¿Con qué frecuencia revisa usted sus reportes?

Toda actividad genera información: Si usted sólo compra y revende, tendrá datos de precios, cantidades, frecuencias, descuentos, satisfacción de los clientes con los productos vendidos, tasa de retorno, cantidad de clientes que le recompran, periodo para la recompra. Y digo sólo porque dedicarse a una sola cosa puede generar una cantidad importante de información, aunque no parezca. Pero si a eso le agrega que tiene personal, tendrá datos de asistencia, nómina, rotación, productividad por hora pagada, errores cometidos por cada persona en la nómina. Si compra para almacenar y luego vender, puede tener datos de vida de anaquel, daños en su mercancía, valor del inventario, porción del inventario que cae en deuda, etc. Si a esto le agrega fabricación, distribución, entrega, la cantidad de datos crecerá de manera importante: lotes producidos, lotes rechazados, productividad, eficiencia de línea, entregas en tiempo, entregas completas, surtimiento de almacén, ufff, muchas medidas que se generan todos los días.

Si tiene una operación pequeña, tendrá poca información, en apariencia. Si aumenta la magnitud de sus operaciones, la cantidad de información crecerá y es posible que ya no tenga la capacidad de manejarla de manera mental, por lo que deberá decidir qué reportes va a revisar y con qué frecuencia, para tener control de sus operaciones. Entonces, uno de sus esfuerzos principales debe ser sistematizar la información, hacerla clara, completa, continua y consistente, al menor costo posible, para las personas indicadas.

De toda esa información se generarán reportes que debe revisar a diario, otros semanalmente, y los menos de manera mensual pero no por ser menos frecuentes, son menos importantes: en estos últimos, lo que es clave es revisar no sólo el resultado sino la tendencia.

Los reportes diarios son los que tienen que ver con los ingresos, los cobros y las deudas. Debemos revisar si lo que se vende se cobra, y si no se cobra de inmediato cuándo, y cada día debe revisar que lo que se tenga que cobrar se cobre, pues una de las medidas clave del desempeño financiero es la liquidez. Una empresa que no tiene liquidez puede quebrar o morir, con miles de pesos en anaqueles, porque no tiene para el teléfono o internet, la renta, la nómina, el pago de las deudas (que tienen la fea costumbre de tener su vencimiento en las fechas menos convenientes).

De manera semanal, se tienen que revisar los objetivos de ventas, las entregas y la operación logística. Revisarlos de manera diaria es sobrecargarse de datos y caer en la parálisis por análisis. Yo he visto y participado en muchas reuniones comerciales semanales, donde se revisan avances y se detectan obstáculos, y se miran con detenimiento las tendencias actuales y pasadas.

De manera mensual: Estados de resultados, márgenes de utilidad por producto, niveles de inventarios, etc. Los grandes números del negocio.

Qué criterios deberían seguir para preparar y revisar sus reportes.

Qué tan frecuente están disponibles los datos: Hay datos que no estarán disponibles todos los días, por ejemplo la consolidación de ventas para temas impositivos. También, es difícil que haga un inventario todos los días, pero puede hacer conteos aleatorios quincenales o mensuales, sólo para estar seguro de que no le están robando mercancías.

Qué tan frecuente debe tomar decisiones: Las decisiones de cobros, pagos y deudas no pueden retrasarse. Suponga que revisa sus cuentas por cobrar cada quince días o cada mes, y en algún momento el monto de sus cuentas por cobrar es tan grande que no tiene para la nómina. Eso lo pondría en un aprieto, por lo que debe revisar las cuentas por cobrar cuando menos dos veces por semana para presionar a los morosos, para bajar la cantidad de dinero detenido, para reducir la cantidad de ventas que tiene a crédito, y para saber qué hará y que la nómina no se detenga (porque eso sí que crea problemas con el personal). Otro ejemplo: suponga que tiene una plantilla de 10 o 12 personas, ¿verificaría diariamente los datos de puntualidad de cada uno de ellos? Eso es micromanagement, eso lo puede revisar su área de RH cada mes o cada quince días, y entonces tomar una decisión, a menos que ya tenga un problema que impacte en sus operaciones, y deba tomar decisión inmediata.

Usted, ¿qué opina, cómo maneja la información que genera su empresa, qué frecuencia y qué utilidad le da?

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