Rotación
Como parte de mi experiencia en el mundo de las empresas, he visto que uno de los temas elocuentes en la salud de la organización es el cambio de personas: La contratación, despido, alternancia en los puestos, o lo que llamamos genéricamente ‘rotación’.
Vamos a considerar como parte de la rotación, la fracción de los días totales trabajados en el año, multiplicado el número de empleados, en que hubo cambios en los puestos. De esta forma, si tiene 10 empleados y fueron 300 días trabajados en el año, tendría un total de 3000 días disponibles; durante ese año, en los diversos puestos hubo cambios y se tuvieron 59 días sin cubrir las plazas lo que arroja un valor de 1.97% de días en que no se cubrieron formalmente las plazas.
También como parte de la rotación debemos considerar las entradas y salidas de los empleados: El número de empleados al final del periodo sumado al número de empleados al inicio del periodo, dividido entre 2, y todo eso dividido entre el total de trabajadores en ese periodo, lo cual nos va a dar un porcentaje. Imagine nuevamente una empresa con 10 empleados nuevos al final del periodo más 10 empleados que salieron durante el periodo, entre 2, es otra vez 10, y este valor dividido entre 10 (el total de empleados en el periodo) y tendremos un valor de 100%.
Algunas personas sólo consideran la rotación como la salida-entrada del personal, pero eso podría darnos una idea equivocada: Puede haber un puesto determinado que sea difícil de llenar, y que constantemente esté vacante, pero el resto de las personas podrían estar desempeñándose eficaz y eficientemente.
Entonces, tenemos dos valores clave en el comportamiento de la organización: Cobertura de plazas, y rotación (ingresos-salidas). La recomendación de los expertos es que la cobertura de plazas no sea mayor al 1%, así como la rotación, debido a que esos altibajos en la organización son fácilmente detectables por los clientes, son causa de incumplimiento a los procedimientos, o cansancio excesivo de los trabajadores que deben cubrir las vacantes y hacer su propio trabajo.
Ahora bien: Un valor bajo de rotación de personal (menos del 1%) no significa que se tenga una empresa saludable, pues puede deberse a que la empresa se ha ‘acomodado’, que los trabajadores hacen sus labores bien, sin dar motivo para ser removidos, pero no significa que estén haciéndolo suficientemente bien para separarse de la competencia .
Como asesor de empresas, le puedo decir que la rotación es un síntoma de una mala selección (originada por un mal entendimiento entre el área con la vacante y aquella que recluta), o de un mal clima laboral (satisfacción con el trabajo, sueldo, condiciones inseguras), lo que podrá desatar insatisfacciones de los clientes internos y externos.
La elevada rotación del personal en las empresas deriva en la imposibilidad de llevar a la práctica planes de largo plazo, la continua necesidad de capacitación –lo que de paso, eleva este gasto sin que haya una verdadera retribución, pues el talento y/o conocimiento se va- la elevada curva de aprendizaje, la necesidad de presentarse con los clientes y proveedores, y la idea de una organización poco seria o estable, por no hablar del trabajo administrativo para las altas/bajas, el gasto en uniformes, primas de seguros, etc.
Estos valores de rotación y cobertura de plazas deben formar parte de los signos vitales de toda organización –el tablero de control gerencial, en el apartado ‘formación y crecimiento’-, monitorearse al menos trimestralmente, y detectar las causas que han elevado las salidas de los empleados, para trabajar en ellas logrando los fines económico y social: Generar riqueza y ser responsable de los empleados que hacen posible la creación de dicha riqueza.
Ausentismo
Tanto la rotación como el ausentismo forman parte del panorama de salud organizacional, y se engloban en la sección de ‘Formación y Crecimiento’, de que habla el Tablero de Control Gerencial o Balanced Scorecard.
Por principio, el ausentismo es la falta de una persona a su lugar de trabajo, por uno o varios días, pudiendo deberse a capacitación, accidente, enfermedad, vacaciones, traslado por motivos de trabajo, u otras. Para efectos del cálculo global, no voy a diferenciar en este momento si es un asunto personal o de la empresa, simplemente no estaba en su lugar de trabajo en determinado día, lo que sobrecargó las actividades de otras personas, o se quedaron tareas inconclusas.
Igual que lo hicimos en tema de Rotación, vamos a manejar algunos números para facilitar el entendimiento: Consideremos que tiene 10 empleados y fueron 300 días trabajados en el año, lo que hace un total de 3000 días-hombre; durante ese año, la gente faltó a sus puestos de trabajo durante 100 días, lo que arroja un valor de 3.33% de ausentismo.
Anteriormente dijimos que no íbamos a hacer una diferencia para el cálculo global. Un valor de 3.33% me parece razonable, toda vez que por el simple hecho de otorgar las vacaciones que por ley les corresponden a los empleados, estaríamos llegando a ese valor. Sin embargo, una vez que se ha entendido el concepto, si puedo aconsejar a las personas que decidan monitorear este valor, que hagan dos gráficas: Ausentismo total, y Ausentismo por causas ajenas al trabajo –específicamente cuando se solicitan permisos ya que puede ser una señal de alarma en la empresa, pues la gente busca cualquier pretexto para no estar en su trabajo, lo que significa que no tiene puesta la camiseta y que pronto puede emigrar.
Hagamos un nuevo ejercicio numérico: De los 3000 días-hombre, 100 días fueron por periodos vacacionales de ley, pero otros 100 días fueron por permisos para faltar por acompañar a un familiar al doctor, por festivales en la escuela de los niños, para ir al banco a pagar alguna deuda, o cualquier otra razón extralaboral. Como resultado, usted tiene un ausentismo global de 6.67% (200/3000), y la mitad de eso (3.33%) no es justificable laboralmente, y le causa perjuicios a su quehacer cotidiano: El mensajero que no llegó, el cajero que pidió permiso (y alguien lo tiene que suplir), el vendedor que no asistió a una junta programada, el empleado administrativo que tiene las llaves de la bodega y que paralizó la oficina por su ausencia, el contador encargado de la nómina, etc.
Por todas estas razones que entorpecen u obstaculizan las actividades, muchas empresas están renuentes a dar algún permiso (o lo cargan a la cuenta de ‘días de vacaciones’); los expertos aconsejan que no se rebase un valor de ausentismo del 2% por razones extralaborales. Muchas veces esa restricción de salir o ausentarse crea complicaciones para situaciones en las que la empresa podría ganar: Asistencia a ferias, a cursos de capacitación, a visitas a proveedores, juntas de comités para seguridad en los parques industriales, y más.
Es muy importante que se identifiquen las causas por las que la gente falta al trabajo, para poner remedio porque el proceso sufre y el cliente lo nota. Y es vital para los resultados de negocio a corto y largo plazo, que se mantengan monitoreados los valores de rotación y ausentismo, porque si la gente se va frecuentemente de la empresa, o la que está busca el pretexto para no llegar, hay una razón de fondo que está avisando sobre la salud de la empresa.
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