HERRAMIENTAS GERENCIALES: 💡 Alertas tempranas o early warnings 🚩

Hace muchos años, cuando la gente bajaba a las entrañas de la tierra, los mineros, lleveban con ellos una jaula con un canario en el interior. Ellos sabían que el "espíritu de las minas", el terrible gas grisú, era mortal para los pájaros, y cuando esa ave había muerto era momento de abandonar el sitio por riesgo de una explosión. Este fue uno de los primeros ejemplos de una alerta temprana, una señal de que algo iba tan mal que podía ser fatal.

Todo proceso genera datos: ventas, producción, logística, satisfacción de consumidores, relaciones laborales. Los procesos que son vitales para la supervivencia de la empresa se agrupan como "clave", y las mediciones que muestran cómo se comporta cada uno de esos procesos son lo que llamamos indicadores clave o KPI. Normalmente, si un proceso es clave para la supervivencia de la organización, está bajo vigilancia y con medidas de control, para evitar sustos o problemas mayores. Esas medidas de vigilancia son lo que denominamos "alertas tempranas" que permiten descubrir tendencias para actuar antes de que exista un problema, ya que generalmente un proceso no se descompone de la noche a la mañana, sino que es un proceso gradual (de ahí la necesidad de monitoreo constante).

Un ejemplo muy sencillo: usted monitorea de manera cotidiana sus ventas, pues desde el inicio del mes conoce sus metas diarias y semanales (¿quién dudaría que las ventas son clave para la supervivencia de la empresa?); pero se da cuenta de que, por tres días consecutivos, no se está llegando al objetivo planteado. La tendencia es clara, y sabe que eso puede convertirse en un problema mayúsculo a fin de mes, razón por la cual ya ha establecido el criterio para disparar la alerta y tomar medidas.

Cada indicador clave tiene, o debería tener, determinados criterios para informarle que algo está mal, que la tendencia es desfavorable y eventualmente puede convertirse en un problema serio; así, los indicadores financieros, los de calidad del producto, los inventarios, la satisfacción del cliente, cada uno de ellos debe contar con una o varias franjas que le alerten antes de salirse del camino. Quienes estén familiarizados con el CEP (control estadístico de procesos) saben que hay varios criterios que indican que un proceso está saliendo de control, y esto bien puede aplicarse a otros procesos de la organización. También los financieros saben que hay muchos análisis predictivos para determinar el deterioro de algunas condiciones, que a la larga van a generar la quiebra de la empresa (ver mi artículo ¿Es posible predecir la quiebra de una empresa?)

Le doy otros ejemplos de aplicación: Cuando se queda sin inventarios por periodos consecutivos; cuando hay quejas repetidas de clientes sobre ciertas partes del proceso; cuando se excede de cierto límite en los defectos por lote; cuando se excede repetidamente de ventas a crédito; cuando se rebasa de manera repetida el nivel de endeudamiento; casos de fallas en las entregas perfectas. Sólo por mencionar algunos procesos que deberían contar con alertas tempranas, pues están indicando fallas en procesos que eventualmente impactarán en sus indicadores clave.

Este es uno de los criterios indudables de un buen director o consultor de planeación o mejora empresarial: saber establecer los criterios para tener alertas tempranas en sus KPI; francamente, cualquiera puede ver un semáforo verde o rojo, pero saber detectar los signos que le alerten del cambio de luz antes de que ocurra, y qué medidas debe tomar, es sinónimo de un conocimiento profundo de los procesos.

Reflexione, ¿tiene usted alguna alerta temprana? Voltee a ver su nivel de deuda, participación de mercado, liquidez. Si no tiene usted alguna alerta temprana, es esencial que lo haga para su supervivencia. De lo contrario, no sabrá cuándo muera el canario y esté usted en un ambiente explosivo.

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