Dr. Alain Salomón Sánchez Téllez, Consultor KPI

Esta es una de esas herramientas sine qua non de la administración, para llevar el seguimiento de proyectos y pendientes, ya sea para mejora, ampliación, corrección, reducción, introducción o cierre de actividades; si bien no tiene un formato 'oficial', si tiene varios elementos a los que hay que atender puntualmente. Un plan de acción debe tener 1) un objetivo claro (un entregable), 2) una fecha de término (con fechas intermedias para las actividades), 3) acciones específicas interrelacionadas o interdependientes, 4) responsable (s), y 5) formas de medir el avance o el retraso. Puede haber otros elementos, pero los básicos son los ya mencionados. Un plan de acción puede relacionarse con un diagrama de Gantt , ya que permite organizar las acciones, ver el orden y la relación. La mayor diferencia está en la visualización: Gantt es visual, el progreso se ve en barras y mediante flechas, y el plan de acción es más textual, menos colorido. También se relaciona con la  Matriz R

¡Hola hola!  Estoy en el esfuerzo de hacer un listado con las 50 herramientas indispensables para los administradores, con vínculos a sus respectivos artículos. Evidentemente, faltan por lo que mucho agradeceré su aporte, pues es un trabajo colaborativo: Establecimiento y difusión de misión y visión ( artículo ) Lista de pendientes ( to-do list ): ( artículo ) Plan de acción ( artículo ) Matriz Eisenhower ( artículo ) ( video ) Matriz de priorización de la acción ( artículo ) Matriz de decisión ( artículo ) Metodología SMART ( artículo ) Diagrama de Gantt ( artículo ) Diagrama PERT ( program evaluation and review technique ): Matriz FODA o SWOT ( artículo ) Matriz PEST ( artículo ) Cuadro KPI ( artículo ) OKR ( objectives and key results ) Lista de verificación o checklist ( video ) ( artículo ) Ranking ( artículo ) Método de la ruta crítica o CPM Ecuación para cálculo de tareas ( artículo ) Matriz de responsabilidades o RASIC ( artículo ) Diagrama de flechas Project network diagrams

En este breve artículo, voy a contarle una historia que se relaciona con hábitos y mejora tanto en su persona, su casa, como la empresa y el lugar en que vivimos. A finales de la década de los 60, el investigador Philip Zimbardo hizo un experimento con dos autos idénticos en modelo y color, sólo que se colocaron en zonas muy diferentes, para ver qué efecto tendría en la comunidad un auto abandonado. En una de las zonas (el Bronx) fue rápidamente vandalizado, pero en la otra zona (Palo Alto, California), nada ocurrió. Sin embargo, después de una semana, el auto intacto fue intencionalmente dañado por los investigadores (se rompió una ventana) y el resultado fue, que en pocas horas, el auto fue vandalizado exactamente igual que el del Bronx. Esto condujo a la teoría de las ventanas rotas de James Q. Wilson y George L. Kelling: Un pequeño detalle como un vidrio roto atrae más daños (más vidrios rotos y la ocupación del bien). Esto usted lo puede ver en su casa, en su oficina y en los alre

Existen distintas técnicas para abordar los problemas: desde el punto de vista de la ingeniería, de las finanzas, del uso del cliente, de los requerimientos legales. Y todas son útiles, pero a veces se requieren enfoques holísticos, no sólo desde la perspectiva de un área en particular, y es aquí donde puede ser de utilidad la mecánica que le presento a continuación. SCAMPER es una técnica para generar ideas partiendo de un producto, servicio o proceso, al cual se le harán modificaciones de acuerdo al siguiente anagrama: Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Propósito nuevo, Eliminar y Reorganizar. Fue creada por Bob Eberlee en 1971, como un refinamiento a la técnica de lluvia de ideas o Brainstorming, tratándole de dar cierta estructura a las ideas que un grupo podía generar. Esta es una técnica simple que permite generar ideas enfocadas al trabajar en una pregunta relacionada con un producto o servicio; es muy útil para utilizarla con personas de diferentes áreas que no tengan ceg

Hace algunas semanas, publiqué un artículo en que describía una de las herramientas más utilizadas en la priorización de las tareas, la Matriz de Eisenhower , pero esta sólo relaciona dos variables: urgencia e importancia, sin embargo, en los proyectos, muchas veces se tienen que considerar más de dos variables, por lo que a continuación describiré un par de herramientas adicionales: Matriz de priorización de la acción : Parecida a la Eisenhower, permite relacionar esfuerzo e impacto; debe enfocarse en las actividades de mas impacto, primero acometiendo las que requieran menos esfuerzo y luego aquellas que requieran mayor esfuerzo. Obviamente, aquellas tareas que requieran gran esfuerzo y no tengan impacto, elimínelas. Matriz de decisión : Una de las formas más sencillas de matriz de análisis para decisiones con criterios múltiples.La idea es que genere una matriz colocando en las filas las alternativas (por ejemplo, proveedores) y en las columnas los atributos a evaluar (por ejemplo,

Hace meses, publiqué un par de artículos breves donde exponía el por qué se hacen mediciones en las empresas: Por qué medimos en las empresas , y  Decidimos medir y medimos para decidir . Las mediciones de desempeño son la única manera de ver cómo se comporta la empresa en el tiempo, en ciertos parámetros elegidos para asegurar la supervivencia del negocio, la organización. Vealo de una manera muy simple: En un auto, usted tiene indicadores que le muestran el estado de vehículo; cuando va al doctor, también obtiene mediciones del comportamiento corporal; en la escuela, hay reportes sobre aprovechamiento, conducta. En nuestras finanzas, tenemos mediciones que nos indican los ingresos y los egresos, los ahorros, las deudas. Es decir, estamos habituados a las mediciones, o deberíamos estarlo, pero por alguna razón (costumbre, idiosincrasia, hábito o falta de ellos) generalmente no llevamos un seguimiento cotidiano  o frecuente. En mi quehacer profesional, he visto cómo algunas personas y

Las 5S son una metodología de mejora, con base en el orden, la limpieza y la disciplina. Es complicado producir calidad en un sitio donde abunda el desorden y la suciedad, por lo que las 5S serán pre-condición para los esfuerzos más serios de mejora. Un ambiente ordenado y limpio permite detectar rápidamente las desviaciones, posibilita el trabajo estandarizado al no tener elementos innecesarios, hace eficientes los movimientos y la utilización de herramientas (al reducir el tiempo de búsqueda). Los resultados en todas las empresas deben ser superiores a 90%, y en algunas empresas nada por debajo del 99.8% es aceptable (empresas de alimentos y farmacia), durante un largo periodo. Las 5S hacen referencia 5 palabras en japonés: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, y la adecuación al español, utilizando un recurso mnemotécnico es Selección, Organización, Limpieza, Estandarización y Seguimiento o Sostenimiento, por lo que se conoce como SOLES. La evaluación se hace respondiendo a u

En su libro "Calidad, productividad y competitividad: La salida de la crisis", de 1982, W. Edwards Deming, el reconocido profesor estadounidense que ayudó en la reconstrucción de la industria japonesa tras la segunda guerra mundial, expone lo que, a su parecer, son las 7 enfermedades mortales de la gestión occidental, por la cual (obviamente) estamos muy influenciados. Le recomiendo que las revise, pues a pesar de los años que han pasado desde que se publicó el libro, parecería que seguimos recorriendo muchos de estos caminos sin aprender de los errores: 1. Carencia de constancia en el propósito  - Lamentablemente, como he mencionado en distintos textos y videos, trazamos metas sin medir el esfuerzo requerido, y pronto abandonamos; el ejemplo más claro son los propósitos de año nuevo, de los cuales un porcentaje cercano al 90% muere en la primera quincena del año. 2. Énfasis en los beneficios de corto plazo - Sin duda, una característica de este tiempo, la gratificación i

En el mundo empresarial, utilizamos palabras que proceden de otros idiomas y que cobran un sentido particular, y más que una imagen abre la puerta a un nuevo mundo de posibilidades. Una de esas palabras es precisamente Kaizen , que muchos han traducido como cambio constante y se ha llevado hasta mejora continua. Ver video: Kaizen vs kaikaku De acuerdo con Masaaki Imai (2002), precisamente en su libro Kaizen, uno de los mejores ejemplos de esta práctica, orientado a la producción, se tuvo en los años 60-70 dentro de la empresa Toyota, de la mano del legendario Taichii Ohno, quien dedicó años al estudio y mejora del sistema de producción de esa firma automotriz, buscando incansablemente las oportunidades de mejora y la detección de los enemigos de la productividad, uno de los cuales era el desperdicio. Ohno identificó distintas maneras mediante las cuales, los recursos de una empresa se desperdiciaban, y se dedicó tenazmente a minimizarlas y hasta desaparecerlas. De ese estudio, se gener

Hace algunas semanas, comenté con usted l as 3 M que reducen la productividad en las empresas: Muda, Mura y Muri , y en la entrega anterior hablé de un segundo principio en la administración del tiempo . Hoy abundaré un poco en este punto, para ayudarle a eficientar sus procesos: Los 4 principios de la economía del movimiento. Tiene mucho que ver con los 7 tipos de desperdicio que menciona Toyota en su metodología, y que tocaremos en un próximo artículo.. Los 4 principios de la economía del movimiento son pan de todos los días para los ingenieros industriales, toda vez que se trata de estudiar los tiempos y las actividades, con el fin de detectar puntos de mejora. La idea aquí es revisar cuando tiempo se tarda uno o varios individuos en moverse para preparar o realizar un trabajo productivo, considerando los movimientos que normalmente se hacen, y cuanto tiempo se harían al aplicar los principios que abajo describo; realmente es sorprendente la mejora. 1) Reducir el número de veces que

Hasta ahora, hemos expuesto la necesidad de medir y llevar un registro que nos permita determinar si lo estamos haciendo "bien" en ciertos parámetros que elegimos como importantes para la supervivencia de la empresa, es decir, los KPI. Sin embargo, ¿cómo saber si efectivamente estamos avanzando, si el ritmo es adecuado? Esto sería tanto como un deportista que establece su meta de tiempo para una competencia, y se mide de manera constante, pero llega un momento que no avanza, e incluso puede retroceder, si es que no tiene alguien que le proporcione una opinión acertada en el momento específico.  Le recomiendo el siguiente artículo: Cómo se definen los KPI . En los deportes, y creo que en muchas otras actividades como los negocios, la maestría se obtiene al hacer una cosa de manera repetida (algunos dicen que diez mil veces), pero no es suficiente con mecanizar una operación, sino que debe haber una práctica guiada que le evite caer en el exceso de confianza o tomar atajos pel

Hace muchos años, cuando la gente bajaba a las entrañas de la tierra, los mineros, lleveban con ellos una jaula con un canario en el interior. Ellos sabían que el "espíritu de las minas", el terrible gas grisú, era mortal para los pájaros, y cuando esa ave había muerto era momento de abandonar el sitio por riesgo de una explosión. Este fue uno de los primeros ejemplos de una alerta temprana, una señal de que algo iba tan mal que podía ser fatal. Todo proceso genera datos: ventas, producción, logística, satisfacción de consumidores, relaciones laborales. Los procesos que son vitales para la supervivencia de la empresa se agrupan como "clave", y las mediciones que muestran cómo se comporta cada uno de esos procesos son lo que llamamos indicadores clave o KPI. Normalmente, si un proceso es clave para la supervivencia de la organización, está bajo vigilancia y con medidas de control, para evitar sustos o problemas mayores. Esas medidas de vigilancia son lo que denomina