Técnicas de manejo de tiempo para mejorar la productividad personal

Para la mayoría de las personas, el tiempo con que cuentan para hacer sus actividades, no les alcanza; ya sea que tengan muchas actividades, muchas metas, muchas distracciones o alguna combinación de los anteriores, generalmente las personas andan corriendo, apuradas, tratando de alcanzar el falso santo grial de la productividad: multitasking. Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para hacer varias cosas al mismo tiempo, se necesita tiempo de cambio (conmutación) y eso baja la productividad.

Pero hay otra solución a la efectividad: pocas tareas (lo importante) y mucha concentración. Así, avanzamos en lo realmente trascendente, sin saltar de un lado a otro, y al final del día estar cansados pero con la sensación de no haber avanzado. Y justamente, este pequeño ensayo habla de algunas técnicas del manejo del tiempo de acuerdo con las tareas que tengamos como prioridad:

1) Técnica Pomodoro: Está técnica, cuenta la leyenda, que debe su nombre debido a que para medir los minutos de trabajo, se utilizó un reloj de cocina, con la forma de un tomate rojo. 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso; repetir hasta en 3 ocasiones y luego tomar un receso más largo, de hasta 15 minutos.

2) Intervalos 52 - 17: Esta técnica se utiliza mucho en ciertas escuelas, pues se ha encontrado que 52 minutos es el intervalo que funciona mejor para tareas que requieren periodos más largos que los sugeridos por la técnica Pomodoro, pero no tan largos que cansen a las personas. Una vez terminado el plazo de trabajo, se otorgan 17 minutos parea que la gente se despeje, que pueda respirar, mover las piernas (recuerde que sentado, el metabolismo se ralentiza, entonces es menester que las personas caminen para reactivar la circulación, la respiración, la carga enzimática que beneficia al organismo y la concentración).

3) Trabajo de 90 minutos y receso de 30 minutos. Esto es recomendable para personas que necesitan periodos amplios de concentración plena (por ejemplo, escritores, creativos) y  se puede hacer al inicio del día, sin acceso a correos electrónicos, llamadas, y después al inicio de la tarde. También es útil para conferencias que no sea posible partir en pedazos más pequeños.

Ahora bien, estas son meras sugerencias, y depende de su capacidad de concentrarse por periodos cortos o más largos durante un día de trabajo, la naturaleza de la tarea, las capacidades de su equipo; para que esto funcione, se tienen varios requisitos:

a) Elimine distractores, particularmente teléfonos, tabletas, correos electrónicos. La raíz del mal de este tiempo son justamente los distractores.

b) Tenga a la mano todo lo que vaya a utilizar (ver el artículo Primero lo Primero). Si no prepara con antelación sus herramientas, lo más probable es que en el camino entren las distracciones en su mente o en la sala de juntas.

c) Clarifique su propósito y no lo deje hasta haberlo finalizado o hasta haber completado la etapa asignada. Si no tiene el propósito claro, o la etapa que va a concluir en esa sesión, es probable que la deje para después, y ese después nunca llegue. Es más, si no tiene su propósito claro, no debería meterse en una sesión de trabajo concentrado.

Otros artículos recomendados de este blog:

• Ley de Parkinson: Las tareas abarcan todo el tiempo
• Herramientas de administración del tiempo

 

Referencias

https://hbr.org/2013/09/make-time-for-the-work-that-matters

https://www.themuse.com/advice/take-it-from-someone-who-hates-productivity-hacksthe-pomodoro-technique-actually-works

https://www.themuse.com/advice/the-rule-of-52-and-17-its-random-but-it-ups-your-productivity

https://productivesuperdad.com/the-pomodoro-technique/

Una recomendación a un resumen de un libro que habla sobre la concentración en el trabajo: https://youtu.be/2T0xafuP-JM

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Gestión enfocada en datos o Datafication

Juan Pérez es responsable de la operación de una franquicia. El corporativo le pide un porcentaje de atracción de clientes de un 70%, es decir, que a 7 de cada 10 clientes a los que les haya vendido alguna vez, les vuelva a contactar para una nueva venta. Sin embargo, a pesar de sus esfuerzos, Juan no pasa del 62%. El corporativo no entiende porqué, pues tiene los datos del 98% de los clientes, o al menos eso es lo que observan en su base de datos. 

- Es qué muchos son incontactables.

- ¿Cómo que incontactables?

- Es que los teléfonos no son correctos, o los correos electrónicos rebotan, no podemos contactarlos.

Típico caso de muchos datos, pero poca información. Dicen que la información es poder. Pero si se tiene la información, desorganizada, sin accesos simples, sin conclusiones sustanciales, ¿dónde queda el poder, cómo tomar las decisiones? 

De aquí nace la idea de la gestión enfocada en los datos, hacer que cada pieza de información cuente, que soporte alguna decisión empresarial, sea de contratación, diseño, mercado, finanzas, etc. 

Desde hace ya años, las compañías están generando multitud de datos debido a las ventas, los procesos productivos, las interacciones con los clientes y proveedores, las acciones de los empleados, la contabilidad, la logística, los inventarios, interacciones de mercados, investigación y desarrollo, entre otros. Sin embargo, muchos datos no son considerados en la toma de decisiones, debido a que están en sistemas anticuados, la recuperación es lenta, hay desorganización, o definitivamente no se tiene un estadístico que pueda interpretar o correlacionar la multitud de datos.

La gestión basada en datos, o datificación, fue un término acuñado en 2013, de acuerdo con Santos (2022), que busca no sólo sacar conclusiones a partir de los datos, sino nuevas soluciones de negocio identificando las tendencias, que antes no se podían obtener. Por ejemplo, las tendencias de algunas plataformas de comunicación permiten colocar los recursos mercadológicos con velocidad no vista antes. O los datos sugieren cambios en el diseño de algunos artículos, para adecuarlos a nuevos mercados o segmentos de reciente aparición, como las aplicaciones de IA.

Cabe aclarar que el acopio de datos por medios digitales no es similar a tener datos en medios tradicionales y simplemente digitalizarlos, pues se pierde la frescura; la datificación es el acopio en línea para el análisis inmediato. Si simplemente quiere digitalizar su archivo histórico, estará viendo una imagen en baja resolución, o definitivamente en blanco y negro.

Si usted tiene datos, y no los ocupa, o no los entiende, o no cambia sus procesos para la mejora, es como si no existieran. Contrate a un profesional de los datos, posiblemente un estadístico, un experto en marketing estratégico, o una compañía de cloud-computing que le permita el uso de herramientas mucho más sofisticadas que las que podría adquirir una empresa micro o pequeña (SaaS, software as a service, para empezar), para que le ayuden a organizar y proteger los resultantes de las interacciones, y disponga sus herramientas para el trabajo de rediseño a fin de entregar nuevas o renovadas experiencias. Si no lo hace usted, seguro alguien más ya lo estará pensando.

De hecho, y dado que mi área de concentración profesional es la administración por objetivos, los KPI pierden significado si los datos están incompletos, incorrectos, no son continuos (desactualizados), tienen distintas unidades (no son consistentes). Y eso sólo para ejemplificar los procesos que están en marcha, imagine cómo tomar decisiones para el futuro con datos "chuecos".

Referencias:

Santos, R. (September 15, 2022). What is datafication and why it is the future of business. Airswift. Recuperado de https://www.airswift.com/blog/datafication

Bersin, J. (2012). The datafication of HR. Deloitte. Recuperado de https://www2.deloitte.com/content/dam/insights/us/articles/dr14-datafication-of-hr/DR14_The_Datafication_of_HR.pdf

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HERRAMIENTAS: El acrónimo SMART para el establecimiento de objetivos

Hoy en día, muchas personas (consultores, gerentes, líderes de proyecto) hablan de que los objetivos, ya sean personales o laborales, deben establecerse de acuerdo con la metodología SMART, pero nadie a quien yo haya preguntado, sabe de dónde salieron esas siglas, quién fue su inventor. Damos tantas cosas por hecho, como si siempre hubieran estado ahí, que perdemos muchas oportunidades de aprendizaje cotidiano.

Yo me puse a averiguar el origen de este término, y siguiendo el hilo de referencias, llegué al artículo original de George T. Doran de noviembre de 1981, donde sugiere, para una mejor redacción y comprensión de los objetivos laborales, el uso de los criterios Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-related, es decir, se creó el acrónimo SMART. Con el tiempo y el contexto, algunas de estas iniciales han variado (por ejemplo, la A yo la he visto como Attainable, la R en español también la he visto como Retador). Según el autor, no todos los objetivos deberían cumplir las cinco características, pero hoy ya se da por descontado que, la falta de una de ellas, es sinónimo de alguna falla en el plan.

Con el tiempo, se ha dado una extensión de este concepto, y otros autores han propuesto la E y la R, de Evaluated (¿se alcanzó, o en qué proporción?) y Reviewed (para reflexionar y ajustar), muy a la manera del ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act) o PHVA (Planear - Hacer - Verificar - Actuar) que busca la reevaluación periódica para insertar elementos de mejora continua. Así, lo SMART se convierte en SMARTER, y los objetivos una vez cumplidos pueden no cerrarse, sino continuar o reformularse pero ahora vitaminados, con elementos de mejora, corrección, incremento en magnitud, extensión en tiempo, etc.

Artículo relacionado: 💡 ¿Cómo se relacionan los objetivos con los KPI?

La siguiente vez que deba establecer una meta, sabrá que SMART no es suficiente, sino que es posible que esa meta sólo sea una etapa, y deba establecer un proceso de revisión SMARTER para que el esfuerzo vertido pueda sostenerse o dar origen a algo aún mayor.

Referencias:

Doran, G. T. (1981). "There's a S.M.A.R.T. Way to Write Management's Goals and Objectives", Management Review, Vol. 70, Issue 11, pp. 35-36.

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