HERRAMIENTAS 🔧 GANTT: Técnica de administración del tiempo I ⏰

Si usted debiera escoger entre cuidar su tiempo y su dinero, ¿qué elegiría? Muchas personas se aferran a lo material y dicen que prefieren poner su atención en su dinero, que les ha costado tanto trabajo ganar, pues piensan que tendrán mucho tiempo para disfrutarlo, o que tener dinero les puede comprar la felicidad o aceitar el camino a ella. Sin embargo, particularmente adultos mayores y algunas personas en etapas terminales, dicen que el dinero no es tan importante como el tiempo, y lo que quisieran es más tiempo de vida. Cada quien tiene una perspectiva distinta según su situación de vida y sus metas, pero lo común es que no se tenga un plan claro de qué hacer con el tiempo, y muchas personas no se detienen a pensar que cada día que pasa, es menos tiempo de vida para completar metas que les permitan trascender.

Lo que es un hecho, es que necesita tiempo para generar dinero: el trabajo manual e intelectual, las inversiones, el crecimiento de seres vivos que luego comercializará, y otros ejemplos. También es un hecho, que muchas veces el dinero le ayuda a extender su tiempo disponible (comprando sistemas de automatización, contratando gente para delegar algunas tareas, como ejemplos). Sin embargo, si pierde dinero eventualmente puede recuperar todo o parte, pero si pierde tiempo, ya no podrá recuperarlo. Entonces, ante esta perspectiva, es más importante es gestionar de manera adecuada el tiempo. No se trata de trabajar por trabajar, por aparentar estar muy activo, o estar muy activo sin un fin específico. Seguro le ha ocurrido que hay días que transcurren sin que usted avance en alguna de sus metas, y así con la semana, el mes o el año, y eso le genera pesar y ansiedad.

La gestión del tiempo debe darse en función de una o varias metas específicas: "Este día quiero lograr A, B y C", y debe destinar tiempo suficiente para cada meta. Ahora, el orden en que cada meta (por pequeña que sea) deba conseguirse, puede impactar favorable o negativamente a las otras, ya que hay actividades que se contraponen. También debe identificar los factores que pueden interferir para conseguir esas metas: llamadas, participación de otras personas, traslados, horarios de atención. Por lo tanto, una buena idea es generar un plan visual de sus actividades, comúnmente conocido con Diagrama de Gantt (debido a que a inicios del siglo XX, Henry L. Gantt publicó un gráfico de barras horizontales como representación del tiempo laboral en una fábrica), y le dejo un ejemplo sencillo:

Poco tiempo después de su publicación, el ahora conocido diagrama de Gantt fue adoptado como uno de los formatos esenciales de la administración de proyectos, con distintas adaptaciones como la del diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technique), del que hablaremos más adelante.

La gráfica expuesta es el ejemplo más simple, debido a que son pocas actividades, todas están en secuencia, todas dependen de una sola persona, y la medición se da en base a un avance en que cada tarea aproximadamente dura lo mismo. Sin embargo, y a pesar de su sencillez, pocas personas hacen uso continuo de esta herramienta, pues generalmente los imprevistos (esa llamada inesperada, esa tarea que lo obliga a dejar todo lo demás para después, ese trámite no previsto, la falta de algún recurso) van quitando las ganas de continuar con una planeación pulcra, y muchos esperan simplemente las cosas "como vayan saliendo", pero al final del día, de la semana o del mes, nos quedamos con la sensación de no haber avanzado, a pesar de que siempre estuvimos ocupados. ¿Verdad que sí? Y es que generalmente no gestionamos nuestro tiempo en función de nuestras metas de vida (trabajar 8 horas diarias no es una meta de vida), sino lo ponemos a disposición de las de alguien más. No me malinterprete: No está mal trabajar 8 o 9 horas al día, lo malo es que sea lo único que espera hacer en esta vida. Como dice Brian Tracy (2016): "Para rendir al máximo debes tener una fuerte sensación de control sobre las áreas importantes de tu vida profesional y personal". Y la eficaz administración del tiempo nos puede dar esa sensación de control y avance en las distintas áreas de nuestra vida.

Seguiremos conversando sobre este tema. Mientras tanto, le invito a leer otros artículos de mi blog:

Referencias:

Tracy, B. (2016). Administración del tiempo. Nashville: Grupo Nelson.

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