HERRAMIENTAS GERENCIALES: Lista de verificación o checklist ✅❌

Los checklists o listados de verificación son los pasos organizados para corroborar la idoneidad previa a un evento; es un conjunto de condiciones o elementos físicos a revisar antes de que algo empiece, para evitar fallos o errores.

Esta es una herramienta de corte operativo, eminentemente táctico, pues toda estrategia es plasmada sin la totalidad de la información, por lo que el enfoque del checklist es la revisión de lo que es, no de lo que podría ser. Un checklist se elabora siguiendo las etapas del proceso, para no desorganizar el listado de puntos de verificación, es decir, se trata de un esquema lógico y cronológico de inspección.

Un checklist puede ser tan largo como 100 o 200 puntos de revisión, sin embargo con un poco de experiencia, puede irse reduciendo a) en subprocesos para que cada área confirme sus puntos, o b) quitar los puntos intermedios y sólo verificar los extremos que indiquen que una tarea está completamente confirmada.

Un checklist ayuda a la implementación de un hábito, pues impide los fallos de la memoria al obligar a las personas o empresas, a verificar físicamente que una tarea se haya completado. Sin embargo, después de un tiempo, el checklist debe verificarse para no caer en la ceguera de la rutina, o para confirmar que los pasos siguen siendo claves en el proceso, es decir, permitir la mejora mediante la combinación de los pasos, la introducción de nueva tecnología que traiga otros puntos de revisión, etc.

La utilidad práctica de un checklist en la vida de un administrador es alta, para confirmar con el equipo operativo que se hayan revisado todos los puntos acordados; no es que el administrador haga todas las inspecciones, pero sí debe confirmar que los responsables las hayan completado. Y de tiempo en tiempo, se debe verificar que los puntos de inspección mantengan la utilidad práctica que se pensó en un inicio, o de lo contrario, generar las sesiones de mejora (Ver el artículo cambio vs transformación).

Ejemplos muy simples de checklist (no exhaustivos, sólo para efectos ilustrativos):

A) Checklist para revisión nocturna

1. Basura fuera - SI / NO

2. Cerradas las llaves de gas - SI / NO

3. Luces apagadas / sensores activados - SI / NO

4. Puertas y ventanas cerradas - SI / NO
5. Alarmas y cámaras activadas - SI / NO

B) Checklist para curso

1. Lugar y fecha del evento - SI / NO

2. Nombre del evento - SI / NO
3. Listado de participantes - SI / NO

4. Bolígrafos y marcadores - SI / NO

5. Material para repartir en el curso - SI / NO

Le recomiendo un par de videos 1) Recomendación del libro "El efecto checklist"), y el de Kaizen vs kaizaku

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