Dr. Alain Salomón Sánchez Téllez, Consultor KPI: herramienta

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25 julio 2024

HERRAMIENTAS: Plan de acción 📝

Esta es una de esas herramientas sine qua non de la administración, para llevar el seguimiento de proyectos y pendientes, ya sea para mejora, ampliación, corrección, reducción, introducción o cierre de actividades; si bien no tiene un formato 'oficial', si tiene varios elementos a los que hay que atender puntualmente.

Un plan de acción debe tener 1) un objetivo claro (un entregable), 2) una fecha de término (con fechas intermedias para las actividades), 3) acciones específicas interrelacionadas o interdependientes, 4) responsable (s), y 5) formas de medir el avance o el retraso. Puede haber otros elementos, pero los básicos son los ya mencionados.

Un plan de acción puede relacionarse con un diagrama de Gantt, ya que permite organizar las acciones, ver el orden y la relación. La mayor diferencia está en la visualización: Gantt es visual, el progreso se ve en barras y mediante flechas, y el plan de acción es más textual, menos colorido.

También se relaciona con la Matriz RASIC, para saber cuáles serán los papeles que jugarán las personas involucradas en el plan.

Una de las prácticas que he observado en las empresas en que he laborado, es que se solicitan demasiados planes, se abusa en el uso de la herramienta. Y de repente, una persona puede tener participación en una veintena de planes, con la consecuente confusión de tareas, plazos, roles. No he encontrado una referencia confiable acerca del número de planes de acción que pueda manejar una persona, pero yo creo que más allá de una decena (dependiendo del nivel jerárquico y de la complejidad de los planes) pueden traer complicaciones para el seguimiento. Si hay demasiados planes, quizás sea importante priorizar, para lo cual le recomiendo la Matriz Eisenhower.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

📝 Blog de numismática: https://alainsanchez-coleccionistabilletes.blogspot.com/

Actualización: 5 de julio de 2024

05 julio 2024

HERRAMIENTAS: Diagrama de causa-efecto o Ishikawa

De pocas herramientas se ha escrito tanto como del llamado Diagrama de Causa-Efecto, de Ishikawa o de espina de pescado. Y es que, bien utilizado, resulta tan útil como unas buenas pinzas o un buen desarmador.

Inventado por el doctor japonés Kaoru Ishikawa por allá de los años 40 (y aplicado desde 1952 en todos los procesos de la Kawasaki Iron Fukiai Works), con el propósito principal de "entender lo que es el control de procesos, adueñarnos del proceso (que es un conjunto de factores causales) e incorporar dentro del proceso maneras de hacer mejores productos, fijar mejores metas y lograr efectos" [6], fue bautizado con el nombre de su inventor por Juran en 1962, y desde entonces ha sido una eficaz arma sobre todo para los ingenieros de calidad, aunque bien pueda aplicarse a administración y servicios.

En este diagrama, las causas o entradas de un proceso se arreglan conforme al nivel de importancia y detalle según impacten en un producto, pudiendo identificar fácilmente las raíces de los problemas. Las causas son dispuestas como los huesos de un esqueleto de un pescado, siendo el producto o efecto la columna vertebral que los une, y por eso se le llama espina de pescado.

De la literatura que he consultado, me he percatado que cada autor sugiere un arreglo diferente para las causas de los procesos, pudiendo nombrar 4, 5 y hasta 6 distintas entradas. Sin embargo, esto no debe ser limitativo, sino que cada persona dueña de su proceso puede agregar tantas causas como considere. A manera de ejemplo, le diré que en manufactura se acostumbran las 6 M: Maquinaria, Métodos, Materiales, Medidas, Mano de obra y Madre naturaleza; y en servicios se usan las 4 P: Políticas, Procedimientos, Personal y Planta/Tecnología; y otros autores sugieren Entorno (Surroundings), Proveedores (Suppliers), Sistema (System) y Habilidades (Skills). Pero repito, esto no debe ser limitativo.

Para elaborar un Diagrama de Causa-Efecto (C/E) necesita usted primero estar seguro del problema que se le presenta, incluso habiéndolo medido, y dispuesto a resolverlo sin importar la profundidad a la que se deba llegar; identificar todas las posibles causas (que pudieran surgir de una Lluvia de Ideas o de un Diagrama de Afinidad); abrir tantas subcausas como vaya siendo necesario, tratando de no exagerar porque puede llegar a complicarse excesivamente el Diagrama C/E; ser breve y específico; tener a los especialistas de cada área participando; lograr que la labor sea un trabajo en equipo; ser receptivo a nuevas opiniones; y sobre todo, tener paciencia y perseverancia.

En la figura anexa, he dispuesto las 6 M como las ramas que conducen a un problema. Por ejemplo, ¿por qué mis clientes se van con el autoservicio de enfrente?, ¿cuál o cuáles son las causas por las que nuestro sistema de entrega a domicilio llega constantemente tarde? En ellas puedo ver que influiría la mano de obra (desgano, falta de capacitación, sobrecarga de trabajo, mala distribución de tareas), madre naturaleza (el autoservicio propio no ha propiciado y promocionado el uso de agua tratada, o las lluvias hacen que los repartidores manejen más despacio y se les mide el tiempo de entrega en igual forma que cuando está seco), materiales (en el autoservicio puedo ocupar detergente que deje residuos, o en la entrega a domicilio las cajas en que llevo el producto puede sufrir deterioros con los golpes por lo que los repartidores deben manejar más despacio). En fin, con esta herramienta cada negocio puede incrementar sus posibilidades de éxito tanto como su creatividad y presupuesto les permita.