¿Con qué frecuencia revisa usted sus reportes? 📊

Toda actividad genera información: Si usted sólo compra y revende, tendrá datos de precios, cantidades, frecuencias, descuentos, satisfacción de los clientes con los productos vendidos, tasa de retorno, cantidad de clientes que le recompran, periodo para la recompra. Y digo sólo porque dedicarse a una sola cosa puede generar una cantidad importante de información, aunque no parezca. Pero si a eso le agrega que tiene personal, tendrá datos de asistencia, nómina, rotación, productividad por hora pagada, errores cometidos por cada persona en la nómina. Si compra para almacenar y luego vender, puede tener datos de vida de anaquel, daños en su mercancía, valor del inventario, porción del inventario que cae en deuda, etc. Si a esto le agrega fabricación, distribución, entrega, la cantidad de datos crecerá de manera importante: lotes producidos, lotes rechazados, productividad, eficiencia de línea, entregas en tiempo, entregas completas, surtimiento de almacén, ufff, muchas medidas que se generan todos los días.

Si tiene una operación pequeña, tendrá poca información, en apariencia. Si aumenta la magnitud de sus operaciones, la cantidad de información crecerá y es posible que ya no tenga la capacidad de manejarla de manera mental, por lo que deberá decidir qué reportes va a revisar y con qué frecuencia, para tener control de sus operaciones. Entonces, uno de sus esfuerzos principales debe ser sistematizar la información, hacerla clara, completa, continua y consistente, al menor costo posible, para las personas indicadas.

De toda esa información se generarán reportes que debe revisar a diario, otros semanalmente, y los menos de manera mensual pero no por ser menos frecuentes, son menos importantes: en estos últimos, lo que es clave es revisar no sólo el resultado sino la tendencia.

Los reportes diarios son los que tienen que ver con los ingresos, los cobros y las deudas. Debemos revisar si lo que se vende se cobra, y si no se cobra de inmediato cuándo, y cada día debe revisar que lo que se tenga que cobrar se cobre, pues una de las medidas clave del desempeño financiero es la liquidez. Una empresa que no tiene liquidez puede quebrar o morir, con miles de pesos en anaqueles, porque no tiene para el teléfono o internet, la renta, la nómina, el pago de las deudas (que tienen la fea costumbre de tener su vencimiento en las fechas menos convenientes).

De manera semanal, se tienen que revisar los objetivos de ventas, las entregas y la operación logística. Revisarlos de manera diaria es sobrecargarse de datos y caer en la parálisis por análisis. Yo he visto y participado en muchas reuniones comerciales semanales, donde se revisan avances y se detectan obstáculos, y se miran con detenimiento las tendencias actuales y pasadas.

De manera mensual: Estados de resultados, márgenes de utilidad por producto, niveles de inventarios, etc. Los grandes números del negocio.

Qué criterios deberían seguir para preparar y revisar sus reportes.

Qué tan frecuente están disponibles los datos: Hay datos que no estarán disponibles todos los días, por ejemplo la consolidación de ventas para temas impositivos. También, es difícil que haga un inventario todos los días, pero puede hacer conteos aleatorios quincenales o mensuales, sólo para estar seguro de que no le están robando mercancías.

Qué tan frecuente debe tomar decisiones: Las decisiones de cobros, pagos y deudas no pueden retrasarse. Suponga que revisa sus cuentas por cobrar cada quince días o cada mes, y en algún momento el monto de sus cuentas por cobrar es tan grande que no tiene para la nómina. Eso lo pondría en un aprieto, por lo que debe revisar las cuentas por cobrar cuando menos dos veces por semana para presionar a los morosos, para bajar la cantidad de dinero detenido, para reducir la cantidad de ventas que tiene a crédito, y para saber qué hará y que la nómina no se detenga (porque eso sí que crea problemas con el personal). Otro ejemplo: suponga que tiene una plantilla de 10 o 12 personas, ¿verificaría diariamente los datos de puntualidad de cada uno de ellos? Eso es micromanagement, eso lo puede revisar su área de RH cada mes o cada quince días, y entonces tomar una decisión, a menos que ya tenga un problema que impacte en sus operaciones, y deba tomar decisión inmediata.

Usted, ¿qué opina, cómo maneja la información que genera su empresa, qué frecuencia y qué utilidad le da?

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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  Actualización: 27 de octubre de 2025  

Gestión enfocada en datos o Datafication

Juan Pérez es responsable de la operación de una franquicia. El corporativo le pide un porcentaje de atracción de clientes de un 70%, es decir, que a 7 de cada 10 clientes a los que les haya vendido alguna vez, les vuelva a contactar para una nueva venta. Sin embargo, a pesar de sus esfuerzos, Juan no pasa del 62%. El corporativo no entiende porqué, pues tiene los datos del 98% de los clientes, o al menos eso es lo que observan en su base de datos. 

- Es qué muchos son incontactables.

- ¿Cómo que incontactables?

- Es que los teléfonos no son correctos, o los correos electrónicos rebotan, no podemos contactarlos.

Típico caso de muchos datos, pero poca información. Dicen que la información es poder. Pero si se tiene la información, desorganizada, sin accesos simples, sin conclusiones sustanciales, ¿dónde queda el poder, cómo tomar las decisiones? 

De aquí nace la idea de la gestión enfocada en los datos, hacer que cada pieza de información cuente, que soporte alguna decisión empresarial, sea de contratación, diseño, mercado, finanzas, etc. 

Desde hace ya años, las compañías están generando multitud de datos debido a las ventas, los procesos productivos, las interacciones con los clientes y proveedores, las acciones de los empleados, la contabilidad, la logística, los inventarios, interacciones de mercados, investigación y desarrollo, entre otros. Sin embargo, muchos datos no son considerados en la toma de decisiones, debido a que están en sistemas anticuados, la recuperación es lenta, hay desorganización, o definitivamente no se tiene un estadístico que pueda interpretar o correlacionar la multitud de datos.

La gestión basada en datos, o datificación, fue un término acuñado en 2013, de acuerdo con Santos (2022), que busca no sólo sacar conclusiones a partir de los datos, sino nuevas soluciones de negocio identificando las tendencias, que antes no se podían obtener. Por ejemplo, las tendencias de algunas plataformas de comunicación permiten colocar los recursos mercadológicos con velocidad no vista antes. O los datos sugieren cambios en el diseño de algunos artículos, para adecuarlos a nuevos mercados o segmentos de reciente aparición, como las aplicaciones de IA.

Cabe aclarar que el acopio de datos por medios digitales no es similar a tener datos en medios tradicionales y simplemente digitalizarlos, pues se pierde la frescura; la datificación es el acopio en línea para el análisis inmediato. Si simplemente quiere digitalizar su archivo histórico, estará viendo una imagen en baja resolución, o definitivamente en blanco y negro.

Si usted tiene datos, y no los ocupa, o no los entiende, o no cambia sus procesos para la mejora, es como si no existieran. Contrate a un profesional de los datos, posiblemente un estadístico, un experto en marketing estratégico, o una compañía de cloud-computing que le permita el uso de herramientas mucho más sofisticadas que las que podría adquirir una empresa micro o pequeña (SaaS, software as a service, para empezar), para que le ayuden a organizar y proteger los resultantes de las interacciones, y disponga sus herramientas para el trabajo de rediseño a fin de entregar nuevas o renovadas experiencias. Si no lo hace usted, seguro alguien más ya lo estará pensando.

De hecho, y dado que mi área de concentración profesional es la administración por objetivos, los KPI pierden significado si los datos están incompletos, incorrectos, no son continuos (desactualizados), tienen distintas unidades (no son consistentes). Y eso sólo para ejemplificar los procesos que están en marcha, imagine cómo tomar decisiones para el futuro con datos "chuecos".

Referencias:

Santos, R. (September 15, 2022). What is datafication and why it is the future of business. Airswift. Recuperado de https://www.airswift.com/blog/datafication

Bersin, J. (2012). The datafication of HR. Deloitte. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/insights/us/articles/dr14-datafication-of-hr/DR14_The_Datafication_of_HR.pdf

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