Dinero y tiempo. Estas dos palabras por
separado tienen un gran sentido en el ámbito empresarial, y son relacionadas
mediante una expresión simple pero poderosa: El tiempo significa dinero. Baste
pensar que un doctor nos dedica su tiempo para diagnosticar, y debemos pagarle.
Un arquitecto dedica su tiempo para trazar una casa, una oficina, y nos cobra
por ello. Un maestro de obras nos cobra por semana laborada. Una enfermera tasa
sus servicios por día de atención. Un consultor se cotiza por día o hasta por
hora. Nuestros empleados son remunerados por semana, quincena o mes de trabajo.
Entonces, existe una poderosa relación entre el tiempo de una actividad y el
pago que debemos hacer, por lo que es indispensable minimizar o eliminar todo
aquello que reduzca el tiempo dedicado al trabajo productivo.
En la concepción japonesa del
trabajo productivo, se han detectado cuando menos 3 condiciones que impactan
negativamente en la productividad laboral, y las han definido como las 3 M’s: Muda, Mura y Muri, que
traducido al español son Innecesario, Inestable e Imposible. Veamos cómo cada
una socava de alguna forma la condición laboral ideal.
Muda
o el Innecesario es todo aquello que
no pertenezca naturalmente al trabajo encomendado, y que estorbe o perturbe el
movimiento fluido. Por ejemplo, en un cajón de herramientas, puede haber
utensilios de sobra, lo que impide que el trabajo fluya pues se tienen que
buscar y rebuscar las herramientas. En este sentido, Muda se reduce aplicando la primera y la segunda de las 5S
(selección y orden). También, Muda
hace que se incremente el pasivo en una empresa, pues al tener herramientas de
más, cuyo tiempo de uso es muy espaciado, estamos reduciendo la posibilidad de
tener el dinero invertido en otros recursos más productivos. Es importante hacer una evaluación del flujo de personas, herramientas, vehículos, materiales, para eliminar el innecesario; ahora, puede que sea necesario en un lugar e innecesario en otra, lo lógico es ponerlo en el sitio correcto y evitar interrupciones al flujo de trabajo y hasta accidentes (un poco en serio y un poco en broma: piense cuántas veces se ha levantado de noche, y para no despertar a nadie, no prende una luz, pero eso hace que no vea un juguete con el que se tropieza, o una mochila con la que se pega en el pie y duele horrible).
Mura
o Inestable es aquella condición
potencialmente cambiante, que reduce la calidad o incrementa el riesgo de
accidente en la cual solicitamos se haga una actividad. He visto como en muchas
empresas pequeñas se hacen reparaciones provisionales (que luego resultan
permanentes) con un alambrito; he detectado en muchísimas empresas como dejan
herramientas, materias primas, documentos, en un estante ‘por mientras’, y se
convierte en un almacén temporal de todo, donde puede haber objetos filosos,
rotos, mal acomodados, obsoletos, que eventualmente caerán o estorbarán. Mura se reduce aplicando la 3ª y la 4ª de las 5S (limpieza y estandarización),
concientizando a las personas de que lo Inestable es sinónimo de un accidente
potencial, de que algo se haga mal, se pierda o rompa, y que ello tendrá
consecuencias económicas en la organización, al dedicar tiempo a encontrar,
reparar adecuadamente, o reponer lo perdido.
Muri
o Imposible es aquella solicitud que
hacemos a un trabajador, sin darnos cuenta que le pedimos peras al olmo, pues
resulta imposible o muy difícil hacer su trabajo en las condiciones actuales.
Hay reparaciones en los talleres en los que sacar o reparar una pieza resulta
imposible, debido a la contorsión que debe hacer el mecánico, y encima de eso
le decimos ‘y rapidito, pues el cliente espera’. Por supuesto, no existe la
condición para que el trabajo se haga de la mejor forma en el menor tiempo, y
1) O se hace mal, o 2) Se hace incompleto, lo cual afecta la calidad o la
productividad global, pues eventualmente volverá a fallar, o estaremos
exponiendo a nuestro trabajador a una lesión.
La búsqueda y eliminación de estas 3
M’s deberían ser parte de la actividad diaria de las personas, ser parte de una
cacería incesante por disminuir la posibilidad de accidentes, de que algo se
pierda, de que algo caiga, de generar defectos. Sin embargo, nuestra cultura
latina hace que pronto nos acostumbremos a lo mal puesto, y busquemos rodear el
problema en lugar de enfrentarlo. También somos fácilmente adaptables ver un
espacio (el librero, la cajuela, la caja de herramientas, del escritorio, de la
ropa) lleno de cosas innecesarias, pero en lugar de componerlas las dejamos ahí
sin cuestionarnos como deberíamos arreglarlo para tener el menor tiempo de
búsqueda. He visto empresas de servicios que tienen un mostrador desbordado de
artículos, pero ninguno de ellos es el necesario para hacer que la experiencia
del cliente sea la mejor: Revistas, volantes, ligas, notas de ventas previas,
calculadoras, pero cuando buscan una engrapadora no la encuentran, o una lista
de precios, etc.
En mi labor de asesoría de empresas,
regularmente cuestiono el porqué del acomodo de ciertas piezas, del flujo de
algunas actividades, y generalmente me dicen ‘pues así siempre se ha hecho’. Le
recomiendo mucho que en su empresa, se cuestione si todo lo que se hace está
pensado para maximizar la productividad, la calidad y la eficiencia, y si no es
así (si está perpetuando malas prácticas) desde hoy las corrija, pues se dará
cuenta que puede reducir tiempos, riesgos, gastos, defectos, herramientas
innecesarias, materias primas en almacenes, y en estos tiempos de apuro
económico, todo ahorro es bienvenido.
Espero que estas sugerencias le sean de gran
utilidad, desde ahora y durante muchos años.
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