De acuerdo con Boynton y Zmud (1984), los factores críticos de éxito (FCE) son “aquellas cosas que deben ir bien para asegurar el éxito de un gerente o una organización, y por lo tanto, representan aquellas áreas gerenciales o de la empresa que deben tener especial y continua atención para rendir un alto desempeño”. Este término fue utilizado por primera vez por D. Daniel en 1961, en referencia a los factores que deberían vigilarse para que un proyecto de sistemas de información tuviera éxito; en los siguientes años, particularmente en la década de los 80, la definición original fue enriquecida y llevada al terreno de la administración empresarial, particularmente al área de la administración estratégica (Grunert y Ellegaard, 1992).
Los FCE entonces, son los
elementos sin los cuales un proyecto simplemente no arrancaría, o a la mitad
del camino, moriría. En esta definición podemos incluir el hecho de tener un
proyecto de arranque o de mejora. Muchas veces, esos FCE son subestimados
durante la planeación y nos vamos directo a las actividades, y en alguna etapa
del desarrollo, nos damos cuenta que el proyecto está en riesgo por un elemento
que no se había previsto. Casi por definición, los FCE deben identificarse
durante la fase de planeación, pues de ellos dependerá el éxito de lo que
sigue; si se da cuenta a la mitad de los trabajos que no identificó un FCE, lo
más probable es que varias de las actividades se hayan puesto en riesgo, que el
presupuesto se modifique, y que varias actividades deban suspenderse para
dedicarse a apuntalar esa condición que podría descarrilar lo que se ha ganado.
Buena parte de, aunque no
todos, los FCE se presentan al inicio de un proyecto. Uno de ellos puede ser
mantener la motivación y concentración del equipo; otro puede ser tener y
mantener los datos correctos (información) en tiempo y forma para tomar alguna
decisión a la mitad del proyecto (el FCE sería entonces diseñar y mantener
operativo el sistema de información); algún otro puede ser un recurso, ingrediente
o materia prima que no se pueda sustituir de ninguna manera y que podría frenar
el avance; otro FCE puede ser la sincronía de las actividades, pues un retraso
puede cerrar la oportunidad visualizada. Podríamos también visualizar entre los
FCE, documentación, permisos, capacitación especializada, equipo técnico de
alta especificidad e incluso las habilidades directivas. En buena medida,
vigilar que los FCE se tengan en tiempo, cantidad y forma, es una atribución y
obligación de las gerencias y dirección de la empresa.
Le voy a poner un ejemplo
muy sencillo: Si usted quiere correr un maratón durante este 2022, y nunca lo
ha hecho (al menos, no un esfuerzo tan grande como 42 km); lo primero es
revisar que no tenga algún impedimento de salud (por ejemplo, una anomalía
cardiaca), pues de la salud dependerá el resto del proyecto. Quizás pueda
cambiar la rutina de entrenamiento, el plan de alimentación, la ropa con que
entrena, el lugar de entrenamiento, incluso la hora de hacer ejercicio, pero si
un doctor le indica que un esfuerzo de esa magnitud pone en riesgo su vida,
hasta ahí llegará su objetivo.
Otra situación: Usted quiere
correr un maratón, pero desea hacerlo en algún lugar de USA. Además de la factibilidad
de salud, un factor crítico será contar con la documentación (pasaporte y visa)
en tiempo y forma. Puede estar físicamente apto, preparado, y muy animado, pero
si la documentación no llega en tiempo o no la tiene, no cumplirá su meta en el
tiempo definido.
Todos los proyectos tienen algún
FCE, a menos que un proyecto tenga pocas actividades y no estén relacionadas,
pero es un caso muy raro en el que las partes no se relacionen en algún momento.
Y por supuesto, no hay una receta sobre los FCE para todos los proyectos, pues
las dimensiones, las condiciones del mercado, los equipos, en todos los casos
son distintas, pero ciertamente la experiencia de un director o gerente será
invaluable para estos casos.
En su empresa o
departamento, ¿qué proyecto tiene, o cuál está planeado, y cuáles serían los FCE?
Y aún más, si usted es líder de uno o varios equipos, ¿ha identificado para
cada uno, los FCE, cómo los administra?
Le recomiendo ver el video que grabé, hace tiempo, sobre un libro de este tema: https://youtu.be/Ne4NxsZtYCY
Referencias:
Boynton, A. C., & Zmud, R. W. (1984). An assessment of critical
success factors. Sloan management review,
25(4), 17-27.
Grunert, K. G., & Ellegaard, C. (1992). The concept of key success
factors: theory and method (Vol. 4, pp. 505-524). MAPP.
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🎥 Página de Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCaewn4WauMJHwsJ1lP4pLBg
