💡 KPI: ¿Cómo se relacionan los objetivos con los KPI?

Los objetivos y los KPI están relacionados en la búsqueda de la mejora personal y de la empresa; el primero es el destino y los segundos son reflejos de las actividades que implementamos para llegar a ese destino. Veamos cada uno en detalle.

Un objetivo es un alcanzable en un futuro definido. Por ejemplo, usted quiere correr un maratón. Hoy usted no hace ejercicio de manera formal, de hecho, tiene un trabajo muy sedentario. Por tanto, decide alcanzar ese objetivo, correr 42 km en un plazo razonable, digamos un año, es decir, marzo del 2023.

Para alcanzar ese objetivo, tendrá que hacer algunas actividades detonadoras clave, quizás de única ocasión: Ir al doctor para revisar que no tenga una imposibilidad física que le impida alcanzar su meta (en las empresas, le llamamos análisis de factibilidad), conseguir un entrenador que le diseñe una rutina de acondicionamiento físico y el entrenamiento para los 12 meses, un nutriólogo que le asesore para que su alimentación esté acorde con la meta, y comprar el equipo deportivo adecuado. Estas actividades detonadoras son clave para su meta, pero es altamente probable que sólo deba hacerlas en una ocasión, como en un proyecto sólo hace una vez el presupuesto, la estimación de la ruta, etc. Entre otras actividades detonadoras, tenemos el análisis FODA, determinación de la posición competitiva. Ojo, es sólo un ejemplo y podemos dejar fuera algunas actividades, pero las anteriores sirven para imaginar la situación.

Después, esas actividades detonadoras van a generar tareas cotidianas, de las cuales depende que alcance su objetivo: debe monitorear su frecuencia cardiaca, seguir el plan de entrenamiento que le han diseñado, mantenerse fiel al plan de alimentación. Eso implica establecer procesos que le permitan ajustar su descanso, su tiempo de trabajo, su tiempo con la familia, para hacer el espacio a fin de completar la rutina de ejercicio. De alguna manera, los procesos son similares a los hábitos, pues son pautas de comportamiento que se aprenden, se practican un tiempo con alguna guía, y eventualmente se convierten en automáticas. De esos procesos personales, deberán usted llevar un registro para saber si está avanzando, a cierto ritmo, hacia la meta establecida. Esas mediciones regulares que le indican si avanza hacia el objetivo son precisamente los indicadores clave de desempeño, o KPI. Entonces, una vez determinados los procesos, se generarán las mediciones que permitirán el sostenimiento en el tiempo, es decir, los KPI. Aquí los KPI serán el cumplimiento de las actividades programadas de entrenamiento, el monitoreo de su frecuencia cardiaca, el seguimiento de su plan de alimentación. En una pequeña tabla, usted puede tener la fecha y registrar si cumplió o no con cada actividad de monitoreo, con una frecuencia semanal. Simple, para este ejemplo.

Ahora, tenga en menta que los objetivos no establecen los KPI. No podemos pensar que sólo por tener una meta, en automático vamos a tener las mediciones asociadas. A su vez, los KPI tampoco fijan la meta: usted puede hacer ejercicio, monitorear su frecuencia cardiaca y seguir un plan de alimentación sin necesariamente estar pensando en correr un maratón u otra competencia. Ambos están interrelacionados, pero no son intercambiables; pueden ser dependientes (es posible establecer una meta que involucre una sola actividad, y ahí no hay KPI, o bien, tener KPI y hacer mediciones rutinarias pero que en algún momento se hayan perdido del objetivo).

El objetivo es pues, el destino, el lugar al que deseamos llegar en un futuro (un mes, un año, cualquier otro plazo). Los KPI son herramientas para llegar a él, y aunque podemos llegar al destino por casualidad, la probabilidad de hacerlo sin revisar el progreso, es baja, y de mantenerse ahí sin mediciones, aún más baja.

Estoy convencido que establecer objetivos es primordial para el avance de la empresa o de las personas (son retos de mejora), siempre bajo la metodología SMART, y cuidando no tener objetivos que se contraponen (ver "Establecer metas puede ser dañino); también soy un convencido de que los hábitos o procesos deben generar mediciones que hay que monitorear constantemente para mantener la ruta. No todo se mide, no todo es clave, y esa es la habilidad de un buen consultor: determinar sólo las mediciones necesarias, con la frecuencia adecuada, para mantener el curso, evitando caer en el exceso que haga más importante la métrica que el resultado.

Espero que esta información le sea de utilidad y quedo atento a sus comentarios.

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