Solución a un problema común: KPI de call center

Juan el emprendedor, estaba preocupado: No tenía suficientes ventas, aunque según él se hacía la labor desde el call center que tenía contratado. Según él, si una persona hacía entre 20 y 25 llamadas al día, eran suficientes para generar un tráfico importante al negocio. Pero no. Un día en una comida de exalumnos de su escuela se encontró con Humberto, que era dueño de una agencia de marketing y publicidad y le comentó su consternación. Humberto lo escuchó pacientemente, y como si supiera a qué se refería, le preguntó:

- ¿Cuáles son tus porcentajes de contactos, llamadas completadas y de eventos exitosos?

Juan se quedó sin palabras. No tenía claras cuáles eran esas mediciones ni los resultados que el equipo contratado había tenido en el último mes, cuando menos. Y es que Humberto conocía algo que Juan no:

1.31 PORCENTAJE DE CONTACTOS

Fórmula o proporción: Cantidad de contactos logrados / Cantidad de contactos iniciales (teóricos)

1.32 TASA DE LLAMADAS COMPLETADAS (CALL COMPLETION RATE)

Fórmula o proporción: Número de llamadas respondidas / Número total de llamadas

1.33 PORCENTAJE DE EVENTOS EXITOSOS (TASA DE CIERRE DE CITAS O VENTAS)

Fórmula o proporción: Citas confirmadas o ventas cerradas / Total de llamadas

Texto tomado de la obra "Indicadores clave de desempeño - Edición 2024"

Con estos datos, le comentó Humberto a Juan, podía llevar un mejor control del equipo de call center que había contratado; no se trataba sólo de hacer llamadas, sino de generar contactos exitosos y lograr que se cerraran citas o, mejor aún, ventas.

Aquí nuevamente se veía claramente el dicho: "lo que no se mide, no se controla". Y él no medía los esfuerzos del call center, lo que se reflejaba en una baja afluencia al piso de ventas.

¿Conocía usted esta fórmula, y el efecto que puede tener en las ventas de su negocio? Parece una enfermedad común entre los emprendedores: No conocer las métricas de su negocio, o de los equipos de apoyo. Justo esta es la razón por la que muchas microempresas quiebran: la falta de visibilidad en las métricas de la organización. 

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Sabiendo esto, Juan pudo recuperar parte del control de su negocio, estableciendo estrategias para mejorar la calidad de la base de datos, generar mejores scripts para el call center, implementar estrategias para revertir las objeciones de ventas e incrementar la tasa de cierre. Además, se dio cuenta que cada asesor telefónico tenía un porcentaje distinto de éxito según el mercado asignado, por lo que pudo calibrar bien la asignación de las distintas bases de clientes. Por supuesto, con la práctica cotidiana encontraría otros problemas en su empresa y pediría ayudar para tener otras soluciones. De eso le platicaré en pocos días, cuando regrese con otras anécdotas.

Artículos relacionados: Las objeciones más comunes.

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Finalmente, le agradeceré recomendar y/o compartir este artículo, y si tiene comentarios adicionales, me escriba a 300indicadores@gmail.com.

  Fecha de actualización: 01 de junio de 2026  

KPI de la vacunación

En los últimos días hemos escuchado, con preocupación, el crecimiento de los casos de la enfermedad denominada ébola, que se han presentado en el centro del continente africano, influenciados por lo que pasó hace algunos años por la rápida dispersión de Covid.

Como estudioso de los procesos y las métricas, me puse a investigar cuáles son algunos de los indicadores de desempeño en un proceso de vacunación, y estos son:

Tasa de población con esquema completo de vacunación

Fórmula: Población con esquema completo de vacunación \ Total de la población objetivo

Mide el porcentaje de la población objetivo, generalmente referido al sector infantil que ha cumplido con el esquema completo de vacunación.

Es importante destacar que la población objetivo puede estar segmentada, por ejemplo, en menores de un año, menores de 3 años, menores de 15 años, o mayores de 60 años. Así, podemos ver varias tasas de población con diferentes resultados en sus esquemas de vacunación, y cumplir en algunas, pero no en otras. Por ejemplo, se puede tener el 100% de la cobertura de vacunación en menores de un año, pero caer al 98% en menores de tres años, lo que significa que 2% entre 1 y 3 años no recibieron el esquema completo.

Cobertura por tipo de vacuna

Fórmula: Población que recibió un tipo específico de vacuna / Población objetivo para ese tipo de vacuna

Mide el porcentaje de la población objetivo que ha recibido un tipo específico de vacuna. Por ejemplo, sarampión, neumococo, influenza, covid, tétanos, poliomielitis. Es difícil hablar de vacunación universal debido a la multitud de factores (edad, estado de salud, distribución geográfica) por lo que muchas veces se prefiere hablar de cobertura por tipo de vacuna, especificando el grupo de edad.

En su familia, ¿cuál es la cobertura por tipo de vacuna? En mi opinión, debería buscarse una sesión de revisión en familia, para verificar qué vacuna es la que faltó y ayudar a quien lo requiera, estando atentos a las diferentes oportunidades como semanas nacionales de vacunación, campañas municipales, e incluso, en algunas empresas, se organizan para comprar lotes y apoyar a los empleados, a un precio preferencial. Un buen ejemplo es la vacuna del tétanos, cuya duración es de 10 años y mucha gente olvida cuándo fue la última vez que se vacunó, por lo que no es raro que no todos en una familia alcancen el 100% de cobertura en una vacuna específica.

Tasa de deserción o abandono

Fórmula: Población que recibe la dosis de refuerzo / Población que recibió la dosis inicial

Sirve para conocer la fracción o proporción de personas que recibieron la dosis de refuerzo o complementaria de una vacuna, respecto del total que recibieron la primera dosis. Por ejemplo, si 100 personas recibieron la dosis inicial de la vacuna contra el neumococo, pero sólo 90 recibieron la segunda dosis o el refuerzo, decimos que la tasa de éxito es el 90%, o que el 10% han desertado o abandonado el esquema completo.

El que una persona abandone el esquema completo es un tema relevante; ¿qué habría más importante que protegerlo de enfermedades? Si es por migración, no debería haber problema dentro del territorio nacional. Si es por olvido o descuido, debería encauzársele para reactivar su esquema y prevenir complicaciones cuando sea un adulto.

Tasa de pérdida de vacunas (merma)

Fórmula: Dosis perdidas / Dosis totales recibidas

Permite medir la eficiencia con que se distribuyen y aplican las vacunas recibidas, debido a factores como mala gestión de inventario (se caducan en almacenes), si se distribuyen de forma ineficiente (se pierde la cadena de frío), se rompen por mal manejo, se abren pero no se aplican, etc. 

Es importante mencionar que México, como país, hizo un importante esfuerzo en los años 60 y 70 para alcanzar la vacunación universal. Sin embargo, no se debe bajar la guardia y (en mi opinión) tampoco se debe hacer caso a las voces que llaman a no vacunarse "por que inyectan chips para controlar a la población". Son sinsentidos de gente mal informada o mal intencionada: la prevención ha hecho posible el aumento en el esquema de vida de la población, y dejar de vacunar -sobre todo a los menores- es arriesgar un futuro que aún no pueden decidir. 

Liga: https://www.gob.mx/salud/articulos/acude-a-la-semana-nacional-de-vacunacion-2026-del-25-de-abril-al-2-de-mayo

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  Fecha de actualización: 28 de mayo de 2026  

La solución a un problema común: Cálculo de ventas netas (KPI)

Juan, el emprendedor, estaba preocupado. Sus cálculos de ventas y las cifras reales variaban por un 8%, y no encontraba explicación, a menos que algo no hubiera sido registrado o alguien le estuviera robando mercancía. O alguna otra cosa que desconocía.

Cuando le comentó esto a Nacho, un amigo que había sido contador en una compañía grande (más de 250 empleados), donde manejaba datos de entre 20 y 30 vendedores, le dijo:

- En tu empresa, ¿das muchos descuentos o recibes muchas devoluciones?

Juan se quedó sin palabras, literalmente, pues no tenía la respuesta, no se había puesto a pensar en ello. Y es que Nacho, con su experiencia de años en el manejo y organización de la información, conocía algo que Juan ignoraba:

1.1 VENTAS NETAS

Fórmula o proporción: Ventas netas: Ventas totales – (devoluciones + descuentos)

Explicación: Este indicador es fundamental en la medición de desempeño de todo departamento de ventas, pues muchas personas consideran las ventas totales como ventas netas, cuando prácticamente todos los negocios hacen algún descuento o reciben alguna devolución, lo que altera el número neto. 

Texto tomado de la obra "Indicadores clave de desempeño - Edición 2024"

De esta manera, Juan pudo darse cuenta que su entusiasmo por dar un 5 y hasta 10% de descuento aquí y allá, aunque no fuera justificado, estaba impactando directamente en sus resultados. Aquí se veía claramente el dicho: "lo que no se mide, no se controla". Y él no medía los descuentos que daba, hasta el fin de mes en que ya no había mucho por hacer.

¿Conocía usted esta fórmula, y el efecto que puede tener en las ventas de su negocio? Parece una enfermedad común entre los emprendedores: No conocer las métricas de su negocio. Justo esta es la razón por la que muchas microempresas quiebran: la falta de visibilidad en las métricas de la organización. 

Para ayudar a la operación de los negocios, le dejo esta fórmula y le invito a conocer muchas otras de gran utilidad en las empresas, las puede encontrar en el libro 📙 Indicadores clave de desempeño - Edición 2024, que puede adquirir en el enlace seguro de Amazon México: https://www.amazon.com.mx/dp/B0CTMXSKR8

Sabiendo esto, Juan pudo recuperar parte del control de su negocio, estableciendo estrategias que redujeran los descuentos, bajarle al entusiasmo a la descuentitis, encontrar otras razones para retener al cliente (aparte de bajar el precio) y mejorando la supervisión en la entrega para disminuir reclamaciones y daños. Por supuesto, con la práctica cotidiana encontraría otros problemas en su empresa y pediría ayudar para tener otras soluciones. De eso le platicaré en pocos días, cuando regrese con otras anécdotas.

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  Fecha de actualización: 20 de mayo de 2026  

La solución a un problema común: Cálculo de meses venta (KPI)

Juan, el emprendedor, estaba preocupado. No sabía cuánto invertir en su inventario, pues comprar mucho era tener el dinero detenido, enfrentar posible obsolescencia, pero tener poco podía acarrearle ventas perdidas, pues muchos clientes no esperarían que lo pidiera a su proveedor.

Su problema no era infrecuente. Pedro, un vecino que tenía un negocio de otro giro comercial, estaba en las mismas. Y muchas empresas sufren con los niveles de inventario, a veces tienen mucho y a veces (las menos) tienen poco. ¿Cómo estimar cuál es el nivel óptimo, y peor aún, el nivel óptimo de cada pieza o línea de productos?

Esto se lo comentó a Pepe, un amigo que había trabajado varios años en el área de refacciones, en firmas automotrices y en distribuidoras de autos y partes, y le dio un consejo: Calcula el número de meses venta.

¿Y qué es eso? 

8.7 MESES VENTA

Fórmula o proporción: Valor promedio del inventario / Venta promedio mensual

Explicación: Dependiendo de la organización y la confiabilidad de los proveedores, puede haber grandes inventarios (que cuestan). Las empresas de hoy prefieren tener inventarios bajos pero un sistema de distribución muy robusto, que les permite manejarse prácticamente sin stock. Lo que esta fórmula refleja es la capacidad de una empresa para manejarse sin necesidad de grandes almacenes, y entre menor sea el resultado de la fórmula, mejor el desempeño, ya que el valor promedio al tender a cero permite suponer que se tienen ajustados los tiempos de entrada y salida de las mercancías. Hay empresas que deben importar sus bienes, y como no controlan los tiempos de aduana no pueden permitirse quedarse sin stock, por lo que fácilmente pueden tener inventario para dos o tres meses, incluso más.

Texto tomado de la obra "Indicadores clave de desempeño - Edición 2024"

Con esto, Juan pudo recuperar parte del control de su negocio, estableciendo estrategias para tener un estadístico de la venta de los números de inventario, determinar cuáles eran las piezas que más se movían y con qué frecuencia, o si había alguna estacionalidad. También se dispuso a organizar mejor el inventario, acomodando junto lo que se vendía junto y analizando los tiempos de resurtido para no comprar de más cuando podía conseguirlo en tiempos razonables para los clientes. Sin embargo, pronto vería otros problemas en su empresa y encontraría otras soluciones. 

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  Fecha de actualización: 15 de mayo de 2026  

La solución a un problema común: Periodo medio de cobro (KPI)

Juan, un emprendedor como muchos otros, estaba preocupado. No entendía por qué los números del negocio no le daban. Estaba vendiendo, colocaba el producto, lo veía en los anaqueles, pero el reporte contable le decía que ese mes no había dinero para el pago de la nómina. 

La caja registradora no sonaba.

Entonces, un amigo que laboraba en un banco, le pidió sus datos de operación comercial. En algunos minutos, le dijo algo que le heló la sangre: "¿por qué tardas tanto en cobrar? Veo que en general, das crédito de 30 días, pero no te pagan en ese plazo, sino que en 30 días te generan la orden de pago y pasarás por ella en otros 30 días, si bien te va. Entonces necesitas cuando menos 60 y hasta 90 días de capital de trabajo y eso te está asfixiando".

Y es que el amigo de Juan sabía algo que el emprendedor no. Conocía una formulita utilizada en pocos negocios, pero que revelaba una verdad incómoda: El periodo medio de cobro.

2.31 PERIODO MEDIO DE COBRO

Fórmula o proporción: 365 / Rotación de cuentas por cobrar o RCC; otra forma es [(Suma de días que tarda un producto desde que sale del almacén o un servicio desde que es prestado hasta que es cobrado / número de artículos o servicios), generalmente referido a un periodo, por ejemplo un trimestre]. Esto se puede llevar, de manera inicial, en una hoja de Excel, sólo para llevar el rastro.

Explicación: Este índice sirve para calcular la cantidad promedio de días que se tarda para cobrar una cuenta o factura, lo que va a impactar en la liquidez de la empresa. Usted define cuál es su nivel óptimo, aunque se recomienda que esté por debajo de 30 días, y debe estar coordinado con el resultado en cartera vencida.

Texto tomado de la obra "Indicadores clave de desempeño - Edición 2024"

Esto afecta mayormente a pequeñas empresas y personas físicas con actividad empresarial, donde los dueños (sin formación contable / financiera) no están conscientes del valor del dinero que no reciben. Así vemos arquitectos, terapistas, consultores que no cobran lo que les deben; también papelerías que surtieron a escuelas grandes, empresas de transporte de personal que se ven afectadas por los plazos de pago de sus clientes, algunos talleres mecánicos que ha trabajado con unidades de flotillas y que no les salen las cuentas para el pago de sus técnicos, y tantos otros ejemplos.

Una persona con experiencia será muy selectiva en el otorgamiento del crédito, no sólo en cuanto a quiénes les otorga la posibilidad de un pago diferido, sino que tendrá un tope, pues como ya se intuye, dar crédito significa diferir la recepción de dinero fresco, lo que lo obliga a contar con mayor capital contable para enfrentar otros gastos mientras llegan los pagos. 

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Con esto, Juan pudo recuperar parte del control de su negocio, estableciendo estrategias para la reducción indiscriminada de otorgamiento de crédito, y con un mecanismo de cobranza más efectivo. Sin embargo, pronto vería otros problemas en su empresa y encontraría otras soluciones, de las que ya hablaremos.

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  Fecha de actualización: 14 de mayo de 2026  

"No es mi tarea" es ayudar a que se hunda el barco

Se dice que, en algún momento de la segunda guerra mundial, Winston Churchill (entonces primer ministro de Gran Bretaña) escuchó decir a alguien que "esa no era su tarea". El viejo león, al escuchar eso, respondió "si cada uno cumple con su tarea, y sólo con su tarea, pronto hundiremos al reino". Era cierto, y sigue siéndolo.

Si bien cada trabajo tiene una descripción y una responsabilidad, hay ocasiones que uno se debe salir de su área, cuando menos para garantizar la continuidad del negocio. Si una persona de sistemas ve a un cliente inconforme, no puede decirle "esa no es mi tarea", sino que lo deseable es que lo acompañe al área donde le puedan resolver la duda o la queja. Si alguien de RH se entera de algún problema en almacén, mal haría en no reportarlo por considerarlo "esa no es mi tarea". Lo mismo cuando suena un teléfono y nadie lo contesta, o cuando un correo está mal dirigido y nadie hace el esfuerzo por ponerlo al destinatario adecuado. Ejemplos básicos en el gobierno: cuando una patrulla le dice que no le corresponde reportar una fuga o un foco fundido en poste de alumbrado. Sólo por mencionar lo obvio.

Pero más allá: Decir "no es mi tarea" puede reflejar un tema de clima organizacional, donde no importa el problema, el empleado puede ya no tener puesta la camiseta, y no le importa el destino de la empresa u oficina, sólo le interesa cubrir su posición y que le paguen su siguiente salario. Pero un sistema no está hecho de piezas individuales perfectas, sino del buen funcionamiento de las piezas, aunque no sean perfectas. En este sentido, un reloj con engranes de oro no va a dar mejor la hora que uno con engranes de titanio o acero... la relación entre los engranes y demás sistemas es lo que hace que un equipo funcione correctamente.

"No es mi tarea" es una declaración del antiequipo o del mal espíritu deportivo. Es como si un delantero no bajara a defender cuando el otro equipo está en su área; es como si un pateador no hiciera la tacleada salvadora cuando es el último hombre y todo el equipo especial ha sido rebasado; es como si un gerente no pudiera ejercer un día de guía de turistas (con algún cliente importante), o como si un vigilante simplemente le dijera que vaya y pregunte, en lugar de dirigirlo con un mapa (si no puede acompañarlo).

Artículo recomendado: Teoría de las ventanas rotas

Es lo que los gringos llaman accountability o responsabilizarse por los resultados. Porque el grupo importa, más que el individuo, y mucho más que el individuo mezquino que sólo cuida su parcelita.

De esto se desprende: ¿Cuántas veces ha escuchado o percibido eso en su equipo? Porque a lo mejor no lo dicen, pero lo hacen todos los días: un papel tirado que nadie recoge, un mensaje que nadie contesta, tareas que nadie quiere tomar para no cargarse demás. Si alguna vez escucha o percibe en su empresa, su dependencia, su equipo o su familia "no es mi tarea" o "no es mi responsabilidad", preocúpese. Es posible que el barco ya tenga agua dentro del casco, y no vaya a ser demasiado tarde.

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  Actualización: 24 de abril de 2026 

El efecto goteo: Suscripciones baratas "te desangran"

Uno de los efectos de tener muchas cosas en línea (programas, servicios, almacenamiento) es que ya no descargamos ni compramos los bienes de antes. Ya no poseemos nada, todo está en la nube de donde se recupera, pero en realidad, al apagar el dispositivo, nada tienes. Esta tendencia al software como servicio se ha extendido a las aplicaciones ofimáticas (los programas de cómputo que se utilizaban típicamente en una oficina), al diseño, al entretenimiento (música, videos, juegos, conferencias, etc.), al almacenamiento, embellecimiento, conocimiento, etc.

Hoy, tienes que pagar una cuota por usar un programa de cálculo o de procesamiento de texto, otra cuota por un editor de videos; una cuota por cada plataforma de películas o streaming, una cuota por la música, una cuota por el servicio de paquetería, una cuota por el almacenamiento, otra por cada plataforma de videojuegos o gaming, incluso por acceder a libros, artículos o podcasts. Falta mencionar el servicio de entrega o delivery, y también están las plataformas para acceder a cursos o masterclasses, y para entretenimiento de adultos con amplio criterio. No tengo nada en contra de los derechos de autor, por cobrar por un trabajo bien realizado, pero tengo la sensación que se cobra por todo y al final no tienes nada.

Los estudios de sicología del consumidor muestran que las personas toleran más los pagos pequeños pero constantes, en lugar de un solo pago. Es como un dolorcito constante, al que uno se acostumbra con el paso de los días, las semanas, los meses.

Según esta nota del economista, el mexicano promedio está suscrito a 3.8 plataformas, y gasta 764 pesos al mes, pero lo relevante es que el 62% no está suscrito a todo lo que quisiera. Y además, seguro que los jóvenes están suscritos a más de 4. Aquí la referencia: https://www.eleconomista.com.mx/tecnologia/Mexicanos-gastan-9168-pesos-al-ano-en-suscripciones-digitales-20240612-0052.html

Son demasiadas salidas de dinero, hay que priorizar y erradicar algunas de ellas, de lo contrario, están actuando como fugas permanentes de su capital. Aunque cada una sea de 50, 60 o 90 pesos, en volumen cada mes son una cantidad muy significativa.

Y todo esto, sin contar la mensualidad del seguro de auto, de vida, de gastos médicos, del plan dental, de vigilancia del fraccionamiento, de la compañía de seguridad y los servicios de siempre: electricidad, agua, teléfono, y antes era el cable de la tv. Ah, y la cuota que cobra el banco por manejo de cuenta. Insisto, son demasiadas salidas de dinero y las finanzas personales lo resienten, porque buena tarde del sueldo de una persona puede estar gastada antes siquiera de haberla recibido, por todas las suscripciones que se pagan. Usted ya lo debe para seguir con su vida, y paga mucho pero no posee nada.

Mi duda: si el mexicano promedio tiene 3.8 suscrpciones, ¿en una familia de 4 hay 15 suscripciones en una casa? Sería una locura, y el gasto mensual rebasaría los 3 mil pesos. Por casa. Al mes. En promedio.

Para efectos de finanzas personales, resulta importante darse cuenta de que, antes de que llegue la quincena, ya toda está dividida. Como si antes de comprar el pastel, las rebanadas ya estuvieran prometidas. Eso es un planteamiento financiero: usted trabaja para pagar el sueldo de varios otros. El sistema está diseñado para que así, en pagos pequeños, no sienta como están drenando su cheque.

Usted como usuario, sólo tiene una estrategia defensiva: haga un listado de todas las cuotas que paga hoy, y por cuánto tiempo está dispuesto a seguir pagando. Lo que no sea prioritario, cancélelo. 

Por lo antes dicho, me parece que el efecto goteo puede desangrar su cartera, sin que se dé cuenta.

Este artículo es parte del apoyo online que tenemos para la obra 📘 Finanzas personales y familiares (lo puede encontrar en Amazon https://www.amazon.com.mx/dp/B09364YT3S) que le invito a conocer pues hay más ideas para ayudarle en su aprendizaje y práctica financiera; un libro es una obra menos dinámica que un blog, por eso buscamos extender los temas y tenerlos actualizados.

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  Actualización: 20 de abril de 2026