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Técnicas de manejo de tiempo para mejorar la productividad personal

Para la mayoría de las personas, el tiempo con que cuentan para hacer sus actividades, no les alcanza; ya sea que tengan muchas actividades, muchas metas, muchas distracciones o alguna combinación de los anteriores, generalmente las personas andan corriendo, apuradas, tratando de alcanzar el falso santo grial de la productividad: multitasking. Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para hacer varias cosas al mismo tiempo, se necesita tiempo de cambio (conmutación) y eso baja la productividad.



Pero hay otra solución a la efectividad: pocas tareas (lo importante) y mucha concentración. Así, avanzamos en lo realmente trascendente, sin saltar de un lado a otro, y al final del día estar cansados pero con la sensación de no haber avanzado. Y justamente, este pequeño ensayo habla de algunas técnicas del manejo del tiempo de acuerdo con las tareas que tengamos como prioridad:

1) Técnica Pomodoro: Está técnica, cuenta la leyenda, que debe su nombre debido a que para medir los minutos de trabajo, se utilizó un reloj de cocina, con la forma de un tomate rojo. 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso; repetir hasta en 3 ocasiones y luego tomar un receso más largo, de hasta 15 minutos.

2) Intervalos 52 - 17: Esta técnica se utiliza mucho en ciertas escuelas, pues se ha encontrado que 52 minutos es el intervalo que funciona mejor para tareas que requieren periodos más largos que los sugeridos por la técnica Pomodoro, pero no tan largos que cansen a las personas. Una vez terminado el plazo de trabajo, se otorgan 17 minutos parea que la gente se despeje, que pueda respirar, mover las piernas (recuerde que sentado, el metabolismo se ralentiza, entonces es menester que las personas caminen para reactivar la circulación, la respiración, la carga enzimática que beneficia al organismo y la concentración).

3) Trabajo de 90 minutos y receso de 30 minutos. Esto es recomendable para personas que necesitan periodos amplios de concentración plena (por ejemplo, escritores, creativos) y  se puede hacer al inicio del día, sin acceso a correos electrónicos, llamadas, y después al inicio de la tarde. También es útil para conferencias que no sea posible partir en pedazos más pequeños.

Ahora bien, estas son meras sugerencias, y depende de su capacidad de concentrarse por periodos cortos o más largos durante un día de trabajo, la naturaleza de la tarea, las capacidades de su equipo; para que esto funcione, se tienen varios requisitos:

a) Elimine distractores, particularmente teléfonos, tabletas, correos electrónicos. La raíz del mal de este tiempo son justamente los distractores.

b) Tenga a la mano todo lo que vaya a utilizar (ver el artículo Primero lo Primero). Si no prepara con antelación sus herramientas, lo más probable es que en el camino entren las distracciones en su mente o en la sala de juntas.

c) Clarifique su propósito y no lo deje hasta haberlo finalizado o hasta haber completado la etapa asignada. Si no tiene el propósito claro, o la etapa que va a concluir en esa sesión, es probable que la deje para después, y ese después nunca llegue. Es más, si no tiene su propósito claro, no debería meterse en una sesión de trabajo concentrado.


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Referencias

https://hbr.org/2013/09/make-time-for-the-work-that-matters

https://www.themuse.com/advice/take-it-from-someone-who-hates-productivity-hacksthe-pomodoro-technique-actually-works

https://www.themuse.com/advice/the-rule-of-52-and-17-its-random-but-it-ups-your-productivity

https://productivesuperdad.com/the-pomodoro-technique/

Una recomendación a un resumen de un libro que habla sobre la concentración en el trabajo: https://youtu.be/2T0xafuP-JM


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