Las 50 herramientas para el administrador

¡Hola hola! 

Estoy en el esfuerzo de hacer un listado con las 50 herramientas indispensables para los administradores, con vínculos a sus respectivos artículos. Evidentemente, faltan por lo que mucho agradeceré su aporte, pues es un trabajo colaborativo:

1. Establecimiento y difusión de misión y visión (artículo)
2. Lista de pendientes (to-do list): (artículo)
3. Plan de acción (artículo)
4. Matriz Eisenhower (artículo) (video)
5. Matriz de priorización de la acción (artículo)
6. Matriz de decisión (artículo)
7. Metodología SMART (artículo)
8. Diagrama de Gantt (artículo)
9. Diagrama PERT (program evaluation and review technique):
10. Matriz FODA o SWOT (artículo)
11. Matriz PEST (artículo)
12. Cuadro KPI (artículo)
13. OKR (objectives and key results)
14. Lista de verificación o checklist (video) (artículo)
15. Ranking (artículo)
16. Método de la ruta crítica o CPM
17. Ecuación para cálculo de tareas (artículo)
18. Matriz de responsabilidades o RASIC (artículo)
19. Diagrama de flechas
20. Project network diagrams
21. Tableros Kanban
22. Matriz de evaluación de riesgos o risk matrix (artículo)
23. Estudio de factibilidad
24. Análisis costo-beneficio
25. Ciclo PHVA o PDCA
26. Ley de Pareto o 80-20 (artículo)
27. Ley de Parkinson (artículo) y la falacia de la planeación (artículo)
28. Matriz de competencias del personal
29. Matriz de interesados o stakeholders: 
30. Seguimiento de incidencias o issue tracking: 
31. Project status template
32. Matriz de consecuencias
33. Diagrama de flujo
34. Mapa de procesos
35. Cadena de valor o value stream mapping: 
36. 5 fuerzas competitivas de Porter (artículo)
37. Métodos de pronóstico (forecast): 
38. Costeo basado en la actividad o ABC
39. Razones financieras
40. Manejo de escenarios
41. Plan de contingencias 
42. Semáforos andon: 
43. Punto de equilibrio o break even (video)
44. Elasticidad precio-demanda (video)
45. Comparación competitiva o Benchmarking (artículo) (video)
46. Diagrama de causa efecto o Ishikawa (artículo)
47. Gráficos de control de proceso (artículo)
48. Matriz BCG
49. Matriz Ansoff
50. Matriz de Kepner-Tregoe

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 Actualización: 12 de septiembre de 2024 

Semejanzas entre hábito y proceso

Hace unos días, por un tema laboral, pensaba lo parecido que son los hábitos y los procesos, en las personas y las empresas.

A nivel personal, un hábito es una conducta repetida e involuntaria con la que se obtiene un resultado (puede ser incluso un satisfactor). Un hábito tiene un estímulo disparador o detonador (que puede ser una imagen, una cierta hora, una palabra, un olor, un sonido), una acción o respuesta (lo que llamamos una rutina), y un resultado (sensación de limpieza, reducción de ansiedad, satisfacción mental o corporal). 

Por ejemplo, las personas que al levantarse deben ir al baño, o nada más abrir el ojo tienen que encender un cigarro o tomar un café (pues si no, no arrancan). En un inicio, nosotros formamos al hábito mediante la repetición, asociándola con otras conductas o detonadores, pero luego el hábito enraiza y puede llegar a controlarnos (quienes no pueden dejar de fumar, quienes no pueden dejar una droga). Adicciones, les llaman. Hay, entonces, hábitos buenos y malos.

A nivel de empresa, un proceso se parece mucho a un hábito: Se inicia a una señal (por ejemplo, la apertura de la tienda en el día laboral, el lanzamiento de un producto, ante una emergencia o situación inesperada), se tiene una serie de pasos definidos (tareas o tácticas) y se espera un cierto resultado. Un proceso es repetitivo, por lo cual puede salvar el día al permitir a las personas accionar casi sin pensar, pero también puede complicar el día pues al hacer algo sin pensar, podemos automatizar el error (por ejemplo, pasos innecesarios pero que siempre se hayan hecho de cierta manera, es decir, burocracia). 

Lo mismo que a nivel personal, los hábitos en las empresas (es decir, los procesos) enraízan y son difíciles de cambiar. Se requiere gran voluntad para cambiar ciertas conductas que tienen meses o años, quizás modificar o eliminar un estímulo inicial, seguramente la modificación de ciertos pasos con lo que se tendrá un resultado diferente. Igual que en las personas, muchas veces se deben eliminar ciertas condiciones que perpetúan un hábito: un formato que hay que llenar por triplicado, un informe diario que en alguna vez fue útil pero que se hizo costumbre y quita tiempo productivo para algo que ya no funciona).

Y de la misma manera que con las personas, en algún momento se definieron ciertos procesos como el ADN de la empresa, pero ahora esos procesos pueden controlar el crecimiento y desarrollo de la organización. Hacemos hábitos, y luego ellos nos controlan.

El punto es: así como hay hábitos en las personas, hay procesos grandes y pequeños en las empresas. Iniciaron quizás con la mejor de las intenciones, pero de tiempo en tiempo hay que revisarlos y, aunque sean difíciles de cambiar, es necesario su ajuste ya que pueden estar definiendo el futuro: una persona que fuma define su estado físico actual y futuro, una persona que ahorra puede estar definiendo su presente y su futuro; una empresa que tiene procesos que ya no son ágiles, que causan malestar entre sus clientes, que le impiden accionar estrategias competitivas, seguro está definiendo su futuro. Igual que una empresa disciplinada, que mejora continuamente, que escucha al cliente, que renueva sus habilidades y conocimientos, con esos procesos también está definiendo su presente y su futuro.

Le dejo un par de referencias a libros que hablan de los hábitos:

• Clear, J. (2023). Hábitos atómicos. Planeta.
• Duhigg, C. (2019). El poder de los hábitos. Vintage.

Le invito a ver el video del tema.

Artículo recomendado:

Cambio vs. Transformación.

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Efecto de arrastre

En otros artículos hemos hablado de los sesgos como la tendencia de algunas personas a presentar ciertos patrones de comportamiento por imitación, justificación de sus actos, etc. Vea el artículo "El efecto halo".

El efecto de arrastre (también llamado efecto de la moda o bandwagon) es precisamente esa conducta por la cual las personas buscan la pertenencia a un grupo de individuos, sentirse parte de una tribu con la que se identifiquen o quieran que les identifiquen y, para ello, son capaces de modificar sus preferencias, para no desentonar y adaptarse a las modas o tendencias. Por tanto, las personas que muestren esta conducta pueden actuar en función del comportamiento de otros, del rebaño, por lo que también se conoce como “efecto de la moda” o gregario.

Ejemplos de esto son la vestimenta, el maquillaje, la decoración corporal, consumir ciertas comidas o bebidas, el lenguaje (palabras, entonación, señas), los lugares para compra de productos o servicios. Muchas veces esto es más visible en los adolescentes, quienes están buscando su identidad, pero también se exhibe en adultos que buscan "pertenecer"; por ejemplo, cuando se dejan arrastrar por efecto de películas, libros, experiencias, ciertas bebidas, el hecho de fumar o vapear, etc.

Esto lo aprovechan bien los sectores comerciales al hacer sus rankings de "los más vendidos", "los más vistos", "los más escuchados", pues la gente cree que si muchos más lo han comprado, visto u oído, debe ser muy bueno. Y así es como se puede sembrar una tendencia en ciertos sectores, o al recurrir a influencers para arrastrar a una buena parte de la población objetivo. También lo utilizan las estaciones de radio, los canales que ofrecen películas en línea. Le recomiendo el artículo sobre los "Rankings".

Todos hemos sido arrastrados alguna vez, sea por desconocimiento, por condescender, por cierto morbo. Piense, ¿cómo ha sido afectado, o en su negocio, cómo puede influenciar a los clientes, de qué manera puede movilizar su mercado hacia uno u otro lugar?

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Teoría de las ventanas rotas y el mantenimiento rutinario

En este breve artículo, voy a contarle una historia que se relaciona con hábitos y mejora tanto en su persona, su casa, como la empresa y el lugar en que vivimos.

A finales de la década de los 60, el investigador Philip Zimbardo hizo un experimento con dos autos idénticos en modelo y color, sólo que se colocaron en zonas muy diferentes, para ver qué efecto tendría en la comunidad un auto abandonado. En una de las zonas (el Bronx) fue rápidamente vandalizado, pero en la otra zona (Palo Alto, California), nada ocurrió. Sin embargo, después de una semana, el auto intacto fue intencionalmente dañado por los investigadores (se rompió una ventana) y el resultado fue, que en pocas horas, el auto fue vandalizado exactamente igual que el del Bronx.

Esto condujo a la teoría de las ventanas rotas de James Q. Wilson y George L. Kelling: Un pequeño detalle como un vidrio roto atrae más daños (más vidrios rotos y la ocupación del bien). Esto usted lo puede ver en su casa, en su oficina y en los alrededores de las casas y edificios. Cuando se funde una lámpara y no se compone, otros daños pueden ocurrir y tenemos un deterioro mayúsculo. Cuando dejamos un poco de basura en la calle, pronto alguien dejará más basura. Cuando dejamos que un equipo se descomponga, tarde o temprano otro se descompondrá y comienza un ciclo vicioso.

Esto mismo se vio en la década de los 80 en Nueva York, cuando las autoridades se dieron cuenta que un edificio con vidrios rotos atraía a pandillas para hacer ahí sus guaridas; por ello, empezaron a eliminar esos pequeños detalles de descuido (vidrios rotos, luminarias fundidas, grafittis, montones de basura) y el pináculo de esto fue en 1994 con el programa Tolerancia Cero de Rudolph Giuliani.

Y es que el descuido es contagioso: si a otras personas no les importa, a mi tampoco. Por lo tanto, es crucial que si usted tiene una propiedad que empieza a verse descuidada, no se continúe con esa imagen, para no invitar a que el descuido crezca: hierba, basura, grafitti. Y esto mismo se lo debemos exigir al gobierno: cuando un jardín está descuidado, la gente deja basura ahí, cuando no funcionan las lámparas se hace un lugar donde crece la probabilidad de los asaltos; si hay un asiento roto, pronto habrá más.

Este debería ser uno de los puntos elementales de mejora de todo alcalde: componer lo que está roto, recuperar lo abandonado, pues eso hará que se tenga una imagen real de una ciudad en transformación, y no sólo obras de relumbrón que, con el tiempo, caerán en el abandono y abonarán al mismo problema.

Y esto tiene mucho que ver con las 5S (orden y limpieza, del cual ya he hablado) y el programa de mantenimiento en casas y empresas: componga los pequeños detalles para que no den margen a la imagen de descuido, tenga cero tolerancia a la generación del delito, pues un pequeño descuido luego puede sumarse a otros y salir caro. Y por supuesto, exijamos lo mismo de las direcciones de empresas y de las gestiones municipales y gubernamentales: está demostrado que los pequeños descuidos o faltantes, aunado a la indiferencia, es el camino al deterioro irremediable.

Aunque no existe un indicador de desempeño para esta circunstancia, sí es posible medir el punto de arranque y el cierre en un periodo: cuántas áreas abandonadas se recuperaron, y cómo incidió en la cantidad de delitos en un perímetro. No es inmediato el efecto, pero es algo progresivo y sostenible, pero debe soportarse también con educación y con un seguimiento oportuno.

Referencias: 

https://media4.manhattan-institute.org/pdf/_atlantic_monthly-broken_windows.pdf 

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HERRAMIENTAS: ‼️ Creatividad con SCAMPER 🎇

Existen distintas técnicas para abordar los problemas: desde el punto de vista de la ingeniería, de las finanzas, del uso del cliente, de los requerimientos legales. Y todas son útiles, pero a veces se requieren enfoques holísticos, no sólo desde la perspectiva de un área en particular, y es aquí donde puede ser de utilidad la mecánica que le presento a continuación.

SCAMPER es una técnica para generar ideas partiendo de un producto, servicio o proceso, al cual se le harán modificaciones de acuerdo al siguiente anagrama: Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Propósito nuevo, Eliminar y Reorganizar. Fue creada por Bob Eberlee en 1971, como un refinamiento a la técnica de lluvia de ideas o Brainstorming, tratándole de dar cierta estructura a las ideas que un grupo podía generar.

Esta es una técnica simple que permite generar ideas enfocadas al trabajar en una pregunta relacionada con un producto o servicio; es muy útil para utilizarla con personas de diferentes áreas que no tengan ceguera de taller.

Imagine que reune a su equipo, para analizar varias quejas de los clientes, sugerencias de mejora, o características que se han detectado en la competencia; ponga cualquiera de sus productos o servicio en la mesa de análisis y permita que un moderador lleve la dinámica para que las personas del equipo puedan ver qué cambiar, mejorar, adaptar, etc., de acuerdo con las palabras usadas por la metodología. Reúna esas ideas en hojas de trabajo y luego permítase el análisis de implementación; quizás tenga alguna joya entre todos esos chispazos de creatividad.

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HERRAMIENTAS: El venerable diagrama de Gantt

Prácticamente no hay ningún administrador de proyectos que no haya utilizado esta herramienta, pues permite visualizar la duración de las tareas y clasificarlas utilizando colores, revisar la relación y precedencia entre ellas, y es particularmente útil para crear la narrativa de un proyecto. Sin embargo, el origen del diagrama de Gantt no es exactamente con Henry Gantt, sino con alguien alejado en el tiempo y la geografía. Veamos.

El antecedente de esta herramienta fue desarrollado por el economista polaco Karol Adamiecki en la denominada carta de Adamiecki en 1896 como una solución a ciertos problemas de producción; sin embargo, no se publicó en inglés sino en ruso y polaco; esta herramienta causó sensación en los círculos técnicos rusos, pero pasó desapercibida en la mayor parte del mundo occidental. Por su parte, el ingeniero estadounidense Henry Laurence Gantt desarrolló un método similar para visualizar la duración de ciertas actividades, que publicó en artículos entre 1910 y 1915, y por supuesto el idioma de esas publicaciones fue en inglés, razón por la cual fue más conocida y se le bautizó con su apellido. Sin embargo, con justicia, debería llamarse diagrama de Adamiecki.

En el diagrama de Gantt, las actividades son representadas como barras horizontales mostrando la duración y el orden en que se deben ejecutar. Como regla, más de 25 actividades pueden generar confusión por lo que excediendo ese número, se prefieren otras herramientas de visualización de la duración, secuencia y dependencia de las actividades.

El objetivo de este diagrama es darle una organización visual al tiempo, para encadenar eventos y que un proyecto que tiene actividades secuenciales y/o paralelas pueda ser controlado fácilmente. Así, una actividad puede estar vinculada a una o varias anteriores, una o varias posteriores, o puede haber asuntos coincidente en el tiempo, que si no estuvieran ordenados en una forma sencilla podrían pasar desapercibidos y estropearnos un proyecto completo. Para construir una gráfica de Gantt, lo primero que se tiene que hacer es listar todas las actividades, hacer un estimado de su duración, determinar si son secuenciales (ligadas con otras) o paralelas (no ligadas al inicio o término de otra actividad), y finalmente graficarlas.

En el ejemplo no se listaron los recursos necesarios para cada actividad (en atención al espacio), pero se pueden agregar a la derecha de cada barrita, lo que haría mucho más fácil visualizar no sólo los tiempos límites, sino los recursos que cada actividad demandará, lo que puede ayudarnos también a determinar los costos del proyecto.

 Ahora bien, un diagrama de Gantt no es un proyecto finalizado, sino simplemente una representación gráfica de actividades y sus tiempos; no se enlistan recursos, costos, responsables, etc. Estos son otros elementos de los que hablaremos en un próximo artículo.

Usted ¿lo ha utilizado, en la escuela, el trabajo o la casa, con qué frecuencia, qué resultado el ha dado, ha usado la versión tradicional o alguna app? 

Referencias:

https://archive.org/details/sim_academy-of-management-journal_1975-06_18_2/page/358/mode/2up

Otros artículos que pueden ser de su interés:

• Herramientas de administración del tiempo I: https://alainssanchezt.blogspot.com/2022/04/herramientas-de-administracion-del.html
• Herramientas de administración del tiempo II:  https://alainssanchezt.blogspot.com/2022/05/herramientas-de-administracion-del.html

¿Sabía que el Día internacional de la gestión o administración de proyectos es el 1er jueves de noviembre?

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 Actualización: 09 de septiembre de 2024 

Las palabras del año y su relación con nuestra vida personal y profesional

Cada año, en el mes de diciembre, la Fundación del Español Urgente (FundéuRAE), promovida por la Agencia EFE y la Real Academia Española, otorga el título de palabra del año a una simple o compuesta que marcó la conversación o que dominó en los medios de comunicación. Aquí están las listas y ganadoras de los últimos años, en orden cronológico descendente:

2025: El listado completo de candidatas a palabra del año es: apagón, macroincendio, preparacionista, boicot, dron, generación Z, macrorredada, rearme, arancel, papa, tierras raras y trumpismo. La ganadora fue, ni más ni menos, arancel, término que significa "‘tarifa oficial determinante de los derechos que se han de pagar en varios servicios, como el de costas judiciales, aduanas, etc., o establecida para remunerar a ciertos profesionales", aunque en la actualidad se refiere al cobro que hacen algunos países a mercancías procedentes de otros lados, y quizás sea uno de los vocablos favoritos del presidente estadounidense, Donald Trump, pues lo ha usado como arma contra propios y extraños.

2024: Las palabras competidoras fueron alucinación, fango, gordofobia, inquiokupa, mena, micropiso, narcolancha, pellet, reduflación, turistificación y woke. La ganadora, sin embargo, fue DANA, que es un acrónimo de depresión aislada en niveles altos de la atmósfera, para referirse a una perturbación meteorológica con grandes consecuencias, como efectivamente ocurrió en territorio español en octubre de ese año. Quizás de este lado del Atlántico hubiéramos elegido otra.

2023: Las candidatas fueron amnistía, ecosilencio, euríbor, FANI, fediverso, fentanilo, guerra, humanitario, macroincendio, polarización, seísmo y ultrafalso. La ganadora fue polarización (en nuestro país, el exponente principal de ello fue el mismísimo presidente Obrador que dijo que sería para todos los mexicanos... nunca lo hizo realidad).

2022: Las candidatas fueron: apocalipsis, criptomoneda, diversidad, ecocidio, gasoducto, gigafactoría, gripalizar, inflación, inteligencia artificial, sexdopaje, topar y ucraniano. La ganadora fue inteligencia artificial. ¿Conoce qué es, cómo ha influido en su vida y cómo lo hará?

2021: Las candidatas fueron negacionista, variante, vacuna, desabastecimiento, cámper. ecoansiedad, carbononeutralidad, metaverso, criptomoneda, fajana, megavatio, talibán. Por supuesto, dada la pandemia la ganadora fue vacuna, evidentemente dada la situación mundial.

2020: Las candidatas fueron confinamiento, coronavirus, infodemia, resiliencia, COVID-19, teletrabajo, conspiranoia, (un) tiktok, estatuafobia, pandemia, sanitarios y vacuna. La ganadora fue confinamiento. Ojo que aparecía también vacuna, pero como aún no se desarrollaba y llegaba la aplicación, que quedó en finalista.

2019: La palabra ganadora fue emoji, el símbolo que reemplaza una actividad o sentimiento en la escritura que hacemos mediante el teléfono o las computadoras. Las candidatas fueron electromovilidad, desglobalización, neonegacionismo, exhumación, DANA, huachicolero, seriéfilo, influente, albañila, cúbit y superdesempate.

2018: La palabra ganadora fue microplástico, debido a la dispersión de estos contaminantes y el impacto ambiental detectado. Las otras candidatas fueron arancel, nacionalpopulismo, hibridar, VAR, procrastinar, mena, los nadie, micromachismo, descarbonizar, dataísmo y sobreturismo.

2017: La ganadora fue aporofobia (miedo, aversión a los pobres). Otras candidatas fueron turismofobia, uberización, machexplicación, aprendibilidad, noticias falsas (fake news), bitcoin, odiador y soñador (por los anglicismos hater y dreamer, de gran uso en redes sociales), trans (acortamiento de trangénero y transexual), destripe (reemplazando el anglicismo spoiler) y súperbacteria.

2016: Las candidatas son posverdad, populismo, sorpaso, abstenciocracia, ningufoneo (poner más atención a los dispositivos móviles que a las personas presentes), youtubero, bizarro, cuñadismo, vendehúmos, LGBTfobia, papilomavirus y videoarbitraje. La ganadora fue populismo, corriente de gobierno que ha tenido fuerte impulso desde entonces; ojo con la coincidencia en el tiempo de que esta fue la palabra del año, el gobierno de Trump y la llegada al poder de la 4T.

2015: Las candidatas fueron chikunguña, sextuplete (del mundo deportivo), refugiado, inequidad, poliamor, disruptivo, me gusta (like de las redes sociales), trolear, zasca, clictivismo (activismo político haciendo clic en las páginas o aplicaciones), gastroneta (food truck), despatarre. La palabra ganadora fue refugiado.

2014: Las candidatas fueron selfi (del anglicismo selfie), nomofobia (), apli (de app), árbitra, impago, abdicar, ucraniano, ébola, superluna, postureo, dron, amigovio. Triunfó selfi o podríamos decir un autorretrato.

2013: La ganadora fue escrache (manifestaciones frente a casas de políticos); otras candidatas fueron copago, emprender, ere, quita, austericidio, meme, autofoto, wasapear, bosón, cholismo, expapa.

Fuente: Página de la FundéuRAE: https://www.fundeu.es/palabra-del-anno/

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