Continuo con algunos consejos para mejorar la gestión del tiempo, tras el artículo I de esta serie del 14 de abril. Y una herramienta clave para este propósito no tiene que ver con el reloj, sino con el espacio en que nos movemos, llámese casa, coche, trabajo, gimnasio, etc. Si, mucho de nuestro buen manejo del tiempo depende del buen manejo del espacio, de los objetos con que interactuamos cotidiana o frecuentemente.
Está comprobado que mucho del tiempo de vigilia lo perdemos en actividades de búsqueda: Tenemos guardadas, de manera separada, prendas de vestir que se usan en conjunto, y vamos de un lado para otro en la mañana. No encontramos las llaves del coche porque no acostumbramos a dejarlas en el llavero, no dejamos listas las cosas que utilizaremos por la mañana, tardamos en localizar un archivo en la computadora, o un voucher de consumo. Y entonces llega la típica llamada "se me olvidó tal cosa, ¿me ayudas a traerlo por favor?", o "no encuentro X archivo, ¿me lo puedes reenviar?". La primera pregunta implica disponer del tiempo del alguien más para solventar el olvido, la segunda implica que ya ha perdido tiempo buscándolo y prefiere duplicar o triplicar la información en un sistema, que organizarla de manera eficiente. Como atinadamente menciona José María Vicedo (2010), "Cree el hábito de volver a dejar las cosas en su sitio cuando las haya terminado de utilizar. Al final del día ordene su lugar de trabajo y devuelva cada documento a su lugar". De esta manera, al día siguiente, ya no perderá tiempo buscando lo que está en su lugar.
Entonces, una gran herramienta para la mejor administración de nuestro tiempo es el orden y la limpieza de nuestro entorno, el pilar de las 5S. Ubicar las cosas de acuerdo con su uso conjunto y su frecuencia, catalogar adecuadamente la documentación física y electrónica, guardar los artículos en conjunto, incluso etiquetar los espacios y los contenedores de objetos y documentos en la casa y la oficina. Como dice David Allen (2006): "Gran parte de lo que hay que aprender para realizar una gestión de alto nivel del flujo de trabajo se basa en organizar la parte material y practicar los movimientos para que los pensamientos puedan tener lugar de forma más automática".
Por lo tanto, le recomiendo que la siguiente semana, destine unas horas a organizar su espacio de trabajo, a generar rutinas de limpieza para que pueda ser más productivo al contar con su tiempo para generar valor, en lugar de dedicar una rebanada de su horario a buscar cosas.
Más adelante hablaremos de la organización de la agenda.
Referencias:
- Allen, D. (2006). Organízate con eficacia.
- Vicedo, J. (2010). 75 claves para administrar mejor tu tiempo. Consultado en www.clubsuperacion.com
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