🔖 Entrevista en UNID

Hace unas semanas, tuve la oportunidad de platicar con la maestra Leticia Peñaloza, coordinadora de Programas Académicos de la UNID en el campus Toluca. Fue una entrevista en que se me fue volando el tiempo, y nos quedamos alrededor de una hora. Platicamos de la educación, de finanzas, del establecimiento de metas. 

Muy agradecido por la oportunidad, y aquí está la liga a esa entrevista completa: https://youtu.be/gNWp9PqtHc4

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💰 ¿Es posible predecir la quiebra de una empresa?

Juan es un microempresario que ha invertido toda su liquidación en un pequeño negocio. Un día después de su despido, fue a darse una vuelta por su colonia y ver qué giro comercial hacía falta. Lo detectó, según él, y empezó a buscar un localito, se arregló con el dueño para rentarlo por seis meses (mientras se acreditaba), compró anaqueles y un mostrador, un poco de inventario, pintura y lo necesario para arreglar el “changarro”, como diría Fox. Además, le pidió a su hijo que lo ayudara con un correo electrónico, una cuenta de FB y mandó hacer unos volantes.

Pero nada más. Juan no tiene más preparación empresarial que sus ganas. De hecho, no tiene mucha idea de su mercado, sus clientes, su contabilidad, estrategias de marketing. Nada más allá de un empleado de diez años que lo acaban de echar a la calle, por “reestructura” de la empresa.

Empieza a trabajar, y las ventas no van tan bien como él quisiera. El tiempo pasa y su guardadito en el banco se va acabando. Pensó en contratar un dependiente, pero con las ventas tan bajas, no podría pagarlo. La renta y la luz se van comiendo el poco dinero que entra por ventas. Está en una disyuntiva: mantenerse en el negocio esperando a los clientes, o cerrar para ir a buscar clientes, pero si lo buscan, ¿quién los atenderá? Y esa no es la única complicación: requiere más inventario, pues algunas piezas de las que compró inicialmente, se van acabando. ¿Con qué lo va a comprar, pedirá un préstamo o un crédito a su proveedor? Estas son sólo algunas de las complicaciones de un empresario novato. ¿Le suena conocido?

Pero espere, más malas noticias: su contador (que también le cobra) le dice que al ritmo que va, su negocio no tiene más que unos tres meses de vida. Por cierto, si tiene un negocio, o si tuviera uno, ¿le gustaría saber cuánto tiempo le queda de vida?

Esto es posible, de acuerdo con el análisis de ciertas cuentas contables. En un muy interesante artículo, Jaramillo e Isaac (2013) desarrollaron un modelo estadístico para determinar la tendencia de las empresas a la quiebra, analizando la liquidez, niveles de deuda, manejo del capital financiero y la rentabilidad. La exactitud del pronóstico es del 91.3%, y por la degradación de los indicadores financieros fue posible identificar condiciones de quiebra hasta dos años antes de que ocurriera.

El caso hipotético de Juan no es tan hipotético. Por lo general, los empresarios se lanzan sin preparación, sin plan de negocios y una vez en el ruedo, sin un plan de vigilancia de sus indicadores de desempeño (de eso fue mi tesis doctoral), y de repente llega la quiebra, pero a los ojos de un contador / financiero / administrador, esta era la crónica de una muerte anunciada. Como la de los miles de negocios que quiebran cada año en México.

Para saber más: Jaramillo J., e Isaac, J. (2013). Modelo probabilístico de quiebra para pequeñas y medianas empresas mexicanas. Ciencia UANL. 16 (4). Pp. 103-113

Y por supuesto, la obra de consulta de las fórmulas: Sánchez-Téllez, A., y Sánchez-Téllez, J. (2020) 300+ indicadores clave de desempeño en empresas, gobierno y más: https://www.amazon.com.mx/dp/B0861C4C9V

🔴 Si le gustó este texto, le fue de utilidad o cree que lo será para alguien más, mucho le agradeceré recomendarlo y/o compartirlo, y adicionalmente, le pido que me haga llegar algún comentario o recomendación para la mejora, ya que esta serie de artículos las incluiré en un libro que está en preparación; mi contacto es 300indicadores@gmail.com. Finalmente le invito a conocer mis obras:

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Cómo planear un próspero 2022 desde hoy

Hace unos días, en una animada plática familiar, mencioné que ya era tiempo de ir planeando el siguiente año, para hacerlo realmente próspero 2022, y por supuesto vino la pregunta: ¿No es un poco anticipado empezar a desearle a las personas, que tengan un próspero 2022 si aún estamos en octubre del 2021? Para nada, apenas estamos en tiempo, y me explico.

En la mayoría de las empresas, ya empiezan a delinear sus presupuestos para el próximo año; buscan información de cómo estará la economía, cómo será la reactivación, qué tendencias tecnológicas y sociales, qué oportunidades comerciales, como vendrá el tema de los impuestos; y todo eso, sin descuidar el cierre de este complicado 2021. 

Mi pensar es: ¿Y entonces, por qué no hacemos lo mismo las personas físicas, tengamos o no actividad empresarial? No es necesario esperar hasta el 31 de diciembre para delinear un plan de acción, sino que creo que es buen tiempo de iniciar nuestro plan de acción 2022, y no quedar atorado como el 49% de las personas que no cumplieron muchos de sus propósitos.

Veamos tres de las categorías más socorridas:

1) Empiece a buscar sus rutinas para ejercicio desde ahora, y comience con ellas desde este mismo mes. Si no ha hecho ejercicio por mucho tiempo, va a tardar en obtener condición, y más vale que empiece antes de los fríos de enero, además de que en el parque, va a haber muchos novatos en el primer mes. Rebáselos. Este es el propósito más popular.

2) Haga su análisis presupuestal y patrimonial. Si tiene como propósito cambiar auto, comprar casa, saldar una deuda, empiece a hacer sus cuentas y proyecciones desde ahora, para que cristalice sus propósitos pronto en el año, y no empiece a hacer cuentas después que se ha gastado el dinero en las fiestas (cuando generalmente no sobra nada). Los temas financieros son el tercer propósito más popular.

3) Inicie desde ahora con los cursos que ha pensado o detectado que le hacen falta; así, en enero, si quiere cambiar de trabajo, ya lleva en su mano las herramientas, y no empieza en enero a hacer los cursos y los termina cuando las oportunidades laborales ya se acabaron. También, inicie este año un curso de finanzas personales, no lo deje para el siguiente, llegue con ventaja para que realmente sea un próspero 2022, y no empiece como se empiezan casi todos los años: atragantándose con las uvas de los propósitos el 31 de diciembre.

¿Qué le parece? Claro, hay toda una metodología para hacer realidad estos sueños, para que su enunciado sea significativo y medible, para ponerle fechas de seguimiento, presupuesto. Le sugiero que revise alguno de los muchos videos de Youtube que hablan de la metodología SMART para establecer metas.

Pero lo más importante es empezar, desde este día 19 de octubre, a pensar cómo hacer del 2022 un año realmente próspero.

Lo invito a conocer mis obras y al canal de Youtube donde tengo decenas de videos con temas de la mejora de la empresa, recomendaciones de libros y más:

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Para saber más:

New Year’s Resolution Statistics (2021 Updated). Recuperado de https://discoverhappyhabits.com/new-years-resolution-statistics/

🔧 OPM: Reporte pionero de la administración

Uno de los artículos que pueden considerarse semilla en el tema de los reportes ejecutivos, es el de Riaz Khadem titulado “One page management” o reporte de una hoja. En 1988, hace más de 30 años, cuando apenas estábamos en la primera ola de las computadoras personales, ya se hablaba de cómo dar visibilidad sobre el status de su departamento, para los gerentes de las distintas áreas, de una manera muy manejable, altamente ejecutiva y accionable, para saber qué va bien, qué no va bien, qué es una enfermedad crónica, y quién posiblemente tiene la solución a la situación observada.

Con tantas actividades, los gerentes y directores de las áreas (incluso, los dueños de una micro o pequeña empresa) deben estar informados de una manera ejecutiva de la situación del negocio: ventas diarias, utilidad, almacén, inventario, producción, recursos humanos, créditos otorgados, vencimientos, productividad, eficiencia, satisfacción del consumidor, mermas, etc. Lograr esto hoy no es complicado, pero en 1988, cuando ni siquiera había visto la luz Microsoft Excel para Windows, era toda una hazaña: Llevar los cálculos estadísticos y elaborar gráficas de manera cotidiana, no era una tarea sencilla. Sin embargo, había la necesidad de tomar decisiones por lo que se hizo indispensable desarrollar una metodología que permitiera entender la empresa como una serie de engranajes más o menos sincrónicos, cómo detectar las áreas de oportunidad dentro y entre esos engranes, visualizar tendencias para anticipar amenazas y generar líneas de acción que permitieran tomar la mejor decisión, con los recursos disponibles en el momento.

Hoy, gracias a la tecnología, podemos seleccionar qué áreas de la empresa queremos observar, en qué periodo, contra qué factor comparar, modificar las gráficas, definir líneas de tendencia, cambiar el escenario del reporte, consultar los históricos, definir accesos, distribuir información por diferentes medios. Sin embargo, lo que hoy consideramos como automático, hace años era simplemente un buen deseo de los abuelos o padres de los actuales administradores.

Referencia:

Para conocer más de este tema: Khadem, R. (1988/89, Winter) One Page Management. National Productivity Review. 8(1) o lo puede encontrar en https://doi.org/10.1002/npr.4040080107

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💡 Establecer metas, ¿puede ser dañino?

 La respuesta es: Si, bajo ciertas condiciones.

Establecer metas es una manera de señalar el rumbo, determinar la magnitud del esfuerzo. Sin metas, cualquier camino es bueno, o malo. Sin metas, las empresas y las personas, deambulan.

Sin embargo, establecer demasiadas metas, que sean inconsistentes, de una naturaleza imprudente o claramente contradictorias, puede ser igualmente dañino para las empresas y las personas, pues no deambulan, sino que caminan en círculos, pueden estar tratando de avanzar y se enfrentan a una pared, o pueden aventarse al vacío confiando sólo en su suerte.

Por ejemplo: Cuando un departamento operativo tiene un presupuesto y el área contable tiene otro (en este último caso, que nadie ejerza más del 90% de su presupuesto). Si uno cumple, el otro no. El típico caso: ventas necesita urgentemente el lanzamiento de un producto para contrarrestar a la competencia, pero el área de investigación aún no finaliza las pruebas de seguridad, o el área legal no completa sus trámites; cada uno buscará cumplir con sus metas internas (ventas, pruebas completas, trámites finalizados en forma) y si uno gana, el otro pierde. Otro: Ventas necesita más vendedores para aprovechar una oportunidad comercial, pero RH requiere un cierto plazo para tener a la gente correcta; cada día que pasa ventas se queja de la pérdida económica, pero los procesos de RH le impiden acelerar el proceso. Al final del periodo, ventas puede argumentar que no cumplió con su objetivo comercial por la tardanza de otro departamento.

En el caso personal, puede que sus metas abarquen más de las 24 horas que tiene el día; rápido deberá dejar alguna. O quiere ahorrar y comprar auto (en el mismo periodo), pero su presupuesto le dice que ambas cosas son excluyentes. Y antes de que se dé cuenta de la contradicción, puede entrar en un estado de stress, o bien, el hecho de que deje alguna de las metas, puede reducir su estado anímico. Pero este no es el único caso: puede que establezca una meta para la que no está preparado, y su exceso de confianza lo haga entrar en un área peligrosa; he conocido personas que dicen que pueden prepararse para un maratón en 3 meses, y por supuesto, sufren lesiones y/o se exponen a un riesgo cardiovascular.

En las empresas, esto ocurre por no balancear las metas, por establecerlas descoordinadamente, por mantener una administración de feudos. Y en el área personal, generalmente ocurre por desconocimiento o falta de guía. A todos nos ha pasado, sin duda, pero hay que generar aprendizaje para revertir estas condiciones adversas, o contar con un/una guía para evitar ceguera de taller, inexperiencia, impericia o exceso de ímpetu.

Si le interesa saber más del tema, le recomiendo el artículo: Ordonez, L.; Schweitzer, M.; Galinsky A., and Bazerman, M. (February 2009). Goals Gone Wild: The Systematic Side Effects of Overprescribing Goal Setting. Academy of Management Perspectives. Pp. 6-16

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VENTAS: 🔖 Lecciones de ventas de "El camino del lobo" de Jordan Belfort

Este pequeño texto se basa en los aprendizajes que tuve de la lectura del libro "El camino del lobo", escrito por Jordan Belfort (Ed. Océano), mejor conocido por ser el personaje en que se basó la película "El lobo de Wall Street". Recomiendo ampliamente este libro.

Entre muchas otras cosas que este texto nos enseña, está aquello en lo que un vendedor debe confiar: en su habilidad, en el producto y en la empresa. 

• Para lo primero, el vendedor debe capacitarse y practicar de manera continua, tanto en las técnicas de ventas como en su conocimiento del producto/servicio, pues si no lo conoce a fondo, no puede hacer una comparación justa contra la competencia y no podrá explotar las fortalezas; incluso, puede hacer el ridículo con algún cliente bien informado, en cuyo caso perderá la credibilidad y la posibilidad de esa venta. ¿Quién le va a creer a un vendedor que ha visto rebasado su conocimiento, y que para vender, dice tontería y media?
• Para lo segundo, el producto, debe estar seguro que lo que vende está bien hecho, que no se va a descomponer, que no tiene vicios ocultos, pues si el vendedor omite o falsea información, el cliente jamás regresará, se desacreditará, y por supuesto, corre el riesgo de ser demandado. He sabido de casos de clientes que regresan poco tiempo después de haber comprado un producto, furiosos, pues no cumple lo que el vendedor prometió, y el vendedor, sabedor de que hizo mal o que prometió el oro y el moro con tal de cerrar la venta, se esconde, no responde, y deja su herencia maldita a otro en la empresa.
• Para lo tercero, el vendedor debe confiar en el respaldo de la empresa que representa; sin la respuesta técnica, sin la posibilidad de lograr un surtimiento en forma, sin posibilidad de pedir un crédito con su gerente, sin todo esto está maniatado y no puede vender nada más sino lo que lleva en su mochila y no tiene certeza de ampliar el pedido, mejorar el precio, ofrecer garantías extendidas, etc.

Si usted tiene vendedores, o si usted mismo es un vendedor, piense: ¿Cuánto de esto cumple, confía usted en su habilidad y/o su capacidad de cerrar un trato, sabe hasta dónde lo respalda su empresa, puede aventurarse a un contrato multimillonario, estaría dispuesto a ofrecer una prueba ciega a un cliente, le respetarían un descuento especial, podría ofrecer literatura técnica especializada?

Si no cuenta con alguna de estas características, le han quitado plumas a sus alas de vendedor (o usted se las ha quitado a sus vendedores), y debe tomar alguna decisión valiente si realmente quiere progresar.

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¿Qué opina? Me encantará leer sus comentarios.

💡 Cómo iniciar una administración basada en mediciones

En un artículo pasado, mencioné que, en la empresa, decidimos medir para reducir la incertidumbre (pues no se puede eliminar del todo), y usamos las mediciones para decidir las acciones que incidirán el destino de la empresa. Estas, mediciones y decisiones, son tareas ineludibles de la dirección y la administración de la empresa.

Ahora bien, una de las primeras decisiones de la dirección y la administración de la empresa está relacionada con qué medir, es decir, de todas las actividades en la empresa, cuáles son aquellas que tengan un mayor impacto en la permanencia en el mercado y en la rentabilidad de la organización. No se trata de medir por medir, de controlar cada operación, de tener un exceso de números, sino de tener datos de aquello que realmente importa.

Y aquí viene el dilema: ventas, utilidades, operaciones, satisfacción del cliente, publicidad, seguridad, deuda, ingresos, precios. ¿Qué va primero? Si decimos ventas, ¿y qué vendemos, en qué precio, qué participación, a qué clientes, a crédito? Pero evidentemente, ¿y con qué dinero se compra lo que se venderá, cómo se conseguirá, con qué interés, a qué plazo? Y luego, ¿quiénes son los clientes, qué perfil, qué necesidades? Entonces, ¿y quién lo vendería, qué perfil, cómo revisamos el desempeño?, y ¿quién controlaría los gastos, cómo nos organizamos, con qué nivel de inventario tendríamos, para cuántos meses, cómo calculamos la rotación, cómo sabemos la proporción de lo caducado o dañado? Y así podríamos seguir y seguir, y la lista se hace enorme y pronto nos daríamos cuenta que caminamos en círculos. Entonces, ¿cómo saber lo que más, mas, mas importa en la empresa? Porque todo es importante, pero no igual de importante.

Yo le diría que, toda empresa tiene que encontrar lo que realmente le importa medir basado en:

• La propia visión, misión y objetivos de la organización.
• Mercado (nivel e intensidad de competencia)
• Clientes (cantidad de ellos, frecuencia de compra)
• Situación financiera (etapa de la vida de la empresa, cantidad y disponibilidad de recursos, nivel de deuda, márgenes de utilidad y operación, nivel impositivo)
• Operación (mostrador, logística de materiales y entregas, producción de bienes y servicios, inventarios, ubicación física, caducidad y fragilidad de productos
• Personal (cantidad, preparación, experiencia, rotación, accidentabilidad)
• Marketing (intensivo, segmentado, direccionado, intermitente, guerrilla).

Puesto que cada empresa es un pequeño mundo, y sin ánimo de darle una receta de cocina, le diría que si usted aún no cuenta con una estrategia robusta de medición para la toma de datos [de acuerdo con el Libro del Fracaso, publicado por el Instituto del Fracaso (2014): “Una de las principales razones arrojadas por el estudio, está relacionada con la falta de indicadores en la empresa: de las empresas entrevistadas, casi cinco de cada diez emprendedores fracasaron por la falta de indicadores” (pp. 149-150)], empiece por conocer al detalle la contabilidad y las ventas de su empresa; revise con su contador cada semana (para que genere destreza) su estado de resultados y su balance (ya sé que el balance no cambia con esa frecuencia, pero puede revisar periodos anteriores para ver cómo ha cambiado). Vea sus flujos de caja, como se comporta el crédito (el que pide y el que otorga). Y haga lo mismo con todas sus ventas: por línea de producto, por cliente, por tienda, por vendedor, por ruta, por anaquel, por hora, por presentación, por temporada. No deje ninguna piedra por remover, sepa el detalle de cómo vende y a dónde se va el dinero. Haga un espacio en su agenda, no permita que otra actividad se sobreponga para generar el hábito de medir, con el tiempo sabrá qué es lo relevante y tomará decisiones sobre ello.

Me parece que esta es la primera acción que debe tomar para iniciar su administración con base en mediciones de desempeño.

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Instituto del Fracaso (2014). El Libro del Fracaso. México: Offset Rebosan. SA de CV.