara de la tarea y el fin de la misma, quién lo hará, y qué tiempo tiene para completarla. Sin duda, puede haber otros elementos pero estos son los indispensables.

Ahora, para que una persona o equipo concluya una actividad asignada, puede requerir el apoyo en forma de aprobación, proveerle de mayor información o elementos físicos, o simplemente avisar que se ha concluido. La herramienta con la cual se informa al equipo de cuál es el rol individual dentro de una actividad o proyecto, es la llamada matriz RASIC, que son las iniciales de Responsable, Aprobador, Soporte, Informe y Consulta (las siglas en inglés son Responsible, Approving, Support, Inform, Consulting).

El responsable, ni hablar, es el dueño de la actividad, a quien le pedirán cuentas. Toda tarea debe tener un responsable.

El aprobador es aquella persona de la cual pueden depender los recursos o permisos necesarios (por ejemplo, accesos en caso de sistemas de información)

Soporte: Aquellas personas que pueden requerirse en el curso de la actividad, sin que sean los dueños de la misma, sino apoyos eventuales.

Informe: Quien debe recibir el resultado de la actividad, a quien se le entrega. Idealmente, toda tarea terminada debe informarse para coordinar la secuencia.

Consulta: Quien puede proveer guía o conocimiento especializado para completar la tarea.

Como advertencia, no todas las actividades requieren todos los roles, es posible que no se requieran aprobaciones ni consultas con expertos, sino sólo quien hace la tarea y quien recibe la notificación de cumplimiento. No ponga mas de un responsable y aprobador por tarea, si se requiere, divida la tarea. La práctica me ha enseñado que no se puede ser aprobador y responsable al mismo tiempo (juez y parte), y tampoco se puede poner en la misma casilla que es responsable de la tarea y recibe informe (se platica a si mismo).

Idealmente, en el lanzamiento de todos los proyectos, se debe convocar a todo el equipo, especificar las tareas, asignar los roles y es en ese momento que se despliega la matriz RASIC. Sin embargo, en el 90% de los proyectos que he visto, carecen de esta matriz por lo que la comunicación no es muy fluida, hasta que se corrige este faltante.

En su trabajo, ¿cuántas veces falla esta comunicación en los proyectos, cuántas veces se sorprende porque no sabe a quién consultar, o que de improviso le preguntan, o que el aprobador de recursos no estaba enterado? La matriz RASIC es una herramienta de sentido común, pero que pocas veces se despliega en los proyectos. Úsela en su empresa, en su área, en sus proyectos personales y marque esa diferencia positiva.

 

Ver artículo sobre Plan de acción.

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