Los 8 síntomas del colapso burocrático ✴️

Siguiendo la pista a una referencia, llegué a un libro de 1976 llamado Beyond bureaucracy, del autor Derek Sheane, en donde se expusieron, por primera vez, los 8 síntomas del colapso burocrático. Aquí los transcribo para que usted revise si, en su organización, sufre alguno o varios de estos síntomas y por lo cual, las actividades ordinarias, están ralentizadas o definitivamente no se hacen.

1. La decisión invisible. Nadie sabe dónde o cómo se toman las decisiones, y no hay transparencia en el proceso de toma de decisiones. En muchas empresas y el gobierno, muchas decisiones fueron tomadas hace años, por quien sabe quien, y no hay manera de modificarlas.

2. Negocios sin concluir. Demasiadas tareas son iniciadas pero pocas son llevadas hasta el final. Y lo peor, es que parece que entre más asunto tenga una persona, más importante, sin atender que es posible que ninguno de esos asuntos se termine. 

3. Parálisis de la coordinación. Nada puede hacerse sin haberlo revisado con un gran número de unidades interconectadas (mi opinión personal es que recuerda a las comisiones, a los grandes grupos que se reunen con extrema dificultad debido a las agendas ocupadas, para tomar decisiones mínimas o sólo para informar algo). Esto es especialmente visible en empresas que en algún momento fueron revolucionarias, pero su éxito las volvió grandes, pesadas, con multitud de departamentos para mantener las condiciones de su éxito.

4. Nada nuevo. No hay ideas radicales, inventos o pensamiento lateral, es decir, una falta generalizada de iniciativa (nuevamente, mi opinión personal: ¿por qué se reciclan programas o proyectos de años anteriores, que han mostrado resultados mínimos, e incluso negativos?) 

5. Pseudo-problemas. Temas menores se magnifican en sus proporciones, y entonces se pierde de vista el verdadero problema, tratando de resolver detalles. Quizás esta es una táctica dilatoria, para llevar las cosas al terreno de la parálisis de la coordinación.

6. Centralización a ultranza. Las oficinas centrales defienden la consistencia y control contra las unidades locales o regionales, paralizando las decisiones y los procesos.

7. Plazos negativos. Los límites en el proyecto se vuelven más importantes que la calidad del trabajo. Así, se cierran proyectos con tareas incompletas, pero es más grave no cumplir en plazo que en forma. El gobierno está plagado de estos ejemplos.

8. El dominio de las entradas (input). Los individuos reaccionan a las entradas del proceso (por ejemplo, lo que llega a su bandeja de entrada en el correo) en tanto se oponen a usar su propia iniciativa. Tenemos personas reactivas, pero no propositivas.

Yo creo que prácticamente ninguna empresa de más de 50 personas se escapa a este colapso burocrático, básicamente por temor a perder control del proceso o de los recursos. Incluso es posible que alguno de estos síntomas hayan aparecido en su vida personal (por ejemplo, no hay ideas innovadoras (se reciclan los mismos propósitos por años y años), o la magnificación de los detalles). Por lo tanto, hay que ponerle atención a estos síntomas y tratar de salirse del estancamiento, con equipos más pequeños, con delegaciones claras en proyectos, comunicando claramente las intenciones, reduciendo las líneas de decisión. 

Si bien el texto original fue de 1976, me parece que el corazón de los síntomas sigue vigente, y es que las acciones y las decisiones se detienen hasta que se han sobreanalizado, sobrediscutido, sobreconsensuado, y para cuando se tiene algo medianamente claro, el problema ya ha cambiado.

También vale notar una fuerte coincidencia con Las 5 disfunciones de un equipo de trabajo, de Pat Lencioni: el miedo al conflicto puede estar ligado a la decisión invisible, parálisis por coordinación y nada nuevo; la falta de atención a los resultados con los plazos negativos, entre otros.

Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250+ ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg

 Actualización: 23 de septiembre de 2024 

🔧 Pokayoke: Procesos a prueba de fallas

    En una entrada pasada, comenté acerca de la técnica SMED, el cambio rápido de piezas para lograr arranques de línea realmente veloces y eficientes. Esta técnica está íntimamente ligada con la previsión de errores, pues es difícil iniciar rápidamente si la posibilidad de los desaciertos es alta. Por ello, ahora explicaré la técnica Pokayoke, es decir, los procesos a prueba de errores.

    Shigeo Shingo, un afamado consultor de empresas japonés que apoyó mucho los esfuerzos de mejora de Toyota, es uno de los creadores de Control de Calidad Zero, una forma de pensar industrial que se propone eliminar la inspección y reducir a cero los defectos de calidad.

    Aquí hay que hacer una distinción, gracias a Shingo: Un error es inevitable, todos los humanos pueden cometerlos. Pero un defecto es un error que llega al consumidor, y la idea es detectar y/o prevenir los defectos, es decir, capturar los errores y corregirlos antes de que lleguen al cliente. Cuando un cliente encuentra un defecto, estamos hablando de una omisión o negligencia en el proceso de producción.

    Inicialmente llamado “a prueba de tontos”, el sentido de la técnica fue cambiado por “a prueba de errores”, no sólo para evitar herir a los empleados, sino también a los clientes, y Pokayoke es sólo un pedacito de Control de Calidad Zero.

Un Pokayoke es una forma de prevenir un error, y tengo un ejemplo muy sencillo: Cuando usted compra una computadora y la saca de la caja, debe conectar el monitor, las bocinas, el teclado, el mouse, la cámara, la impresora, etc. Cuando quiera conectarla no puede fallar porque, además de estar codificadas con colores, tienen entradas diferentes, y no puede tener un rectángulo en una entrada circular, además que de inmediato se daría cuenta del error porque el verde se conecta sólo al verde, el amarillo a su color, etc. Esto que en apariencia es facilísimo no fue diseñado sino hasta hace relativamente poco, y aquellos que conocimos los modelos antiguos de computadoras sabemos que podíamos cometer errores porque había dos y hasta tres entradas idénticas en nuestros equipos.

Lamentablemente, los Pokayoke no son la norma en el trabajo. Por ejemplo, cuando uno va a una oficina de gobierno, las ventanillas generalmente no tienen números, letras o algo que las identifique, de modo que los interesados tienen que estar preguntando “¿esta es la fila para pagar?”, o “¿quién me puede atender respecto a esto?”. Una forma de evitar esto sería poniendo un mapa a la entrada con colores, de tal suerte que quien entre sepa a dónde y con quien dirigirse. Esto no sucede, y tanto quienes requieren del trámite y los burócratas se ponen de malas.

Otro ejemplo de Pokayoke es aquel dispositivo que tenían los coches en la puerta del conductor, mediante el cual sólo se podía poner el seguro cuando la puerta estaba cerrada, bajando el botón desde adentro y desde afuera sólo con la llave, de modo que si abría la puerta y no podía cerrarla era porque las llaves no las tenía consigo. Hoy esto ya no ocurre en todos los modelos, y se ha preferido la comodidad accionando los cuatro seguros cuando baja el del conductor... asegurándole que su llave se quede adentro si no la sacó y por error apretó el botón con la puerta abierta.

Uno más: Muchos modelos de hornos de microondas no pueden funcionar con la puerta abierta (francamente, yo no he visto alguno que si pueda, pero no los he visto todos) porque existe un pequeño dispositivo en el interior que corta la corriente cuando la puerta no se ha cerrado, y lo mismo ocurre con muchísimas lavadoras para evitar que alguien intente depositar una prenda cuando está funcionando y se vaya a herir.

Así podríamos hablar de cientos y cientos de dispositivos ingeniosos para evitar errores. Lo importante es que los Pokayoke generalmente no son inventados por los genios administrativos, sino por los empleados de línea, aquellos que conocen mejor el proceso, que lo viven todos los días, y los Pokayoke ahorran dinero al evitar reclamos o daños a los consumidores. Imagine usted, por favor, qué puede hacer hoy en su empresa para no tener defectos, cómo podría mejorar su operación o los servicios que presta, con procedimientos que no le permitieran dejar errores. ¿Cómo podría hacer que una factura del cliente A no le llegara “por error” al cliente B? ¿Cómo asegurar que una reservación o un trabajo prometido para un día específico no se traspapelara “por equivocación”? ¿Qué proceso utilizar para garantizarle al cliente, con toda la certeza, que todo aquello que necesita para que un trámite inicie bien desde la primera visita, y no deba hacerlo regresar “porque le faltó una copia?”. Piénselo, trabaje en procesos “a prueba de errores”, los clientes se lo agradecerán y además no perderá dinero componiendo hoy los errores de ayer.

Y si ligamos este tema con el de los KPI, le recuerdo que sí tenemos indicadores de desempeño de la calidad de productos y servicios, como defectos por lote, lotes defectuosos, defectos por producto, porcentaje de retrabajos, etc.

Espero que estas sugerencias le sean de gran utilidad.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024:   https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

📘 250 ideas para su empresa: https://www.amazon.com.mx/dp/B08FBQQMKQ

💰 Finanzas personales y familiares: https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S

📍 Página del autor: https://www.amazon.com/Alain-Salom%C3%B3n-S%C3%A1nchez-T%C3%A9llez/e/B01M0KOBVV

    

🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg