La carta de confidencialidad
‘Hay confianzas que matan’. Refrán popular
Prácticamente la totalidad de las personas con actividad empresarial, y los negocios, realizan sus funciones para uno o más clientes, con uno o más proveedores, y dependen de una o más personas. Si bien esto suena casi redundante, tiene una importancia capital: La protección de los datos que se manejan en todas las transacciones comerciales.
Cuando usted tiene un cliente, con toda seguridad habrá un contacto, una frecuencia de compra, una cantidad por cada transacción, quizás unas especificaciones de un producto o servicio. Esa información es clave en manos de la competencia, de un empleado desleal que quiera establecer su propio negocio (después de haber aprendido con usted) o de alguien que quiera perjudicar a su cliente. En reciprocidad, su cliente tendrá los datos de lo que usted le vende, cada cuando se lo vende, a como se lo vende, como se lo hace llegar. Y también a usted le puede perjudicar que esa información salga de control, que caiga en manos ajenas.
Ahora, multiplique esta situación por la cantidad de clientes, proveedores y empleados y verá que puede una experiencia difícil: Imagine que un empleado venda la lista de sus clientes a la competencia, o que se la lleve cuando se entera que usted lo va a despedir. Simplemente, le harían un gran daño al negocio. Un caso adicional: Usted le maquila a una empresa un producto, y cobra una cierta cantidad porque debió hacer pruebas, porque tuvo que pasar por un proceso de desarrollo, pero uno de sus empleados se lleva una copia de las especificaciones y decide cobrar un 20 o 30% menos y ofrecérselo a su mismo cliente, simplemente porque ese empleado no carga con los costos de desarrollo. O imagine que los datos de sus proveedores son utilizados para abastecerse y poner un negocio igual al suyo, sólo que en la acera de enfrente. Todo eso puede resultar de una fuga de información. O bien, que uno de sus empleados venda las especificaciones de un componente clave en un producto a un proveedor competidor del actual.
Generalmente, las empresas grandes hacen firmar, al momento de la contratación, a sus empleados cartas de confidencialidad, en que expresan que la persona en cuestión estará en contacto con información que no puede ser copiada, extraída, divulgada, respaldada, usada en beneficio propio o de terceros sin el consentimiento expreso de la firma. Ese cúmulo de información está considerada como ‘secreto comercial’ y amparada en las leyes de protección industrial, de modo que en un plazo (que regularmente va de 3 a 5 años) el empleado que renuncie o sea despedido no podrá divulgar ninguno de esos datos.
Pocas empresas, verdaderamente pocas, tienen este tipo de salvaguardas. Así, una secretaria se va con la cartera de clientes, con la agenda del patrón; un empleado de mostrador puede llevarse precios, proveedores y clientes; un ingeniero de desarrollo (por ejemplo, en empresas de software) puede llevarse especificaciones o códigos altamente valiosos para las empresas; una persona del departamento de calidad puede tener acceso a formulaciones que resulten clave en la vida de las empresas (como farmacéuticas, químicas, alimentarias). Y no hable de inventarios, equipos de medición, plantilla de personal, roles de vigilancia, etc.
La carta de confidencialidad debe existir como signo de protección mutua entre clientes y proveedores. En este sentido, cuando un empleado se vaya o sea separado de su puesto, debería generarse (al amparo del acuerdo de confidencialidad) un comunicado para que clientes o proveedores no sean sorprendidos por un oportunista. ¿A poco no ha llegado alguien, en nombre de una empresa, a ofrecerle productos más baratos, sin factura, en cantidades diferentes de las acostumbradas? Y cuando averigua, resulta que el tal empleado ya no labora con esa empresa, pero aprovecha el contacto.
En mi experiencia, muy pocas empresas cuentan con este documento, por lo que la información de sus clientes, proveedores, estados bancarios, puede ser difundida sin impedimento legal, a pesar de las disposiciones en materia de datos personales. Y luego se preguntan los empresarios porqué su empleado se fue con la competencia y le fue mejor –pues claro, se llevó parte de la sangre del negocio del cual salió.
Si no tiene este documento, le sugiero que se asesore con un buen abogado para redactar una carta de confidencialidad, y que todos los empleados la lean y la firmen. En este punto, quiero prevenirlo de algo: Hay empleados que no están de acuerdo con ella, que se dicen ofendidos (al ser sujetos de desconfianza), y que prefieren irse antes que estampar su firma. Tenga cuidado, porque generalmente eso ocurre cuando ya han dado los primeros pasos en el robo hormiga de datos valiosos; por ello, tenga un buen apoyo legal-laborista, para que no vayan a sorprenderlo. He visto casos tristes de comercios, escuelas, agencias turísticas, restaurantes, aseguradoras, que por no prever, estuvieron al borde de la quiebra al ser víctimas de su propia ignorancia o exceso de confianza.
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