Dr. Alain Salomón Sánchez Téllez, Consultor KPI: Eisenhower

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09 noviembre 2023

🔢 HERRAMIENTAS: Matriz de priorización y Matriz de decisión

Hace algunas semanas, publiqué un artículo en que describía una de las herramientas más utilizadas en la priorización de las tareas, la Matriz de Eisenhower, pero esta sólo relaciona dos variables: urgencia e importancia, sin embargo, en los proyectos, muchas veces se tienen que considerar más de dos variables, por lo que a continuación describiré un par de herramientas adicionales:

Matriz de priorización de la acción: Parecida a la Eisenhower, permite relacionar esfuerzo e impacto; debe enfocarse en las actividades de mas impacto, primero acometiendo las que requieran menos esfuerzo y luego aquellas que requieran mayor esfuerzo. Obviamente, aquellas tareas que requieran gran esfuerzo y no tengan impacto, elimínelas.

Matriz de decisión: Una de las formas más sencillas de matriz de análisis para decisiones con criterios múltiples.La idea es que genere una matriz colocando en las filas las alternativas (por ejemplo, proveedores) y en las columnas los atributos a evaluar (por ejemplo, costo, distancia, crédito, calidad, tiempo de entrega, etc.) y evalúe cada atributo con una escala predefinida (por ejemplo, de 1 a 5 o de 1 a 10, siendo el 1 lo más bajo y el 5 o 10 lo más alto). En cada atributo, calificará a los proveedores según su desempeño y al final tendrá una columna con el puntaje total, haciendo más sencilla la decisión.

Evidentemente, antes de priorizar las tareas se requiere tener el objetivo claro, para eliminar las que no se alineen con la meta y luego decidir entre las diferentes opciones.

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19 enero 2022

🔧 HERRAMIENTAS: Matriz Eisenhower: Importante vs. Urgente

Todos tenemos tantas actividades y/o deseos, que las cosas por hacer se amontonan en el escritorio, en la agenda, y al final necesitaríamos días de 48 o 72 horas para completar la carga. A veces resulta imposible cumplir con todos los pendientes, aun trabajando toda la noche.

Por tanto, lo más probable es que deje para después muchas cosas, o que simplemente muchas de esas cosas pendientes no las pueda hacer nunca. Entonces, se vuelve imperativo saber qué dejará sin hacer, qué delegará, y enfocarse en lo que realmente es importante, lo que debe estar alineado con sus metas. Porque si trabaja incesantemente en algo que no está alineado con sus metas, al final simplemente estará cansado física, pero sobre todo, emocionalmente.

Para dividir las actividades y verlas en su justa medida de urgencia e importancia, se desarrolló la matriz Eisenhower, que viene de la época de la segunda guerra mundial. Es un cuadro muy sencillo, donde usted colocará los pendientes relacionando si son poco o muy importantes, y sin son poco o muy urgentes. De esta manera, se crean cuatro cuadrantes:

Importante y urgente: Esos pendientes deben ser los primeros en resolver, quizás con ellos inicie su día o su semana, de tal manera que pueda desactivar las bombas que, en breve, le pueden complicar el resto de su vida. Algunos lo llaman el cuadrante de la inmediatez.

Urgente pero no importante: Lo mejor es delegar esas tareas, tienen fecha próxima pero no son relevantes para sus metas más elevadas. Puede entretenerse mucho, dar la impresión de estar muy ocupado, pero no avanza en sus actividades trascendentes.

Importante pero no urgente: Este es el llamado cuadrante de la eficiencia, aquí es donde debe poner mucha atención pues son las actividades que van a definir su vida futura: capacitación, salud, relaciones con sus seres queridos, manejo financiero, sucesión empresarial, plan estratégico de vida.

Ni urgente ni importante: Elimine estos pendientes, no son relevantes ni prioritarios. Lo que no le deje algo para sus metas, definitivamente sáquelos de su agenda y de su mente. No hay consecuencias.

Ahora que ha limpiado el panorama, puede dedicarse a sus actividades relevantes, esas bombas inmediatas que hay que desactivar, y luego a las tareas del cuadrante de la eficiencia. Y claro, este destilado debe estar reflejado en su prelunes.

De verdad, deseo que esta información le sea de gran utilidad.