Hoy le presentaré una herramienta que le ayudará a organizar sus tareas y proyectos.
Para toda actividad, y más cuando una esté ligada a otra y
se convierta en secuencia o proceso, hay varios factores que no pueden faltar: definición
clara de la tarea y el fin de la misma, quién lo hará, y qué tiempo tiene para
completarla. Sin duda, puede haber otros elementos pero estos son los
indispensables.
Ahora, para que una persona o equipo concluya una actividad asignada,
puede requerir el apoyo en forma de aprobación, proveerle de mayor información
o elementos físicos, o simplemente avisar que se ha concluido. La herramienta
con la cual se informa al equipo de cuál es el rol individual dentro de una
actividad o proyecto, es la llamada matriz RASIC, que son las iniciales de
Responsable, Aprobador, Soporte, Informe y Consulta (las siglas en inglés son Responsible, Approving, Support, Inform,
Consulting).
El responsable, ni hablar, es el dueño de la
actividad, a quien le pedirán cuentas. Toda tarea debe tener un responsable.
El aprobador es aquella persona de la cual pueden depender
los recursos o permisos necesarios (por ejemplo, accesos en caso de sistemas de
información)
Soporte: Aquellas personas que pueden requerirse en
el curso de la actividad, sin que sean los dueños de la misma, sino apoyos
eventuales.
Informe: Quien debe recibir el resultado de la actividad,
a quien se le entrega. Idealmente, toda tarea terminada debe informarse para
coordinar la secuencia.
Consulta: Quien puede proveer guía o conocimiento especializado
para completar la tarea.
Como advertencia, no todas las actividades requieren todos
los roles, es posible que no se requieran aprobaciones ni consultas con
expertos, sino sólo quien hace la tarea y quien recibe la notificación de
cumplimiento. No ponga mas de un responsable y aprobador por tarea, si se
requiere, divida la tarea. La práctica me ha enseñado que no se puede ser
aprobador y responsable al mismo tiempo (juez y parte), y tampoco se puede
poner en la misma casilla que es responsable de la tarea y recibe informe (se
platica a si mismo).
Idealmente, en el lanzamiento de todos los proyectos, se
debe convocar a todo el equipo, especificar las tareas, asignar los roles y es
en ese momento que se despliega la matriz RASIC. Sin embargo, en el 90% de los proyectos
que he visto, carecen de esta matriz por lo que la comunicación no es muy
fluida, hasta que se corrige este faltante.
En su trabajo, ¿cuántas veces falla esta comunicación en los
proyectos, cuántas veces se sorprende porque no sabe a quién consultar, o que
de improviso le preguntan, o que el aprobador de recursos no estaba enterado? La
matriz RASIC es una herramienta de sentido común, pero que pocas veces se
despliega en los proyectos. Úsela en su empresa, en su área, en sus proyectos
personales y marque esa diferencia positiva.
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