🔧 ¿Qué son los factores críticos de éxito o FCE?

De acuerdo con Boynton y Zmud (1984), los factores críticos de éxito (FCE) son “aquellas cosas que deben ir bien para asegurar el éxito de un gerente o una organización, y por lo tanto, representan aquellas áreas gerenciales o de la empresa que deben tener especial y continua atención para rendir un alto desempeño”. Este término fue utilizado por primera vez por D. Daniel en 1961, en referencia a los factores que deberían vigilarse para que un proyecto de sistemas de información tuviera éxito; en los siguientes años, particularmente en la década de los 80, la definición original fue enriquecida y llevada al terreno de la administración empresarial, particularmente al área de la administración estratégica (Grunert y Ellegaard, 1992).

Los FCE entonces, son los elementos sin los cuales un proyecto simplemente no arrancaría, o a la mitad del camino, moriría. En esta definición podemos incluir el hecho de tener un proyecto de arranque o de mejora. Muchas veces, esos FCE son subestimados durante la planeación y nos vamos directo a las actividades, y en alguna etapa del desarrollo, nos damos cuenta que el proyecto está en riesgo por un elemento que no se había previsto. Casi por definición, los FCE deben identificarse durante la fase de planeación, pues de ellos dependerá el éxito de lo que sigue; si se da cuenta a la mitad de los trabajos que no identificó un FCE, lo más probable es que varias de las actividades se hayan puesto en riesgo, que el presupuesto se modifique, y que varias actividades deban suspenderse para dedicarse a apuntalar esa condición que podría descarrilar lo que se ha ganado.

Buena parte de, aunque no todos, los FCE se presentan al inicio de un proyecto. Uno de ellos puede ser mantener la motivación y concentración del equipo; otro puede ser tener y mantener los datos correctos (información) en tiempo y forma para tomar alguna decisión a la mitad del proyecto (el FCE sería entonces diseñar y mantener operativo el sistema de información); algún otro puede ser un recurso, ingrediente o materia prima que no se pueda sustituir de ninguna manera y que podría frenar el avance; otro FCE puede ser la sincronía de las actividades, pues un retraso puede cerrar la oportunidad visualizada. Podríamos también visualizar entre los FCE, documentación, permisos, capacitación especializada, equipo técnico de alta especificidad e incluso las habilidades directivas. En buena medida, vigilar que los FCE se tengan en tiempo, cantidad y forma, es una atribución y obligación de las gerencias y dirección de la empresa.

Le voy a poner un ejemplo muy sencillo: Si usted quiere correr un maratón durante este 2022, y nunca lo ha hecho (al menos, no un esfuerzo tan grande como 42 km); lo primero es revisar que no tenga algún impedimento de salud (por ejemplo, una anomalía cardiaca), pues de la salud dependerá el resto del proyecto. Quizás pueda cambiar la rutina de entrenamiento, el plan de alimentación, la ropa con que entrena, el lugar de entrenamiento, incluso la hora de hacer ejercicio, pero si un doctor le indica que un esfuerzo de esa magnitud pone en riesgo su vida, hasta ahí llegará su objetivo.

Otra situación: Usted quiere correr un maratón, pero desea hacerlo en algún lugar de USA. Además de la factibilidad de salud, un factor crítico será contar con la documentación (pasaporte y visa) en tiempo y forma. Puede estar físicamente apto, preparado, y muy animado, pero si la documentación no llega en tiempo o no la tiene, no cumplirá su meta en el tiempo definido.

Todos los proyectos tienen algún FCE, a menos que un proyecto tenga pocas actividades y no estén relacionadas, pero es un caso muy raro en el que las partes no se relacionen en algún momento. Y por supuesto, no hay una receta sobre los FCE para todos los proyectos, pues las dimensiones, las condiciones del mercado, los equipos, en todos los casos son distintas, pero ciertamente la experiencia de un director o gerente será invaluable para estos casos.

En su empresa o departamento, ¿qué proyecto tiene, o cuál está planeado, y cuáles serían los FCE? Y aún más, si usted es líder de uno o varios equipos, ¿ha identificado para cada uno, los FCE, cómo los administra?

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Referencias:

Boynton, A. C., & Zmud, R. W. (1984). An assessment of critical success factors. Sloan management review, 25(4), 17-27.

Grunert, K. G., & Ellegaard, C. (1992). The concept of key success factors: theory and method (Vol. 4, pp. 505-524). MAPP.

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