HERRAMIENTAS: Plan de acción 📝

Esta es una de esas herramientas sine qua non de la administración, para llevar el seguimiento de proyectos y pendientes, ya sea para mejora, ampliación, corrección, reducción, introducción o cierre de actividades; si bien no tiene un formato 'oficial', si tiene varios elementos a los que hay que atender puntualmente.

Un plan de acción debe tener 1) un objetivo claro (un entregable), 2) una fecha de término (con fechas intermedias para las actividades), 3) acciones específicas interrelacionadas o interdependientes, 4) responsable (s), y 5) formas de medir el avance o el retraso. Puede haber otros elementos, pero los básicos son los ya mencionados.

Un plan de acción puede relacionarse con un diagrama de Gantt, ya que permite organizar las acciones, ver el orden y la relación. La mayor diferencia está en la visualización: Gantt es visual, el progreso se ve en barras y mediante flechas, y el plan de acción es más textual, menos colorido.

También se relaciona con la Matriz RASIC, para saber cuáles serán los papeles que jugarán las personas involucradas en el plan.

Una de las prácticas que he observado en las empresas en que he laborado, es que se solicitan demasiados planes, se abusa en el uso de la herramienta. Y de repente, una persona puede tener participación en una veintena de planes, con la consecuente confusión de tareas, plazos, roles. No he encontrado una referencia confiable acerca del número de planes de acción que pueda manejar una persona, pero yo creo que más allá de una decena (dependiendo del nivel jerárquico y de la complejidad de los planes) pueden traer complicaciones para el seguimiento. Si hay demasiados planes, quizás sea importante priorizar, para lo cual le recomiendo la Matriz Eisenhower.

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