HERRAMIENTAS GERENCIALES: La ecuación para estimar tiempos ⏱ o costos 💰 en proyectos

En la administración de proyectos, es fundamental determinar qué actividades, con qué secuencia (sincronía o asincronía) y la duración para alcanzar el resultado. Muchas veces, por inexperiencia, no vemos todas las actividades involucradas, hacemos algunas cosas innecesarias antes de lo óptimo, y por supuesto, calculamos de manera deficiente la duración de muchas actividades, suponiendo que serán muy rápidas (cuando no lo son) o dejando en otras un gran colchón "por si acaso". ¿A quién no le ha pasado?

Pero con la práctica, ya hemos previsto mejor las tareas, cómo organizarlas de mejor manera para que el proyecto marche sobre ruedas, y podemos calcular mejor las horas o días que durará una tarea determinada. ¿Cómo hemos logrado esto último?

En la metodología PERT (Program Evaluation and Review Technique) se define una ecuación sencilla para calcular los costos o tiempos, la cual es: el escenario optimista + 4 veces el escenario realista + escenario pesimista, y todo esto dividido entre 6. De esta manera, se elimina el colchón y se atenúa el efecto de un resultado extraordinariamente corto.

Una variación a esta metodología de estimación es usar (optimista + realista + pesimista) / 3, sin embargo, la experiencia indica que el primer enfoque (que los entendidos le llaman distribución beta) es mucho más certero al reducir los valores extremos al considerar 4 veces el valor más realista.

Permítame ponerle un ejemplo muy simple: Calcule el tiempo que tarda en llegar al trabajo. Apunte el tiempos de distintas ocasiones, alguna en que el tráfico haya sido benévolo, otra en que hubo mayor afectación vial que lo ordinario, y 4 tiempos estándar. Digamos que en condiciones óptimas, usted hizo 15 minutos al trabajo, con mucho tráfico hizo 50 minutos, pero normalmente hace 30. El resultado de esta operación sería (20+(30*4)+50) / 6 = 31.6 minutos.

Para tener una mayor certeza de su resultado, puede calcular la desviación estándar, cuya fórmula es (pesimista-optimista)/6, que en nuestro ejemplo es (50-20) / 6 = 5. Entonces, la duración aproximada de su tarea estará entre 26.6 y 36.6 minutos, con un promedio de 31.6 (promedio +/- desviación estándar). 

Este es un ejemplo simple, pero podría empezar a practicar con tareas sencillas como el tiempo de traslado a su trabajo, el tiempo que tarda en bañarse, el tiempo de tránsito de alguna mercancía, etc. Y haga la prueba con algún costo: tome el precio más bajo, el más alto, y el 'ordinario', para que pueda tener una referencia para sus proyectos.

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