Dr. Alain Salomón Sánchez Téllez, Consultor KPI: tareas

04 julio 2024

HERRAMIENTAS: Lista de pendientes o To-do list

Esta es una de las herramientas básicas para el trabajo, pues nos permite liberar nuestra limitada memoria anotando las actividades que tenemos por realizar; idealmente, se deben anotar los pendientes en el orden en que van fluyendo de la mente, para luego categorizarlos en urgente y/o importantes. Muchas personas van anotando en el día los pendientes de la siguiente jornada, o los hacen una noche antes para no tener ese ruido en la cabeza (cuántas veces nos hemos despertado en la noche, pensando en que algo se nos quedó sin terminar o definitivamente sin hacer).

Para realizar las anotaciones, no se necesita más que pluma y papel; para los más tecnificados, hay blocs de notas digitales e incluso aplicaciones para el teléfono móvil, para teclear o escribir a mano; en estos últimos dispositivos además de que se pueden apuntar las tareas, se puede empezar a agregar los recursos requeridos (personas, salas de juntas, presupuesto, información o archivos relacionados, imágenes, sonidos, alarmas, fecha de término, etc.)

Una vez que haya agotado las anotaciones, es importante agrupar y priorizar, pues de lo contrario la desorganización le impedirá avanzar. Para ello, puede establecer números para el orden en que las tareas deben ser realizadas, o colores para marcar las que sean críticas, importantes o francamente aplazables. Una técnica que puede resultar valiosa es la que mencionan Gary W. Keller y Jay Papasan en su libro "The One Thing": pregúntese ¿qué es lo único sin lo cual el día no puede terminar? Eso le permitirá enfocar sus energías en la tarea más relevante, de la cual quizás dependan algunas otras.

Un consejo: Una tarea nunca es una sola tarea. Generalmente una tarea se ramifica en otras tres o cuatro, por lo que muchas veces apuntar más de diez tareas consume prácticamente todo el día. Por ejemplo, si tiene como tarea pendiente "hablar al cliente X", seguramente esa tarea le requerirá preparar información actualizada para ese cliente, y de esa conversación posiblemente salga otra tarea relacionada con el mismo cliente, o se acordará que también debe buscar al cliente Y. Mi experiencia personal es que una tarea siempre, siempre, trae atada cuando menos otra tarea. Nada está aislado en el espacio.

Algunas de las aplicaciones que se utilizan para tomar notas:

Evernote
Microsoft To-Do
Apple Notes

Esta técnica tan simple no está exenta de detractores, quienes mencionan que un listado de tareas no ayuda a la planeación estratégica, sino que muchas veces la mente se centra en lo inmediato, en aquello que tenemos presente, pero puede esconder aquellas tareas que requieren más esfuerzo, más tiempo, más recursos. Por tanto, dicen, la lista de tareas no puede salir de lo que tenemos en la mente, sino que se deriva de un plan maestro para alcanzar un objetivo.