Los 8 síntomas del colapso burocrático ✴️

Siguiendo la pista a una referencia, llegué a un libro de 1976 llamado Beyond bureaucracy, del autor Derek Sheane, en donde se expusieron, por primera vez, los 8 síntomas del colapso burocrático. Aquí los transcribo para que usted revise si, en su organización, sufre alguno o varios de estos síntomas y por lo cual, las actividades ordinarias, están ralentizadas o definitivamente no se hacen.

1. La decisión invisible. Nadie sabe dónde o cómo se toman las decisiones, y no hay transparencia en el proceso de toma de decisiones. En muchas empresas y el gobierno, muchas decisiones fueron tomadas hace años, por quien sabe quien, y no hay manera de modificarlas.

2. Negocios sin concluir. Demasiadas tareas son iniciadas pero pocas son llevadas hasta el final. Y lo peor, es que parece que entre más asunto tenga una persona, más importante, sin atender que es posible que ninguno de esos asuntos se termine.

3. Parálisis de la coordinación. Nada puede hacerse sin haberlo revisado con un gran número de unidades interconectadas (mi opinión personal es que recuerda a las comisiones, a los grandes grupos que se reunen con extrema dificultad debido a las agendas ocupadas, para tomar decisiones mínimas o sólo para informar algo). Esto es especialmente visible en empresas que en algún momento fueron revolucionarias, pero su éxito las volvió grandes, pesadas, con multitud de departamentos para mantener las condiciones de su éxito.

4. Nada nuevo. No hay ideas radicales, inventos o pensamiento lateral, es decir, una falta generalizada de iniciativa (nuevamente, mi opinión personal: ¿por qué se reciclan programas o proyectos de años anteriores, que han mostrado resultados mínimos, e incluso negativos?)

5. Pseudo-problemas. Temas menores se magnifican en sus proporciones, y entonces se pierde de vista el verdadero problema, tratando de resolver detalles. Quizás esta es una táctica dilatoria, para llevar las cosas al terreno de la parálisis de la coordinación.

6. Centralización a ultranza. Las oficinas centrales defienden la consistencia y control contra las unidades locales o regionales, paralizando las decisiones y los procesos.

7. Plazos negativos. Los límites en el proyecto se vuelven más importantes que la calidad del trabajo. Así, se cierran proyectos con tareas incompletas, pero es más grave no cumplir en plazo que en forma. El gobierno está plagado de estos ejemplos.

8. El dominio de las entradas (input). Los individuos reaccionan a las entradas del proceso (por ejemplo, lo que llega a su bandeja de entrada en el correo) en tanto se oponen a usar su propia iniciativa. Tenemos personas reactivas, pero no propositivas.

Yo creo que prácticamente ninguna empresa de más de 50 personas se escapa a este colapso burocrático, básicamente por temor a perder control del proceso o de los recursos. Incluso es posible que alguno de estos síntomas hayan aparecido en su vida personal (por ejemplo, no hay ideas innovadoras (se reciclan los mismos propósitos por años y años), o la magnificación de los detalles). Por lo tanto, hay que ponerle atención a estos síntomas y tratar de salirse del estancamiento, con equipos más pequeños, con delegaciones claras en proyectos, comunicando claramente las intenciones, reduciendo las líneas de decisión.

Si bien el texto original fue de 1976, me parece que el corazón de los síntomas sigue vigente, y es que las acciones y las decisiones se detienen hasta que se han sobreanalizado, sobrediscutido, sobreconsensuado, y para cuando se tiene algo medianamente claro, el problema ya ha cambiado.

También vale notar una fuerte coincidencia con Las 5 disfunciones de un equipo de trabajo, de Pat Lencioni: el miedo al conflicto puede estar ligado a la decisión invisible, parálisis por coordinación y nada nuevo; la falta de atención a los resultados con los plazos negativos, entre otros.

Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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