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14 diciembre 2023

👁‍🗨 Preproducción 2024: Dos preguntas ❓ clave ❗️

Aunque este artículo fue escrito a fines del año 2023, me parece que los conceptos y planteamientos pueden ser aplicables en cualquier otro año, pues la preparación para la mejora es continua. Hecha esta aclaración, vayamos al grano.

Estamos a mitad de diciembre de 2023, es decir, un avance del 96% del año. Si no ha cubierto sus objetivos para el 2023, con toda franqueza ya está difícil que los complete, pues escuelas, gobierno, aseguradoras, y muchos otros trámites ya han cerrado sus ciclos. Por lo tanto, lo mejor es empezar la preproducción del 2024, ir delineando las metas. Como en una construcción, antes de los cimientos, se hace el trazado, pero antes que eso, vienen mediciones y planos. Justo es lo que propongo desde ahora: vaya a la mesa de dibujo y empiece con los planos de un gran 2024.



Para eso, tengo un par de preguntas que surgieron de la lectura del libro "Metas", de Brian Tracy, que seguro le van a mover el tapete:

1) Cuáles son las tres peores cosas que podrían sucederle en los meses o años venideros y que afectarían de forma negativa su trabajo o vida personal?

Ejemplo: Perder mi trabajo de manera fulminante.

a) 

b)

c)

Ahora debemos responder: ¿Qué debería hacer para reducir las probabilidades o las consecuencias de esas calamidades?

Ejemplo: a) Buscar los tópicos relevantes para la labor profesional y capacitarme en ellos.

i) 

ii)

iii)


2) Cuáles son las tres mejores cosas que podrían sucederle en los meses o años venideros y que afectarían de forma positiva su trabajo o vida personal?

A)

B)

C)

Ahora responda: ¿Qué debería hacer para incrementar las probabilidades o los efectos de esos felices sucesos?

I)

II)

III)


Entre los primeros casos (los negativos) yo he pensado que podría ser un accidente incapacitante permanente, obviamente la muerte de alguien muy cercano o una enfermedad crónico degenerativa de alto costo y larga duración; por supuesto, para ello hay algunas acciones predictivas y preventivas que se pueden tomar durante el 2024, pero que pueden empezar a trabajarse en el 2023: cotizaciones de estudios médicos, cotizaciones de seguros médicos o de vida (si no los tuviera), nueva estrategia inmobiliaria, entre otras acciones.

Entre los segundos casos, pues cada persona decidirá si quiere un ascenso, un cambio de trabajo, completar un grado, perseguir una oportunidad en el extranjero, resolver algún tema legal de herencia. Y se me ocurre que antes de que termine el 2023, puede empezar a revisar precios de academias (si quiere obtener un grado académico), puede delinear el trayecto profesional para un futuro ascenso, puede empezar a ingresar sus CV en las empresas en las que quisiera trabajar en el 2024, es decir, hay muchas cosas que podría trabajar en la preproducción del año próximo.

¿Qué le parecen estas dos preguntas detonadoras de estrategias? Vale la pena engancharse con ellas para empezar a producir un gran año 2024.


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01 diciembre 2023

HERRAMIENTAS: La ecuación para estimar tiempos ⏱ o costos 💰 en proyectos

En la administración de proyectos, es fundamental determinar qué actividades, con qué secuencia (sincronía o asincronía) y la duración para alcanzar el resultado. Muchas veces, por inexperiencia, no vemos todas las actividades involucradas, hacemos algunas cosas innecesarias antes de lo óptimo, y por supuesto, calculamos de manera deficiente la duración de muchas actividades, suponiendo que serán muy rápidas (cuando no lo son) o dejando en otras un gran colchón "por si acaso". ¿A quién no le ha pasado?

Pero con la práctica, ya hemos previsto mejor las tareas, cómo organizarlas de mejor manera para que el proyecto marche sobre ruedas, y podemos calcular mejor las horas o días que durará una tarea determinada. ¿Cómo hemos logrado esto último?

En la metodología PERT (Program Evaluation and Review Technique) se define una ecuación sencilla para calcular los costos o tiempos, la cual es: el escenario optimista + 4 veces el escenario realista + escenario pesimista, y todo esto dividido entre 6. De esta manera, se elimina el colchón y se atenúa el efecto de un resultado extraordinariamente corto.

Una variación a esta metodología de estimación es usar (optimista + realista + pesimista) / 3, sin embargo, la experiencia indica que el primer enfoque (que los entendidos le llaman distribución beta) es mucho más certero al reducir los valores extremos al considerar 4 veces el valor más realista.

Permítame ponerle un ejemplo muy simple: Calcule el tiempo que tarda en llegar al trabajo. Apunte el tiempos de distintas ocasiones, alguna en que el tráfico haya sido benévolo, otra en que hubo mayor afectación vial que lo ordinario, y 4 tiempos estándar. Digamos que en condiciones óptimas, usted hizo 15 minutos al trabajo, con mucho tráfico hizo 50 minutos, pero normalmente hace 30. El resultado de esta operación sería (20+(30*4)+50) / 6 = 31.6 minutos.

Para tener una mayor certeza de su resultado, puede calcular la desviación estándar, cuya fórmula es (pesimista-optimista)/6, que en nuestro ejemplo es (50-20) / 6 = 5. Entonces, la duración aproximada de su tarea estará entre 26.6 y 36.6 minutos, con un promedio de 31.6 (promedio +/- desviación estándar). 


Este es un ejemplo simple, pero podría empezar a practicar con tareas sencillas como el tiempo de traslado a su trabajo, el tiempo que tarda en bañarse, el tiempo de tránsito de alguna mercancía, etc. Y haga la prueba con algún costo: tome el precio más bajo, el más alto, y el 'ordinario', para que pueda tener una referencia para sus proyectos.

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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